У бизнеса в России сегодня очень востребованы технологичные сервисы: для электронного документооборота, создания QR-кодов и работы онлайн-касс. Председатель правления СДМ-Банка Максим Солнцев дал рекомендации на основе опыта клиентов.
Современный бизнес просто невозможен без цифрового аналога документов. У кого-то это лишь набор файлов на компьютере, кто-то не представляет своей жизни без современной бухгалтерской программы. А более продвинутые предприниматели внедрили и совершенствуют в своих организациях электронный документооборот (ЭДО), включая полный доступ к информационному полю своего бизнеса через смартфон.
С QR-кодами встречаются все и повсеместно: они есть на квитанциях, чеках, разных платежных документах. Бизнесу QR-коды дают возможность быть гибче с клиентами. А без платежных касс сегодня и вовсе не обойтись: практически все предприниматели, продающие товары и услуги, должны принимать через них оплату (информация о платеже сразу передается налоговикам через оператора фискальных данных).
Организуем ЭДО: четыре полезных сервиса
У ЭДО есть ряд неоспоримых преимуществ перед процессом обмена данными на бумажных носителях:
- доступ к информации 24/7 с любого устройства;
- обмен данными с партнерами через любые электронные каналы связи, если они тоже подключены к ЭДО;
- экономия затрат на бумагу, принтеры, картриджи, курьерскую доставку.
На рынке есть много сервисов, которые помогают бизнесу организовать документооборот в электронном виде. Ниже описаны те, которые мы можем смело рекомендовать. Во-первых, потому что их используют наши самые продвинутые клиенты. Во-вторых, потому что мы сами проверяем их на практике, имея возможность оценить их удобство во взаимодействии с бизнесом, оперативность, степень защиты и функциональность.
1. Документооборот через специализированный модуль 1С
Сервис особенно актуален для тех компаний, которые автоматизировали свои бизнес-процесс через 1С, так как он имеет весь необходимый функционал и при этом позволяет осуществлять бесшовную интеграцию с бухгалтерией, финансами и кадрами предприятий, которые уже работают с программами и продуктами от 1С. Сегодня в России таких пользователей большинство.
2. Система Контур.Диадок
Продвинутая и простая в управлении система. Позволяет создавать защищенные хранилища файлов с поиском, настраивать к ним доступ, согласовывать и вести обмен документами с партнерами.
Также система будет полезна и кадровым службам: здесь есть отдельная функция документооборота в сфере персонала.
Программа дает вести обмен электронными файлами и с органами власти — например, отправлять счета-фактуры в ФНС. Благодаря роумингу система корректно работает со всеми основными СЭД.
3. Система Битрикс24
Позволяет создать архив документов, который будет автоматически пополняться новыми файлами (поступают с электронной почты или других источников).
Алгоритм можно настроить так, чтобы доступ к новым документам выделялся лишь определенным группам пользователей. Также пользователи могут подключить модули контроля задач, чатов, календарей, Scrum и других полезных инструментов для управления командой.
4. Модуль от СБИС
В программа для управления бизнесом СБИС есть продвинутый модуль электронного документооборота.
Помимо стандартного набора функций (вроде создания архива, маршрутизации документов и работы с контрагентами) здесь есть удобная опция интеграции ЭДО в учетную систему клиента. Приложение работает со всеми операторами ЭДО. В некоторых случаях файлы можно отправлять ссылками, которые откроются только при наличии необходимой цифровой подписи у получателя.
Помимо этих четырех сервисов есть и бесплатные, но с ограниченными возможностями. Например, ЭДО Лайт.
Создаем QR-коды: три самых востребованных сервиса
Возможности применения QR-кодов для бизнеса намного шире, чем просто возможность принять оплату. С помощью QR-кода можно также создать визитку, ссылку на сайт, товар, скидку, платить чаевые и т. д.
