В 2024 году больничные листы оформляются исключительно в электронном формате. Выплаты, связанные с больничными, декретными и другими видами пособий, осуществляются Социальным фондом России (СФР), который начал свою деятельность с 2023 года, заменив Пенсионный фонд и Фонд социального страхования. Давайте рассмотрим, каким образом ведется расчет больничных листов в соответствии с новыми правилами.
Взаимодействие с СФР: регистрация работодателя в системе
Начиная с 1 января 2022 года во всех регионах РФ был введен новый механизм оформления пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, который называется проактивным и не требует заявления. С 2023 года оплата больничных листов будет осуществляться новым ведомством - Социальным фондом России вместо Фонда социального страхования.
Кроме того, с 2023 года начал действовать новый порядок регистрации и снятия с учета в Социальном фонде России, который был утвержден приказом Минтруда от 7 декабря 2022 года № 768н.
Согласно приказу, в большинстве случаев постановка и снятие с учета в новом фонде происходят без необходимости подачи заявления. В случае регистрации нового юридического лица или индивидуального предпринимателя, новых работодателей Социальный фонд России будет регистрировать в течение трех рабочих дней после получения информации о регистрации от ФНС. Дата регистрации в фонде будет соответствовать дате внесения записи в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Снятие с учета также будет осуществляться в течение трех рабочих дней после получения информации о прекращении деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя от ФНС.
Однако компании, имеющие обособленные подразделения, являются исключением. Обособленное подразделение будет зарегистрировано в фонде только в том случае, если соблюдаются следующие условия:
- У подразделения открыт счет в банке;
- Подразделение осуществляет выплаты физическим лицам.
Для целей пенсионного страхования и страхования от несчастных случаев и профессиональных заболеваний, регистрация будет производиться на основе информации из налоговых органов без подачи заявления. Однако для постановки на учет в качестве страхователя по взносам от несчастных случаев и профессиональных заболеваний требуется подача заявления в установленной форме Социального фонда России.
Индивидуальные предприниматели также будут продолжать быть страхователями без подачи заявления в следующих случаях:
- Для пенсионного страхования - с даты регистрации в ЕГРИП;
- Для социального страхования - с даты приема первого сотрудника на основании информации из ЕФС-1.
Индивидуальным предпринимателям потребуется подача заявления на регистрацию в Социальном фонде России только в случае заключения гражданско-правового договора с физическим лицом, в котором предусмотрено уплату взносов на травматизм.
Также в приказе установлен перечень документов, которые будут выдаваться юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю при регистрации и снятии с учета в Социальном фонде России:
- Уведомление о регистрации в качестве страхователя;
- Уведомление о регистрации в качестве страхователя юридического лица по месту нахождения обособленного подразделения;
- Уведомление о страховом тарифе на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
- Информационный листок для страхователя, который применяет упрощенную систему налогообложения;
- Два уведомления о снятии с учета.
Страхователь получит электронные уведомления в течение трех рабочих дней после регистрационного действия. Также документы можно получить в письменном виде.
Роль работодателя при оформлении больничного листа сведена к минимуму: ему нужно только по запросу отправлять в Социальный фонд документы и информацию о сотруднике, необходимую для расчета выплат, такую как информацию о стаже, районном коэффициенте и т.д. Остальную информацию о сотруднике фонд может получить у ФНС и ЗАГС.
Взаимодействие между Социальным фондом России и бизнесом осуществляется полностью через электронный сервис "Социальный электронный документооборот" (СЭДО). Подключение к этому сервису осуществляется через оператора ЭДО.
Работать с электронными листами нетрудоспособности можно с помощью систем для сдачи электронной отчётности от «Астрал». Модуль 1С-Отчётность позволит принимать уведомления об изменении ЭЛН прямо в «1С». Пользователи онлайн-сервиса Астрал Отчёт 5.0 смогут запросить ЭЛН и заполнить кадровую отчётность с любого устройства и из любой точки мира.
Порядок оформления электронного больничного листа
Взаимодействие при назначении пособий осуществляется по следующей схеме:
1. Медицинская организация размещает электронный личный набор (ЭЛН) в информационной системе "Соцстрах".
2. СФР направляет запросы в государственные органы и работодателю, чтобы получить необходимую информацию о застрахованном лице.
3. Работодатели передают данные в территориальное отделение Соцстраха по месту регистрации в течение трех рабочих дней.
Если в полученной информации отсутствуют какие-либо данные, Фонд может выслать запрос на дополнительную информацию. Работодателю предоставляется пять дней на дополнение документов.
4. В течение десяти рабочих дней со дня получения всех необходимых сведений СФР перечисляет сумму пособия на указанный счет сотрудника.
