❓На лекции меня спросили, как организовать Базу знаний для крупной компании на стадии ЖЦ бюрократии так, чтобы можно было
быстро найти информацию и она была актуальна?
Этот вопрос может возникнуть даже у небольшой компании, поскольку в том или ином виде, большинство стремится создать некий информационный ресурс на облачных дисках, в специализированных программах или в CRM.
Кратко, польза Базы знаний (далее - БЗ) для бизнеса:
👉 хранение и накопление информации;
👉 удобный поиск - все в одном месте;
👉 саморазвитие сотрудников;
👉 масштабирование технологий.
Итак, мое видение на системную работу с БЗ:
1️⃣ Хочется или нет, но нужно создать реестр всех документов;
2️⃣ Классифицировать документы по департаментам / отделам, чтобы впоследствии управлять ролями и доступами к информации в БЗ;
3️⃣ Добавить каждому документу дату создания и дату окончания действия документа, в зависимости от типа документа. Например, для регламентов - 3 года, для памяток и инструкций - 1 год. Для обучающих курсов - 2 года и т.д.;
4️⃣ В каждом департаменте / отделе назначить ответственного за разработку новых документов для БЗ, совместно с методологом;
5️⃣ Создать систему напоминаний и график обновлений документов для ответственных и методологов;
6️⃣ По каждому новому/обновленному документу БЗ применять соответствующее информирование и обучение сотрудников;
7️⃣ Внедрить секретаря БЗ, следящего за выполнением в сроки работ по п. 4,5 и 6, а также размещающего документы в БЗ и выпускающего адресное оповещение;
8️⃣ По всем указанным выше 7-ми пунктам создать единый регламент ведения Базы знаний.
➕ Если позволяют настройки используемой для БЗ системы, то дать возможность сотрудникам добавлять в свою учетную запись документы/обучения в избранное и в планы изучения (хочу прочитать), а также делать запросы на освещение тем/создание востребованных регламентов или памяток.
➕➕ Так же, из нетривиального, в Базах знаний сейчас используют системы тегирования и ИИ. В случае с первым - к каждому документу добавляют перечень тегов, облегчающих поиск. Но тут есть особенность с созданием отдельного дерева тегов. В случае второго - ИИ - подключают 🤖 нейро-сотрудника, который ищет по всему пулу информации Базы знаний и может формулировать выдержки, в соответствии с контекстом запроса! 🚀 При качественной настройке, вопросы эксплуатации в основном только с дообучением нейро-сотрудника.
Таким образом, будут решены основные проблемы Баз знаний: актуальность информации и ее рост, уровень читаемости, бесконтрольные правки, безопасный доступ.
А какие методы систематизации ведения Базы знаний есть в Вашей компании? 🤓
