Планирование, планирование и еще раз планирование. В попытке хоть как-то определить свое будущее и успеть сделать все дела, чтобы осталось время на себя и своих близки - мы строим планы. Кто-то просто в голове, кто-то записывает на бумаге, другие же более успешные люди, по их слова, использую науку тайм-менеджмент.
Что это за зверь? И почему с управлением временем не все так гладко? Разбираемся далее.
На своем пути управления временем я прочитал не одну статью, как успеть сделать все и даже больше. Однако зачастую, как бы я не старался, приходил к одному результату - я не успевал ничего. Спустя 3 года различных практик и методик я расскажу о проблемах, с которыми вы можете столкнутся на своем пути управления временем. А также как их избежать, чтобы сделать тайм-менеджмент благом для себя, а не новым костылем.
🕐Что такое тайм-менеджмент?
Особенно остро проблему распределения своего времени, человечество почувствовало в 21 веке: ускорение ритма жизни, работа на износ, глобальное одиночество и желание бросить все, чтобы отдохнуть в свое удовольствие.
Тайм-менеджмент представляет из себя ряд методов и практик, чтобы решить противоречие между ограниченным временем в сутках и возможностью человека выполнить определенный набор дел.
Сама наука управления временем пришла из крупных компаний, а именно от руководителей, которые планировали свое рабочее время, чтобы получить максимальную выгоду.
На сегодня же, тайм-менеджмент, вышел за пределы профессиональной занятости и отвечает на запрос управления жизнью. Время для работы, для бизнеса, хобби, семьи и отдыха.
Теперь наука управления временем устанавливает границы, а далее распределяет возможным образом дела, чтобы получить желаемый результат.
🕑Этапы тайм менеджмента
У каждого человека жизнь одна, поэтому и набор вещей, которые мы хотим сделать ограничен. Каждый определяет для себя сам, какие результаты он ждет от своей жизни.
Может быть вы хотите стать успешным предпринимателем и при этом счастливым родителем двух детей. А может быть вы хотите добиться финансовой независимости и оставшуюся жизнь путешествовать по миру.
Подобных желаний может быть множество. Однако с точки зрения управления временем, они ничего не стоят, пока не обозначены в виде целей.
Этап 1. Целеполагание 🎯
В каждой статье по планированию, достижению или мануалу по успешному успеху, есть данный пункт.
Поставьте себе цель. Цель не должна быть слишком простой, но при этом должна быть достижимой. Лучше всего цели ставить на год, которые будут способствовать выполнению ваших глобальных целей на жизнь.
То есть, мы исходим из некоего представления идеального будущего и подобно клубку, раскручиваем до наших реалий. Таким образом, мы отвечаем на вопрос "как?".
Например, Как стать богатым? Как добиться успеха? Как больше времени уделять семье? и другие.
В этом и заключается первая ловушка:
Цели действительно нужно ставить. Однако такой подход: от будущего к настоящему - не позволяет нам точно ответить на вопрос: Какие шаги необходимо предпринять, чтобы достичь желаемого результата?
Поэтому часто, проходит год, два, три, а цели так и не достигнуты. При этом мотивации их достигать все меньше, так как вы нет видимого результат. И так далее вплоть до полного разочарования.
Метод от обратного 🔃
Вместо того, чтобы пытаться идти от будущего, взгляните на то, что вы делаете сейчас и куда вас это приведет.
Метод от обратного. Каждый день я пишу по одной статье в Дзен. Если я продолжу их писать на протяжении месяца, а также пройду курс дизайна, чтобы сделать мои обложки и картинки лучше, то смогу увеличить аудиторию до 1 000 читателей. Значит в следующем месяце смогу подключить монетизацию и наконец-то зарабатывать на своем блоге.
Подобный клубок теперь можно закрутить для каждой сферы и посмотреть куда он приведет. Метод от обратного не исключает видение будущего, а лишь формирует представление о том, как мои текущие действия приводят меня или не приводят к желаемому результату.
Допустим, я хочу стать финансово независимым - это моя цель на ближайшие 10 лет.
Исходя из обычного целеполагания я ставлю цели на год - увеличить свой заработок. А через 5 лет открыть на сформированный капитал бизнес, который еще через 5 лет будет работать автономно и приносить пассивный доход.
Цели поставлены, года идут. Я работаю на том же самом месте, отложенные деньги потратил на квартиру и себя. Финансовой независимостью даже и не пахнет.
Попробуем по-другому. Я все также хочу увеличить свой заработок, открыть бизнес и наконец-то стать финансово независимым. Сейчас я работаю на двух работах по найму. Общий доход - 100 000 рублей. На одной из работ я вижу дальнейший рост дохода и карьеры, а на другой его нет.
Если я продолжу в том же духе, то мой заработок вряд ли вырастет, потому что у меня нет времени, чтобы совершенствоваться на одной из работ. Решение: уйти со второй работы и добиться своего повышения на первой работе.
Мой заработок на новой должности возрос, так еще и появилось свободное время. Куда его потратить? Я же хочу открыть свое дело, значит нужно пройти обучение и получить финансовую поддержку.
Во время второго этапа, решения сами приходят в голову и остается только воспользоваться шансом на лучшую жизнь.
