Сколько работаю с садоводами, столько они и задают этот вопрос. Ответить за всех бухгалтеров СНТ невозможно. Перечень обязанностей может отличаться в зависимости от набора и специфики коммуникаций, договоренностей с конкретным работником и ожиданиями правления.
Бухгалтерский учет - формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ, в соответствии с требованиями, установленными настоящего Федерального закона, и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности.
В переводе с бухгалтерского на русский и с учетом специфики СНТ, бухгалтерский учет СНТ - учет и систематизация всех аспектов финансово-хозяйственной деятельности СНТ, связанных с поступлением, расходованием денежных средств, созданием, обслуживанием, списанием объектов инфраструктуры, приобретением материалов, учетом расчетов с контрагентами и и прочее, составление отчетности (перед государством) на основании полученных результатов.
Для примера возьмем СНТ "Ромашка", в котором 100 участков (и 100 членов соответственно), есть скважина. Членские взносы оплачиваются ежемесячно. Установлен целевой взнос на установку забора. Электричество оплачивают по показаниям индивидуальных приборов учета, но через СНТ. СНТ применяет УСН (доходы). Взносы учитываются кассовым методом. В штате председатель и два сторожа (вахтера).
Как видите, это среднестатистическое СНТ, где внешне ничего глобального не происходит.
Вспомним, что в СНТ власть меняется все чаще с боем. Поэтому наш бухгалтер в наследство от бывшего правления получил только загадки. В таком же примерно положении оказывается бухгалтер СНТ, до прихода которого бухучет не велся (тетрадки и таблички с калькуляцией доходов и расходов - это не бухучет).
Но бухучет - процесс непрерывный. Если бы были остатки по счетам бухучета на конец года (по которым была сдана годовая бухгалтерская отчетность), восстанавливать учет пришлось бы с начала текущего года.
Поэтому первое, что сделает наш бухгалтер - как минимум попытается восстановить картинку: кому и сколько, за что должно СНТ, кому переплатило, сколько осталось средств на начало периода, из каких средств они складываются. Для этого придется запросить акты сверок с поставщиками, подрядчиками, акт сверки расчетов с бюджетом, банковскую выписку и иные документы по ситуации.
Бухгалтеру СНТ, учет взносов в котором ведется методом начисления, придется сложнее всего, так как понадобится информация, кто столько должен из садоводов в разрезе каждого вида взносов, кто сколько переплатил.
Подробнее о методах учета взносов в СНТ можно почитать тут.
Не каждый год бухучет восстанавливать приходится, поэтому пропустим сам процесс восстановления. Предположим бухгалтерский учет поставлен.
Банковская выписка (учет поступлений)
Ежемесячно бухгалтер "разносит" банк. Это значит загрузить из файла, предоставленного банком, документ (банковская выписка) в котором зашиты сведения о всех расходах и поступлениях на расчетный счет СНТ. Каждая операция раскрывается в виде отдельного документа, в котором уже заполнено назначение платежа (то, которое указал плательщик), сумма, дата и номер платежки. Бухгалтеру нужно вручную выбрать вид операции (идентифицировать, что это за операция: оплата поставщику, подотчетному лицу, уплата налога и т.п.) плательщика (либо получателя, если операция расходная), договор по которому произведена оплата либо вид взноса, если разносим платеж от садовода, статью движения денежных средств.
Если садовод одной платежкой оплатил целевой взнос, членский взнос и электричество, то документ при разноске по сути нужно будет разбить на 3, где плательщик будет один, а сумм и видов взносов будет три. И спасибо садоводу, если он указал в каких пропорциях разбивать платеж!
Исходя из ежемесячных поступлений (членские взносы и электричество), одноразово (целевой взнос) и того, что в СНТ 100 плательщиков, количество поступлений на расчетный счет, которые нужно обработать около 2500 шт. Цифра примерная, так как есть те, кто платит членский взнос сразу за год, есть те, а за электричество 2 раза в год.
Расходных операций еще около 120-300 в год (снег, мусор, налоги, зарплата, материалы, ремонт и т.п.).
Кадры и зарплата
Уже много написано о том, как оформляется прием на работу, увольнение и прочие кадровые мероприятия.
Исходя из того, что работников у нас всего 3 и мероприятии по приему штука разовая (если работники не меняются, конечно), то ежегодно необходимо рассчитать и выплатить отпускные на трех работников, взносы в фонды и зарплату за отработанные дни.
Зарплат должна выплачиваться в 2 этапа, поэтому бухгалтер оформляет в год суммарно не менее 24 ведомостей. 12 раз в год рассчитывает и выплачивает НДФЛ, взносы в фонды.
Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками
По платежному поручению поставщику услуг (например) оплачена сумма, указанная в выставленном счете. По факту оказания услуг выставляется акт об оказании услуг. СНТ не должно поставщику, поставщик не должен СНТ. Это идеальный вариант.
