Несколько лет назад уже писала подобную статью, но все течет и все меняется. Некоторые вводные устарели...
Председатели СНТ меняются очень по-разному: одни со скандалом отбивают председательство, других годами уговаривают занять эту "почетную" должность. Одним в наследство достается разруха, другим - отлаженная система. Инструкция универсальная. Если какие-то пункты не про Вас - читайте следующий.
Пункт. 0
Нужно принять дела от предыдущего председателя СНТ. Если правление передается с миром и энтузиазмом, то Вы счастливчик: Вам возможно передадут документы, расскажут, покажут, что да как. Самое ценное, что Вы можете сделать для себя на этом этапе - это внимательно слушать и составить акт приема-передачи документов, которые Вам отдали при передаче дел.
Если Вам никто ничего передавать не собирается - придется документы и информацию добывать другими путями. Об этом расскажу дальше.
1. Зарегистрироваться в налоговой инспекции.
Для этого заполняем форму Р13014, заверяем ее у нотариуса, подаем в налоговую инспекцию по месту регистрации СНТ. Госпошлина при этом не оплачивается. В налоговую подаем заверенную нотариально форму и протокол общего собрания об избрании председателя. За дополнительную плату документы можно подать электронно через нотариуса. В таком случае подается только форма. Через 5 рабочих дней в выписке из ЕГРЮЛ Вы увидите свои ФИО. С этого момента Вы для все третьих лиц лицо, действующее от имени юридического лица без доверенности.
2. Получить доступ к расчетному счету или открыть расчетный счет.
Для этого приходим в отделение банка, в котором открыт расчетный счет. Приносим протокол о вашем избрании, паспорт, печать СНТ.
Если печать СНТ Вам не передали - это не проблема. Просто закажите новую. Желательно, чтоб она визуально отличалась от старой.
Ваша задача получить доступ к расчетному счету (логин и пароль к Клиент-банку).
Теперь Вы владеете информацией: кто, сколько с каким назначением платежа платит в СНТ (и ранее платил), кому, сколько с каким назначением платило ранее СНТ, можете самостоятельно совершать расходные операции.
3. Разобраться с поставщиками, подрядчиками, штатными работниками.
Собственно под "разобраться" подразумеваю следующее: определить кто, какие услуги оказывает Вашему СНТ, кто кому должен на текущий момент. Рассматриваем худший вариант, когда документы Вам никакие никто не передавал.
С мусоровывозящей компанией и энергосбытом, как правило, легче. Во-первых, они монополисты в своем районе (99% вероятности, что соседнее СНТ платит им же...), во вторых, у них можно заказать акт сверки за последний год (и Вам его точно дадут), в третьих в 99% случаев им платят с расчетного счета СНТ (значит можно в выписке увидеть сколько и когда платили).
С прочими организациями несколько сложнее. Кому именно платили (ИНН компаний), можно посмотреть в банковской выписке. По ИНН в выписке из ЕГРЮЛ можно посмотреть и юридический адрес ООО, по которому можно обратиться за актом сверки и копиями документов. Как вариант, поискать в интернете контакты компании. Если контрагент ИП - в выписке из ЕГРЮЛ адреса не будет.
По всем, кто не нашелся, считаем, что СНТ не должно. Если СНТ все-таки кому-то должно, контрагенты выйдут на связь самостоятельно (или через суд). Если Вы считаете, что контрагент должен СНТ, (в назначении платежного поручения на 100 т.р. казано "за ремонт дроги", а ремонта не было), то стоит подумать о возврате средств через суд (если подрядчик Вас игнорирует, закрывающие документы подписанные с двух сторон не показывает).
Самое сложное - это разобраться с штатными работниками. То, что в СНТ правление менялось очень тяжело (Вам не передали информацию и документы) или новое правление еще не вошло в ритм - не повод вовремя не платить зарплату, налоги, взносы в фонды, сдавать отчетность и так далее.
Если работники - реально работающие люди (сторож, электрик) - запрашиваем у них паспортные данные, СНИСЛ, ИНН, реквизиты расчетного счета (куда зарплату переводить), копию трудового договора (если такой вообще оформляли). В совокупности с добытой отёчностью за предыдущие отчетные периоды эта информация позволит восстановить начисления заработной платы, сопоставить с произведенными выплатами.
