Ежедневно нам приходят тонны сообщений, большинство из которых просто захламляют устройство и создают информационный шум. Одни не считают это проблемой, другие стараются переводить наименее важные чаты и приложения в беззвучный режим, третьи предпочитают просто игнорировать беспорядок.
На самом деле обилие поступающей информации — серьезная проблема современного человека. Мало того, что в потоке уведомлений могут затеряться важные сообщения, так еще и попытки навести порядок отнимают уйму времени и сил. И зачастую — бесполезны.
Эта тема особенно актуальна в рабочей сфере.
Каждое утро в нашем заведении начинается одинаково…
Большинство проектов представляют собой отдельную "экосистему" — своеобразный живой организм, внутри которого кипят взаимосвязанные процессы и что-то постоянно требует вашего внимания. Если работа организована в таск-трекере, то изменения фиксируются в специальном разделе и обычно дублируются на электронную почту.
Задумка, безусловно, полезная — особенно, когда нет возможности быть в системе 24/7. Но и свои недостатки у оповещений на e-mail тоже есть:
- Письма с уведомлениями не всегда приходят вовремя. По разным причинам может произойти сбой или задержка, а если дело срочное, счет идет на минуты.
- Даже если у вас отдельный рабочий e-mail, от рассылок никуда не деться. Не все уведомления системы одинаково важны, но в них может затеряться нужное сообщение.
- Не во всех сервисах есть возможность отсортировать уведомления и получать только срочные или только в определенных случаях.
Может показаться, что это не вызывает каких-то глобальных проблем. Однако информационный шум и пробелы в организации рабочих процессов негативно сказываются на концентрации сотрудников, качестве работы, эффективности управления и успехе проекта в целом. Ведь большие результаты складываются из мелочей.
Возникает резонный вопрос: что же делать? Ведь если можно что-то улучшить, надо улучшать :)
При создании системы ведения задач Zetep разработчики уделили отдельное внимание системе уведомлений. От грамотной организации зависит очень многое, поэтому мы постарались сделать максимально удобный для пользователей функционал.
Понятная структура системы оповещений
Все сообщения об изменениях в проекте делятся на 2 больших группы: общие уведомления проекта и уведомления по задачам.
К первой группе относятся:
- запрос личной оценки
- управление участниками
- назначение/снятие задачи
- назначение/снятие роли наблюдателя
Во второй группе структура более подробная, каждый элемент которой настраивается по отдельности:
- У задачи изменились данные (заголовок, содержание, этап, приоритет, исполнитель, сроки и другие параметры).
- Изменения в комментариях (добавление, редактирование и удаление комментариев).
Более того, в уведомлениях по задачам каждое условие имеет дополнительную настройку: уведомлять, если сотрудник является автором, исполнителем или наблюдателем задачи.
Для всех сотрудников проекта важны разные группы уведомлений и типы изменений. Поэтому мы добавили…
Возможность настроить только нужное
В Zetep есть 3 канала уведомлений:
- Центр уведомлений внутри системы. Чтобы просмотреть оповещения, нужно зайти в систему и открыть соответствующий раздел.
- Подключенный e-mail пользователя. Выбранные изменения дублируются в электронных письмах.
- Telegram. После привязки мессенджера к системе вы можете подключить чат-бот Zetep, который даст возможность не только быть в курсе всех изменений, но и отвечать на комментарии, не заходя в систему. Подробнее об этом канале оповещений мы рассказали тут.
Для каждого вида оповещений в обеих группах уведомлений можно настроить один или несколько каналов. Например, чтобы запрос личной оценки приходил только в Телеграм, а сообщение о том, что вам назначена задача — в системе, на почту и в чат-бот.
Как оптимизировать работу проекта с помощью гибкой системы уведомлений?
Все достаточно просто. Ранее мы говорили о том, что информационный шум снижает концентрацию и всячески отвлекает от рабочих задач. Благодаря ювелирной настройке оповещений вы будете в курсе только о самых важных и срочных изменениях — которые, кстати, определите для себя самостоятельно.
Условия отправки уведомлений и каналы можно поменять в любой момент. Поэтому не бойтесь экспериментировать :)
Гибкая система уведомлений поможет вам:
- минимизировать отвлекающие факторы
- уменьшить уровень поступающей информации
- сосредоточиться на главном
- настроить виртуальное рабочее место под свои потребности
- повысить продуктивность и эффективность работы
Работайте в удовольствие вместе с Zetep :)