Прием платежей через QR-код для бизнеса имеет еще и ряд преимуществ: ниже комиссия банку, чем при эквайринге; не нужно покупать оборудование — коды генерирует банк, а считывает их смартфон покупателя; принимать оплату можно как онлайн, и так офлайн, при этом не требуется банковский терминал.
Такой вид платежей доступен практически при любом виде деятельности и не зависит от размера компании. QR-код может формироваться на каждом счете на оплату, он полностью включает в себя все реквизиты, назначение платежа и сумму.
1. Конструктор QR-кодов от VK
С помощью этого сервиса можно создавать QR-коды и добавлять в них любую информацию — от ссылок и текста до настроек Wi-Fi и геолокаций.
Сканировать коды можно через любое приложение или через камеру в приложении «ВКонтакте». Они доступны для размещения на любом сайте. Для создания QR-кода через «ВКонтакте» нужно иметь собственный профиль в этой социальной сети.
Функционал: настраиваемые внешний вид кода и вид иконки, сбор базы ретаргетинга (всех, кто сканировал код, можно добавить в рекламный кабинет) и т. п.
2. ZebraQR
Один из лучших QR-генераторов для предприятий общественного питания — баров, кафе, ресторанов и т. д. С помощью ZebraQR можно создавать бесконтактные онлайн-меню со всеми опциями. Посетитель сканирует код и видит меню заведения, ему не нужно звать официанта или изучать бумажное, иногда неактуальное меню.
Функционал: возможность преобразовать файлы в меню, открыть меню по QR-коду, а также постоянная техподдержка.
3. QR cc
Генератор с разными вариантами кодов (QR-code, DataMatrix, Micro QR), шаблонов, возможностью задавать собственный цвет и размер будущего кода.
Функционал: создает различные виды кодов (QR-code, DataMatrix, Micro QR), формирует код по шаблону в зависимости от назначения, добавляет иконку в центр кода, формирует текст над QR-кодом или под ним, меняет цвет кода, текста и фона на нужный.
Любая современная бухгалтерская программа также генерирует QR-коды на любом документе для оплаты — например, на счете, который бухгалтер выставляет клиенту.
Выбираем онлайн-кассу: самые востребованные
Практически все предприниматели, продающие товары и услуги, должны принимать оплату через онлайн-кассу, которая сразу передает информацию о платеже налоговикам через оператора фискальных данных. Поэтому вопросы о том, как выбрать, настроить, зарегистрировать и использовать онлайн-кассу, актуальны для многих.
Арендовать кассу и получить полный спектр услуг по их обслуживанию можно в специальных сервисах. Некоторые из них:
1. Атол Онлайн (https://www.atol.ru/catalog/54-fz/);
2. Робокасса (https://robokassa.com/);
3. OFD (https://ofd.ru/uslugi/ferma).
Все они примерно похожи по уровню комфорта в использовании, также соизмерима их стоимость. Основным критерием при выборе будет удобство непосредственного пользователя в части дружественности интерфейса, выгодный тариф, а также безопасность работы сервиса, которой никогда не бывает много.
Выводы
Возможности обмениваться информацией в электронном виде по цифровым каналам связи существенно упрощают жизнь как обычного человека, так и предпринимателя. С их помощью можно быстро решать огромное количество ежедневных задач, на которые раньше требовались часы и недели рабочего времени. Технологии развиваются бешеными темпами, и рынок предлагает все больше различных инструментов и сервисов, которые нам в этом помогают, — нужно только выбрать из всего многообразия именно то, что подходит именно вам.
Если вам понравилась статья, сохраняйте ее себе и делитесь с теми, кому она может быть полезна! А также подпишитесь на СДМ-Банк в Дзене. Мы публикуем познавательные материалы о деятельности Банка, делимся финансовыми советами и экономическими новостями.
Источник: РБК Pro.
«СДМ-Банк» (ПАО) (Генеральная лицензия Банка России № 1637 от 09.12.1991), ОГРН 1027739296584.