Если найти работников не выходит (и так бывает) - данные для отчетности можно поискать в СБИС, Контуре или ином сервисе для сдачи отчетности электронно, которым пользовалось СНТ. Данная ситуация, к сожалению не так редка, как хотелось бы. Тут лучше сразу обратиться к бухгалтеру (возможно увольнять "мертвые души" придется по статье).
Если взносы собирались и тратились наличными, разобраться в лучшем случае получится только с крупными поставщиками и подрядчиками (мусор, электричество). Кассовую книгу (или тетрадь ее заменяющую) Вам никто не отдаст, а если и отдаст, по ней ничего, никому не предъявить. Считайте, что Вы начинаете с чистого листа.
4. Найти опытного бухгалтера.
Если Вы не тот самый квалифицированный бухгалтер, не пытайтесь самостоятельно разобраться в том, чему другие учатся годами. Гораздо проще сразу сделать правильно, чем переделывать.
За последние 5-7 лет ТАК закрутили гайки в том, что касается бухгалтерии СНТ, что от бухгалтерии коммерческой организации не отличишь. Список форм отчетности и сроков уплаты налогов на 2024 год можно посмотреть тут. Что еще придумают к 2025 году - неизвестно... Чем занимается бухгалтер СНТ можно почитать тут. Узнать стоимость аутсорсинга бухгалтерского обслуживания Вашего СНТ Дачным Бухгалтером можно тут.
Глобальная задача опытного бухгалтера соединить добытые Вами сведения (выписки, акты сверок, закрывающие документы, данные по работникам) и восстановить по максимуму учет. Чего еще не хватает и где можно это добыть предметно подскажет бухгалтер. Задача №2 - продолжить его вести бухгалтерский учет СНТ, попутно направляя Ваши действия в том, что касается финансов.
5. Добыть протоколы общих собраний, реестр членов, сметы и прочие внутренние документы СНТ.
Протокол общего собрания - самый пожалуй ценный "распорядительный" документ в СНТ: им избираются органы управления и контроля, устанавливаются размеры взносов, раньше еще и в члены принимали (теперь это делает правление). К сожалению, копии протоколов общих собраний никуда централизованно не сдаются, поэтому перечислю "места", где они могут быть (если Вам и не передали):
- При регистрации смены председателя, Устава, юридического адреса в налоговую инспекцию подаются протоколы общих собраний, которыми принимались соответствующие решения. Там могут быть как протоколы, так и выписки из них. В налоговой можно запросить их копии. Тут же можно запросить и копию действующего устава и его предыдущих редакций.
- Если СНТ взыскивало долги в судебном порядке, то копии протоколов хранятся в материалах дел. Можно с ними ознакомиться. Там, кстати, могут быть не только протоколы, но и копии закрывающих бухгалтерских документов, реестр членов, отчет РК.
- Если в СНТ оспаривались общие собрания членов СНТ, то в материалах дела должен быть реестр членов.
- Предыдущие составы правления (предпоследние) тоже могут хранить копии протоколов, списки членов и иную информацию.
6. Составить свою смету, утвердить ее на общем собрании членов СНТ.
На самом деле это не только сметы касается, но и Устава. Ваше видение того, сколько и на какие нужды СНТ стоит заложить средств, может существенно отличаться от видения бывшего правления. Да и если документы Вам не передали, ни протокола, ни сметы у Вас нет... В любом случае нужно определиться, что придется чинить в первую очередь, что может подождать, поискать возможных исполнителей, запросить коммерческие предложения. Исходя из этого и стоставлять новую смету.
На что можно тратить членские взносы можно почитать тут.
Помимо сметы нужно утвердить и документ-спутник - финансово-экономическое обоснование размера взносов (ФЭО). Что это такое можно почитать тут.
Что касается Устава, то нужно как минимум проверить, есть ли в уставе перечень вопросов, по которым можно проводить собрание в очно-заочной форме, разрешено ли голосование с использованием электронных и иных технических средств, прописан ли принцип определения размера взносов.
Если нет - не стоит откладывать вопрос разработки новой формы Устава СНТ в долгий ящик.
7. Восстановить табель учета задолженности по взносам в СНТ.
Вопреки распространенному мнению, ведение бухгалтерского учета не всегда предполагает ведение учета задолженности членов (имеется ввиду бухгалтером с отражением в бухгалтерской отчетности). Подробнее о методах ведения бухучета СНТ (учета взносов) можно почитать тут.