Однако следует отметить, что этапы назначения отдельных видов пособий могут отличаться от этой общей схемы.
Если страхователь применяет упрощенную систему налогообложения, то СФР в электронной форме направляет ему необходимые сведения для назначения, подтверждения или уточнения пособия. Полученные сведения должны быть подтверждены или уточнены в течение трех рабочих дней и отправлены в Фонд электронным способом. Для этого сведения могут быть направлены через личный кабинет налогоплательщика, в соответствии с 29 частью 13 статьи 255-Федерального закона.
Если нет уведомлений о больничном листе
Если работник утверждает, что болел, но отсутствует уведомление об открытии больничного листа, страхователь должен запросить у него номер электронного листка временной нетрудоспособности (ЭЛН). Работник может уточнить этот номер в личном кабинете на сайте Системы федерального резерва или на портале государственных услуг. Иногда номер ЭЛН может быть сообщен врачом, открывающим больничный лист.
Помимо этого, рекомендуется проверить подключение к Системе электронного документооборота (СЭДО). Для этого необходимо обратиться в службу технической поддержки компании, через которую организация подключена к данному сервису.
Если больничный не более трёх дней
Если работник заболел и пробыл на больничном не более трех дней, то работодатель должен оплатить весь период болезни. Оформление пособия по временной нетрудоспособности в таком случае сопровождается определенными нюансами:
- В первую очередь, работодатель не обязан предоставлять информацию в Социальный фонд Российской Федерации для получения выплат пособия.
- Кроме того, в строке "за счет средств фонда социального страхования российской федерации" на больничном листе в таких ситуациях не указывается, вместо этого в строке "итого начислено" указывается общая сумма пособия, начисленного к выплате работодателем.
Эту позицию подтверждают специалисты Московского регионального отделения Фонда социального страхования Российской Федерации в своих письмах от 14 мая 2021 года № 15-15/7710-9682л и от 17 мая 2021 года № 15-15/7710-10787л.
Однако, если пособие оплачивается из первого дня болезни Социальным фондом Российской Федерации (например, при выплате пособия по уходу за больным ребенком или при карантине), необходимо все равно представлять документы в Фонд, даже если больничный был выдан на три дня или менее.
Как рассчитать больничный исходя из МРОТ
Сумма выплаты по больничному листу рассчитывается в зависимости от общего стажа работника.
Если стаж менее 5 лет, больничный покрывает 60% от зарплаты, от 5 до 8 лет — 80%, а если стаж более 8 лет, то компенсируют 100% потерянного из-за болезни заработка.
Принципы расчёта выплат по временной нетрудоспособности в 2024 году не изменились.
Формула расчёта больничного листа:
Три первых дня болезни работника компенсирует работодатель за свой счёт. Затем перечисления идут из Социального фонда. Оплачивают как рабочие дни, так и выходные.
Размер выплат по нетрудоспособности для тех, кто в последние два года официально не работал, рассчитывается по МРОТ. С 1 января 2024 года минимальный размер оплаты труда составляет 19 242 рубля в месяц (примерно 641 рубль в день).
Пример расчёта больничного
Сотрудник А. устроился на официальную работу впервые. Через неполный год работы, он заболевает и пропускает 15 дней. Какую сумму он может ожидать по больничному листу?
Поскольку это его первая официальная работа, пособие по временной нетрудоспособности будет начисляться по минимальному размеру оплаты труда (МРОТ). Следовательно, он получит 641 рубль 40 копеек в день, что составляет 9621 рубль за весь период его отсутствия на работе.
У сотрудника Б. имеется два года общего стажа и заработная плата в размере 60 000 рублей. В этом случае выплаты за 15 дней будут рассчитываться на основе среднедневного заработка.
Среднедневной заработок равен заработку за два года, деленному на 730 (количество дней в двух годах). В данном случае, это равно 60 000 рублей х 24/ 730 = 1972 рубля в день, что является средним дневным заработком сотрудника.
Применяя формулу расчета суммы выплат по больничному листу, получим: 15 дней х (60%/100) х 1972 рубля = 17 748 рублей за весь период болезни, или 1183 рубля в день.
Рассмотрим вариант, когда зарплата превышает максимальный порог для компенсации.
У сотрудника В. средняя зарплата составляет 150 000 рублей в месяц, а стаж работы - 13 лет. За те же 15 дней он получит другую сумму. Поскольку его заработок превышает максимальный порог для начисления больничных, расчет будет вестись исключительно по этому порогу.
Общая сумма выплат для сотрудника В. составит 41 040 рублей (2 736 рублей х 15 календарных дней).
При расчете следует учитывать, что с выплат по временной нетрудоспособности производится удержание НДФЛ, за исключением случаев больничного листа по беременности и родам.
