В некоторых компаниях командировки — редкое явление, и в деловую поездку отправляют лишь единичных сотрудников. Тогда билеты и номер в отеле бронирует, как правило, сам бизнес-путешественник. Но с ростом объёма командировок уже понадобится тревел-менеджер — специалист, который проконтролирует организацию деловых поездок от и до. Разбираемся, чем полезен тревел-менеджер для бизнеса.
Фото обложки: Ground Picture / Shutterstock.com
Кто такой тревел-менеджер
Тревел-менеджер — это специалист, который занимается корпоративными поездками. Он ищет и бронирует билеты и отели, организует трансферы, заказывает конференц-залы и переговорки в гостиницах. Но этим круг его обязанностей не ограничивается.
Какие ещё функции он выполняет
Кроме непосредственной организации командировок, тревел-менеджер:
- Контролирует исполнение тревел-политики компании. Тревел-политика — это корпоративный свод правил, в которым прописаны все особенности организации командировок. Это процесс согласования поездки, размер суточных, доступные лимиты бронирования отелей по бюджету звёздам и максимальный класс обслуживания при покупке ж/д и авиабилетов.
- Планирует бюджет командировок. Согласовывает с руководителем сумму, которую компания готова заложить на деловые поездки в течение года, квартала или месяца. Часто именно тревел-менеджер ищет варианты оптимизации бюджета.
- Контролирует контрагентов. Ведёт переговоры с поставщиками и проводит тендеры, чтобы у компании были выгодные предложения по отелям, билетам, трансферам, страховкам и другим связанным услугам.
- Управляет расписанием и логистикой. Следит, чтобы командированный везде успел и следовал таймингу.
- Заботится о сотрудниках в командировке. Помогает решить форс-мажоры в деловой поездке, например, если работник не смог заселиться в отель или попасть на обратный рейс.
- Занимается документами. Следит, чтобы сотрудники сдавали вовремя авансовые отчёты, а также чеки и квитанции, подтверждающие расходы в поездке.
Что должен уметь тревел-менеджер
Тревел-менеджер изучает визовую политику стран, куда сотрудники направляются в командировки, и отслеживает новости, которые могут повлиять на успех поездки. Это касается санитарных ограничений, отмены рейсов, массовых беспорядков, природных и техногенных катастроф.
Такой специалист разбирается во всех тонкостях тарифных политик перевозчиков. Например, он знает правила провоза багажа и ручной клади в авиакомпании и сообщает о них сотруднику до деловой поездки. Тогда командированному не придётся доплачивать за перевес багажа при регистрации и у него не будет проблем перед выходом на посадку.
Как спланировать командировку без тревел-менеджера
Если тревел-менеджера в компании нет, то подготовкой чаще всего занимается сам командированный: сравнивает стоимость билетов и время вылета, ищет отели, подходящие по бюджету, расположению и набору услуг.
Некоторые работники пользуются услугами онлайн-сервисов по бронированию. Такие агрегаторы существенно сокращают время поиска и чаще всего позволяют выгрузить закрывающие документы, которые нужны бухгалтерии для отчётности.
Неважно, бронируют ли деловые поездки в компании сами сотрудники или тревел-менеджер, сервис Ostrovok.ru Командировки сделает этот процесс проще и приятнее. Для этого у нас есть внушительный инвентарь: 2,2 млн отелей и апартаментов, из которых более 80 000 работают с нами по прямому контракту, авиабилеты от 210 поставщиков, ж/д рейсы, трансферы и страховки. По всем услугам пользователь получает моментальное подтверждение в виде ваучера или маршрутной квитанции.