Фактически (особенно по расчетам за электроэнергию) картина немного другая. Не всегда удается одним платежом оплатить счет. Долг за оказанную услугу (выполненную работу, поставленные материалы) оплачивается по мере поступления средств. Задача бухгалтера вовремя стребовать с правления (председателя) закрывающие документы, напомнить о наличии и суммах долгов. Бухгалтер СНТ не устанавливает очередность платежей и не принимает решения, кому платить, кому не платить. Это решение должно быть всецело за правлением СНТ. Но бухгалтер может посоветовать, какая очередность платежей поможет избежать штрафных санкций и пени.
Учет основных средств, материалов, услуг
Результатом любой траты средств СНТ является оказанная услуга, полученные материалы, или основное средство. В бухучете они отражаются по документам: акты, товарные накладные, КС-2, КС-3, УПД и т.п.
Вывоз мусора, ремонт и чистка дорог, аутсорсинг бухгалтерии, разработка паспорта отходов, проведение СОУТ - это услуги. Услуги не требуют, как таковой, дальнейшей "обработки". В конце месяца в бухучете отразится факт использования (как правило) членских взносов на сумму понесенных затрат.
Приобретены гвозди для ремонта беседки, щебень для ремонта дорог, лампочки на замену, канцтовары, принтер - это материалы. Материалы принимаются к учету, передаются в эксплуатацию и списываются по мере использования. Канцтовары, гвозди и прочие мелочи могут быть списаны в день поступления. Более крупные покупки (но еще не основные средства) могут висеть, пока правление не пример решение их списать. Например, принтер, компьютер, триммер и т.п.
Построен/ приобретен забор, смонтирован водопровод, приобретен домик для сторожа, вырыт колодец - это основные средства. К основным средствам относятся дорогостоящие объекты, которые используются более 12 месяцев, используются в уставной деятельности, созданы не для продажи.
Ранее было еще условие, что основное средство должно стоить не менее 40 т.р. В 2022 г. лимит стоимости 40 т.р. нормативно не установлен ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете. В бухучете вы сами устанавливаете лимит в учетной политике, это может быть и 40 т.р., и 100 т.р., и любая другая величина (п. 5 ФСБУ 6/2020).
В случае СНТ прием основных средств - редкость. Основные средства приобретаемые (строящиеся) целиком, принимаются к учету по факту поступления. Если основное средство строится/покупается по частям, то часть затрат на покупку/строительство основных средств СНТ учитываются как "незавершенное строительство". Например, когда дорогу строят и принимают по частям. Когда будет построен последний отрезок дороги, основное средство будет принято к учету (из объекта незавершенного строительства станет объектом основных средств).
В результате на балансе СНТ появляется объект основных средств.
При учете основных средств нужно оформить приказ о вводе в эксплуатацию, акт о приеме основного средства, инвентарную карточку основного средства, инвентарную книгу учета основных средств. В последствии объекты основных средств можно реконструировать, модернизировать, списать. Не забываем вносить отметки в инвентарную карточку и инвентарную книгу.
Те, кто еще считают манипуляции бухгалтера, не забываем пересчитать вышеуказанные документы.
Помимо механических действий, задача бухгалтера правильно идентифицировать ту или иную трату. Например, ремонт дорог.
В СНТ есть какие-то дороги: гравийно-щебеночные, разбитые, на балансе не стоят (как покрытие). Затраты на ремонт можно провести как услугу (аренда трактора) и покупку материалов (щебень). Материал будет списан, услуга не имеет материального результата. На балансе в результате ничего не останется.
Можно провести как строительство основного средства. Если дороги отремонтированы полностью - сразу как основное средство, если частями, то как объект незавершенного строительства.
По сути такие разные трактовки ни на что не влияют. При УСН имущество налогом не облагается, дополнительных трат не возникает. Но садоводам и правлению спокойнее, когда результаты вложений отражаются в бухгалтерской отчетности.
Учет расчетов с подотчетными лицами
Штатные работники могут приобретать в интересах СНТ материалы и услуги (например, услуги нотариуса, канцтовары), с последующей компенсацией затрат. Оформляется это документом под названием авансовый отчет. В авансовых отчетах бухгалтером перечисляются реквизиты всех чеков, предоставляемых работниками. В среднем в СНТ в год составляется от 1 до 50 отчетов (бывает 0, бывает 300). Все зависит от того, как предпочитает покупать материалы и услуги правление.
Есть определенные особенности по учету расчетов с подотчетными лицами, вникать сейчас не будем.
Учет целевого использования средств
По сути это совокупность операций, в результате которых на отдельном счете отражаются: общая сумма поступивших денежных средств в разрезе видов взносов и платежей, и общая сумма произведенных расходов тоже в разрезе источников финансирования. Если грубо, то поступило членских взносов 100 т.р., было израсходовано за счет членских взносов 90 т.р., осталось 10 т.р. Поступило 300 т.р. целевых взносов. В отчетном периоде целевые взносы не расходовались. Остаток 300 т.р.