Вести учет долгов садоводов рекомендуем в отдельной (не бухгалтерской) программе. Это гораздо проще, понятнее. Впрочем, "что", да "почему" в статье по предыдущей ссылке расписано. К тому же сейчас разработано немало специализированных сервисов, которые позволяют не только учитывать платежи садоводов, но и принимать эти самые платежи онлайн, а также рассылать квитанции по мэйл-адресам садоводам.
Желательно восстановить учет долгов за последние 3 года. Схематически это выглядит так: в один столбец вносим ФИО садоводов, во второй суммы, которые нужно было им начислить, в третий оплаченные ими суммы (из выписки с расчетного счета), в четверном нужно отнять от суммы начислений, сумму оплат.
Как Вы это визуально оформите - исключительно вопрос Вашего удобства, так как эти данные нужны исключительно для Вашего (Правления) внутреннего пользования. В случае судов (по взысканию задолженности), суды никакие табели (ни из бухгалтерской программы, ни из тетради в клеточку) не принимают. Все долги/платежи берутся из юридически значимых документов (смета, протокол, ФЭО, банковская выписка).
Если вместо выписки с расчетного счета Вам досталась тетрадь в клеточку (так называемая кассовая книга) или вообще ничего не досталось, то правление можно пойти несколькими путями:
- Высчитать, кто является должником по данным из тетради. В таком случае Вы будете понимать кто является должником, но документов, с которыми Вы сможете взыскать эти долги в судебном порядке, скорее всего у Вас нет. Вот и выходит, кто добросовестно погасит доли (без суда) - тому "спасибо". Кто не оплатит - тот не оплатит.
- Те, у кого есть протоколы, сметы и кому удалось восстановить хотя бы частично документы по расходам, могут претендовать на взыскание долгов в судебном порядке. Если есть кассовая книга - считаете долги как в предыдущем подпункте. Кто должник - с кото и взыскиваем.
- Если нет кассовой книги, то остается только "простить, забыть и начать сначала".
Но был в нашей практике случай, когда кассовой книги не передали, но садовоам выдавали отрывные части ПКО. Правление сезон собирало копии таких квитков и по полученным сведениям составляло табель учета долгов. С теми, кто потерял квитки или не предоставил их намеренно, судились. Проблема в том, что люди дружные с бывшим правлением получили (предположительно) нарисованные отрывные части уже после переизбрания, а с людей, которые что-то платили, но квиток потеряли, взыскали оплату повторно.
Не самая лучшая стратегия ведения дел сразу после переизбрания, зато набрали документов, подтверждающих поступление средств от садоводов. Далее предъявляли претензии к председателю (все, за что не отчитался - верни). либо деньги вернет, либо документы о том, куда их потратил - СНТ в плюче в любом случае.
8. Истребовать документы СНТ в судебном порядке.
Это касается тех, кому не передали ничего или передали не все. Почему такое важное дело и последним пунктом? Потому, что такие суды - это не быстро и без гарантий, что Вы вообще что-то получите. А СНТ должно работать: мусор должен вывозиться, электричество оплачиваться, отчетность сдаваться, зарплата и налоги платиться, собрания проводиться...
Для чего вообще тогда подаем в суд? Во-первых есть реальные шансы что-то да получить (особенно если все платежи были в белую и есть номера/ даты договоров, наименование нонтрагентов, даты и суммы перечислений подотчетных сумм, списаний с корпоративной банковской карты). Даже если ничего не получите, будет документ, подтверждающий, что Вам какие-то документы не передавались, соответственно следующему председателю Вы их передать не можете (речь о невосстанавливаемых документах).
Не скажу, что это спасет во всех случаях. В случае налоговой проверки, претензии предъявляются к юридическому лицу (СНТ). Налоговой все равно передали Вам документы (которыми можно было бы оправдаться) или нет.
Но вслучае такого же иска в Ваш адрес от следующего председателя, будет чем отбиваться.
Самое важное!
Не важно, как плохо кто-то что-то делал до Вас, как ранее было принято и как все привыкли. В Ваших силах сделать правильно, законно, чтоб без опаски передать дела (документы) последователю. Возможно что-то для себя Вы почерпнете из этой статьи.
Опытные председатели, что еще посоветуете новичкам?
Подписывайтесь на наш канал и не пропустите следующую статью!