Отрицательные остатки в системе товарно-складского учёта — это не проблема программного обеспечения, а следствие излишков в производстве. Причины их возникновения могут быть разнообразными, и их важно правильно учитывать и устранять. Вместе c Юлией Левицкой, бухгалтером-калькулятором с 14-летним стажем, разбираемся в вопросе отрицательных остатков.
Завышенный процент отхода в ТТК
Один из распространённых источников отрицательных остатков — завышенные значения процента отхода в технических картах (ТТК). Программа списывает больше сырья, чем фактически используется на производстве, из-за неправильного расчёта или изменений в производственных процессах.
Решение этой проблемы состоит в регулярном обновлении ТТК на основе реальных данных производства и более тщательном контроле процессов для оптимизации расхода сырья.
Недовложения на производстве
Недовложения на этапе производства также могут привести к отрицательным остаткам. Возможные причины — неосторожное измерение ингредиентов или умышленное сокрытие их использования.
Чтобы исключить этот фактор, приводящий к появлению излишков, необходимо более внимательно контролировать процесс производства и следить за использованием ингредиентов.
Ошибки в первичке
Ошибки в первичных документах (внутренние перемещения, приходные накладные, акты разбора) тоже могут привести к неправильному учёту остатков. Решение — внимательная проверка накладных и сверка данных из первичной документации с информацией в учётной системе (например, 1С), а также использование специализированного программного обеспечения.
Предыдущие инвентаризации
Неправильно внесённые данные в предыдущих инвентаризационных циклах тоже могут привести к ошибкам в учёте остатков. Проводите инвентаризацию регулярно, выстройте систему её проведения, контролируйте и анализируйте данные. Обучите персонал и используйте современные точные методы учёта.
Подробнее об инвентаризации мы писали в этой статье.
Замена ингредиентов
Отсутствие информации о произведённой замене ингредиентов также может привести к отрицательным остаткам. Например, бывает так, что повара используют вместо молока сливки, разбавленные водой, но не сообщают об этом.
Чтобы не путаться, сделайте для блюда акт переработки при разовой замене. Если замены регулярные, примените процедуру взаимозамены. В любом случае необходимо вести детальный учёт всех изменений в составе блюд.
Отрицательные остатки могут создавать серьёзные проблемы для бизнеса, но с правильным подходом и контролем их можно минимизировать и предотвратить. Регулярное обновление технических карт, внимательный контроль за производственными процессами и использование современных методов учёта помогут обеспечить точность ведения остатков и эффективное управление предприятием.