Как начать работу с ЭЛН в 2024 году
- Выберите программу для взаимодействия с СФР:личный кабинет в ЕИИС «Соцстрах». Система доступна для компаний, которые зарегистрированы на портале «Госуслуги»;
программа «Подготовка расчётов для СФР»;
сервис СФР СЭДО, интегрированный в бухгалтерские программы;
специальное бухгалтерское ПО (подп. «а» п. 10 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.12.2017 № 1567). - Оформите усиленные квалифицированные электронные подписи, чтобы работать в выбранной системе. Подписать электронный больничный можно только УКЭП. Получите УКЭП в удостоверяющем центре ФНС или в офисах доверенных лиц УЦ ФНС.
- Установите ПО для работы с электронной подписью.
- Можно прописать и другой способ или несколько способов. Важно добиться того, чтобы компания получала достоверные сведения, а в случае спора могла доказать их получение. По номеру электронного больничного работодатель находит документ в системе СФР.Издайте положение о работе с ЭЛН. В документе опишите то, как работники будут передавать работодателю информацию о временной нетрудоспособности. Например:Указывать номер в письме на электронный корпоративный почтовый ящик.
Направлять фото или скан-копию талона с номером электронного больничного. Такой талон работник получает в медучреждении.
Передавать оригинал талона в отдел кадров или бухгалтерию. - Издайте приказ о переходе на электронные больничные листы. В приказе укажите условия перехода и утвердите положение.
Расчёт электронного больничного листа в 2024 году: инструкция для работодателя
Шаг 1. Подайте Сведения о застрахованных лицах в СФР
Для того , чтобы СФР при наступлении страхового случая оплатил работнику больничный, работодатель обязан передать в фонд данные для расчёта выплаты. Эти данные содержатся в отчёте «Сведения о застрахованном лице», его форма утверждена Приказом ФСС от 08.04.2022 № 119. Отчёт направляют в СФР в течение трёх дней с даты получения данных от сотрудника.
Сроки представления отчёта:
- по новым сотрудникам — при трудоустройстве;
- по уже работающим — не позднее наступления болезни;
- при изменении данных работника.
Шаг 2. Получите информацию об открытии ЭЛН
Врач поликлиники составляет электронный листок нетрудоспособности, внося необходимые данные, копируя информацию из электронной медицинской карты, а также запрашивая уникальный номер больничного.
После завершения листка, больничный выпущенный медучреждением загружается в единую информационную систему "Социальный страх".
При выдаче больничного пациенту, врач и медицинское учреждение удостоверяют документ усиленными кэп-подписями. На данном этапе сотрудник не получает сам больничный, а только информацию о его уникальном номере, который затем будет использоваться медучреждением, работодателем и социальным фондом.
Социальный фонд осуществляет онлайн-оповещение работодателя о создании электронного листка нетрудоспособности для сотрудника, а также о любых изменениях в его статусе (открыт, продлён, закрыт, аннулирован) или направлении работника на медико-социальную экспертизу.
Шаг 3. Передайте недостающие сведения в СФР
По окончании больничного сотрудник будет уведомлять работодателя о своем возвращении на работу и предоставлять предварительно заполненные данные для выплаты пособия. Работодатель обязан проверить, подтвердить или исправить эти сведения.
Значительная часть информации о сотрудниках уже имеется в системе социального фонда. Фонд получает данные о сотрудниках через межведомственную систему обмена информацией от других государственных органов, таких как ФНС и ЗАГС.
Если социальный фонд запросит дополнительные сведения у работодателя, то последний обязан предоставить эти сведения в течение трех рабочих дней после получения информации о завершении временной нетрудоспособности сотрудника, подписав документы в рамках универсальной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
На основании полученных данных социальный фонд рассчитает сумму пособия и выплатит ее сотруднику.
Шаг 4. Оплатите первые 3 дня больничного
Если работник отсутствовал на работе по болезни менее четырех дней, то данные о его отсутствии не подаются в социальный фонд. Однако, начиная с 2024 года, работодатель обязан выплачивать пособие за первые три дня больничного.
Социальный фонд оплачивает дни болезни с четвертого дня и до предельного срока - 10 рабочих дней, после получения всех необходимых документов и информации (согласно статье 14.1 и пункту 1 статьи 15 закона № 255-фз).
Больничные листы по беременности и родам, по карантину, уходу за больным членом семьи, при несчастном случае на производстве или профессиональном заболевании, а также по протезированию по медицинским показаниям полностью оплачиваются из социального фонда.
Выплата пособия осуществляется на банковский счет через почту или другую организацию, указанную работником в «сведениях о застрахованном лице».
