Без тревел-политики сложно контролировать расходы компании на деловые поездки и заботиться о комфорте сотрудников. Согласитесь, гораздо удобнее «на берегу» договориться о бюджетных лимитах, сроках оформления поездки и прочих ограничениях, чем каждый раз придумывать правила игры с нуля.
Тревел-политика — это свод правил по организации командировки для сотрудников компании, или положение о командировках. В узком смысле слова под тревел-политикой подразумевают настройки бюджетных лимитов и прочих ограничений в системе бронирования.
Начните с теории
Цель создания документа. Кратко поясните, для чего написана тревел-политика и как она связана с принципами вашей компании. Например, вы хотите раскрыть общие положения организации командировок, обеспечить безопасность сотрудников в поездках и оптимизировать бюджет.
Целевая аудитория. Решите, кому предназначается свод правил: всем сотрудникам компании, тревел-менеджерам или работникам конкретного департамента.
Ответственный за исполнение тревел-политики. Это может быть секретарь, тревел-менеджер или руководитель отдела по организации командировок.
Нормы выплат командировочных расходов. Обозначьте размер суточных для поездок по России и за рубеж, а также список затрат в командировке, которые компания возмещает сотруднику.
Пропишите процедуры
Срок и порядок подачи заявки на деловую поездку: за сколько дней нужно подписать приказ о командировке и заявление на аванс.
Порядок отчёта о командировке: когда необходимо сдать в бухгалтерию авансовый отчёт и приложить чеки и квитанции, подтверждающие расходы (по закону — в течение трёх рабочих дней).
Принципы бронирования услуг: лимиты и ограничения при оформлении виз, ж/д и авиабилетов, проживания, трансферов, автомобилей в аренду, страхового полиса.
Согласование поездки: этапы согласования поездки и должностное лицо, которое подтверждает командировку.
Срок и формат возмещения расходов: способ перечисления средств — на карту или в бухгалтерии наличными.
==>> Кто такой тревел-менеджер и почему он нужен каждой компании (почти)
Добавьте образцы документов
В корпоративный свод правил добавьте шаблоны главных документов: это как минимум приказ о командировке, служебная записка и авансовый отчёт.
Начните применять тревел-политику на практике
Например, в Ostrovok.ru Командировки можно настроить политики для всех сотрудников сразу или для отдельных категорий работников и нужных департаментов. На платформе есть возможность установить максимальную стоимость номера в отеле, а также при покупке ж/д и авиабилета, выбрать «запрещённые авиакомпании», добавить исключения по городам и странам и ограничить глубину бронирования.