Однако смелый читатель возразит, что в реальности дела обстоят куда сложнее и порой ты вынужден работать на 2-ух работах, чтобы содержать семьи, дом, родителей.
Я сам был в данной ситуации и могу сказать, что как бы не были страшны изменения, ими нужно пользоваться. Конечно, во всем важна голова и разумный подход. Пусть ближайшими вашими целями станут: закрыть долги по кредиткам, найти новую более хорошую работу, сменить место жительства и др.
Этап 2. Постановка и определение задач 📝
На первом этапе мы уже захватили часть второго этапа, который связан с конкретными действиями. Каждая цель достигается повседневными задачами.
Хотите больше зарабатывать? Получите повышение на работе. Что нужно сделать, чтобы получить повышение? Решить проблему начальства и сделать так, чтобы вас заметили. Что необходимо сделать чтобы этого добиться? Найти эту проблему и встретится на одной из выставок компании с презентацией.
Записали себе в ежедневник.
Много ли у вас получилось таких задач? А что на счет повседневных дел? А еще помочь родителям нужно по хозяйству и жену отвезти на работу...
Подобных дел может скопиться не один десяток. Как успеть все это сделать? Ответ один: никак. Необходимо уменьшить количество дел и лучше это делать исходя из следующей методики.
Наиболее простое и эффективное решение, чтобы выбрать дела для текущего выполнения, другие останется вычеркнуть или записать на другой день. Несмотря на свое графическое представление, подобную практику не обязательно делать на бумаге или в таблице вашего устройства.
Если задач немного, то хватит прокручивания в голове. Если же задач много и они уже не помещаются в голове, то выпишите их все на бумагу или в заметки и примените Матрицу Эйзенхауэра.
Вторая ловушка тайм-менеджмента:
Важно на этапе постановки задач и их непосредственного выполнения - не перепланировать. Планирование не должно тратить ваше драгоценное время и тем более силы. Как будто вся жизнь построена, чтобы утром, днем и вечером делать все новые записи и применять ряд техник.
Тайм-менеджмент, в-первую очередь - стиль вашей жизни. Вам должно быть комфортно решать такую каждодневную проблему, как планирование дел. На своем пути я пробовал разные способы записи задач, устройства и их визуализацию. Однако самым эффективным способом оказались обычные заметки в телефоне.
Для планирования у меня есть всего 3 заметки в телефоне. Первая - цели на год, полгода и на месяц. Вторая - задачи на ближайшую неделю с разбивкой важности. Третья - итоги дня, что получилось сделать, что нет, насколько я продуктивен и что на это повлияло.
Этап 3. Ретроспектива 🔄
Данный этап сам по себе является одновременно и методом, и упущением людей, кто желает эффективно управлять своим временем. Любое новое дело, которые вы начинаете с первого, второго и даже третьего раза получится не так, как должно. И данное обстоятельство совершенно нормально и естественно.
Вместо того, чтобы корить себя за неудачи или бросать начатое, а тем более судорожно искать решение в Интернете - проведите ретроспективу.
Ретроспектива - оценка произошедших событий в формате: Почему так произошло? К каким последствиям это привело? Этого ли я ожидал? И что необходимо изменить, чтобы получить желаемый результат?
Как было отмечено выше, подобную практику я провожу ежедневно, ежемесячно и ежегодно. Однако начать можно с итогов месяца или полгода, постепенно увеличивая ритм. И помните, вам должно быть комфортно, чтобы подобные практики стали полезными привычками, а не бесполезной тратой времени.
Этап 4. Отдых 💦
Делу время, потехе - час. Присказка, которая отлично описывает заключительный этап. Чтобы все успевать и быть продуктивным необходимо также много и эффективно отдыхать.
Необходимо различать отдых, смену деятельности и сон.
Сон - неотъемлемая часть повседневной жизни, если вы чувствуете себя уставшим выжитым после рабоче дня попробуйте поэкспериментировать с продолжительностью сна.
Возможно вам нужно 8 часов сна или достаточно 6. А если не получается высыпать норму, попробуйте короткий сон днем.
Смена деятельности. Еще один полезный лайфхак. Когда планируете свою неделю, старайтесь совмещать в один и тот же день разные дела. Например, совещание и тренировка, ремонт в квартире и интеллектуальная работа.
Подобное необходимо, так как с каждым часом однонаправленной работы ваша продуктивность снижается. То есть вы делаете меньше чем могли бы за такой же промежуток времени
Отдых - время между промежутками выполнения дел. Это время необходимо, чтобы сместить фокус с работы на отвлеченные темы. Так, восстанавливается концентрация и свежий взгляд на вещи.
Каждый по разному определяет соотношение отдыха и сосредоточенной работы. Как по мне, лучше всего использовать метод помидора с часовой разбивкой, так как моя работа достаточно трудоемкая.
🕒Практическое применение
Рассмотренные выше положения и мой личный опыт не являются абсолютной рекомендацией к действию. Для каждого управление временем будет отличатся. Важно понимать, какие на этом будут стоять преграды и как избежать серьезных ошибок.
Также необходимо каждую методику трансформировать для своего образа жизни: варьировать время работы и отдыха, способы планирования и время на подумать. Таким образом, тайм менеджмент превратиться не в хищного зверя, а в полезный путеводитель ваших дел.