Чтоб взносы, поступившие от каждого садовода, сложились в одну общую сумму (при кассовом методе) бухгалтер ежемесячно проводит операцию вручную, в которой строк будет столько, сколько было плательщиков взносов и видов платежей. В нашем случае если 100 человек заплатило членские взносы, за электричество, то строк будет 100*2=200. Если все 200 оплатили в расчетном месяце целевой взнос, это еще плюс 200 строк.
Если учет ведется методом начисления, то начислить членские взносы проще. Один раз проводим операцию по начислению (200 строк). Затем копируем ее 12 раз по количеству месяцев. Датируем последним днем месяца, так как порядок оплаты ежемесячно, до 31 числа.
С начислением платежей за электричество скорее всего придется в отдельной программе посчитать, кто и сколько должен и опять же операцией вручную, 12 раз в год начислять платежи за электричество. Если есть актуальная информация о показаниях счетчиков...
Отчетность перед государством
Отчетов перед правлением, садоводами можно придумать бесконечное количество (все зависит от фантазии постановщика задач), но прямого отношения к бухучету они иметь не будут.
Перечень отчетов "перед государством" зависит от применяемой системы налогообложения, наличия работников, скважин, земли и так далее. Количество отчетов в зависимости от всех этих факторов варьируется от 21 до 42 в год. Подробнее о количестве отчетов СНТ можно почитать тут.
По сути все отчеты - результаты учета хозяйственных операций.
РСВ, 4-ФСС, 6-НДФЛ - о начисленных и оплаченных взносах и НДФЛ.
СЗВ-М - о работниках, получающих зарплату СНТ за каждый конкретный месяц.
2-ТП (отходы) - о количестве образованного и вывезенного мусора.
Бухгалтерский баланс - об итогах деятельности СНТ на конец года: сколько денег осталось, сколько СНТ должно кому-либо, сколько должны в СНТ (например, оплачены услуги, но актом не закрыты), сколько основных средств (на какую сумму) числится на балансе СНТ и так далее. Отчет о целевом использовании отражает информацию о том, сколько каких взносов было собрано и на что они были потрачены.
Понимаете, почему в действующем СНТ не может быть "нулевого" бухгалтерского баланса?
Управленческая отчетность
Она к отчетам перед государством не имеет никакого отношения. Под управленческой отчетностью понимается та информация, которая необходима правлению для принятия решений. Например, для разработки смет. Если бухгалтерский учет ведется как указано выше, вся информация необходимая для подготовки отчета за любой период может быть сформирована автоматически, без особых усилий:
- кто и сколько оплатил в разрезе взносов
- сколько всего собрано средств в разрезе взносов
- сколько потрачено и на что (если программу настроить под смету СНТ, можно отчет получить максимально приближенный к статьям затрат сметы)
- есть ли долги перед контрагентами, кто из контрагентов еще не выполнил услуги (не поставил материалы)
- сколько было потрачен она заработную плату, налоги и взносы
На основании предоставленной информации правление может подготовить отчет в любой удобной для себя и садоводов форме, составить приходно-расходную смету.
Как видите, управленческая отчетность для бухгалтера - не самоцель как таковая, а результат работы.
И прочие мероприятия...
Бухгалтер разрабатывает учетную политику СНТ, составляет ответы на запросы ФНС, ПФР, проводит сверки расчетов с контрагентами, готовит договоры и акты с ИП и самозанятыми (хоть и не должен)...
Выше описаны основные виды работ бухгалтера среднестатистического СНТ. Такой перечень обязанностей на наш взгляд оптимален для СНТ и именно такой перечень услуг мы оказываем нашим клиентам по бухгалтерскому обслуживанию СНТ.
Что еще может/ будет выполнять штатный бухгалтер зависит от того, какие задачи правление перед ним поставит и какую сумму готово будет платить (за какую сумму потенциальный бухгалтер согласиться делать что-либо дополнительно).
Есть СНТ, где бухгалтер обязан обзванивать должников, заполнять квитанции на оплату садоводам, выполнять функцию кассира, рассчитывать суммы долга юристам при взыскании, снимать показания счетчиков, отчитываться перед собранием по собранным и потраченным (правлением) взносам. Есть СНТ, где (по уставу) бухгалтер избирается из числа членов. Есть СНТ, где бухгалтер собирает взносы, тратит (вроде на уставную деятельность), а председатель не знает сколько собрано, на что потрачено и не может заставить бухгалтера оплатить ту или иную услугу.
В общем, чего только не повидали мы за 11 лет работы с СНТ.
О том, чем не должен заниматься бухгалтер СНТ можно почитать тут.
Если в Вашем СНТ нет бухгалтера - рассмотрите возможность ведения бухгалтерского учета Вашего СНТ Дачным Бухгалтером. Стоимость и перечень услуг можно посмотреть на нашем сайте buh-tsn.ru или по номеру +7(495)231-03-13.
Подписывайтесь на наш канал, чтоб не пропустить следующую статью. За "лайк" спасибо!))