КЭДО позволяет экономить 9 млн рублей на подготовке бумажных документов, высвобождать ежегодно 34 тысячи часов рабочего времени сотрудников, а также 12 тысяч часов рабочего времени сотрудников кадровой службы.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это электронный формат кадровых документов, которые подписываются при помощи электронной подписи. Например, приказы об отпусках, перевод на другую должность, изменение зарплаты и другие. В компаниях с численностью штата в тысячи человек ведение бумажного документооборота может стать проблемой: многие документы по закону должны храниться до 75 лет, а значит, для них нужно найти место и иметь возможность быстро отыскать необходимую бумагу по нужному сотруднику. Электронный формат эту работу облегчает — поиск требуемого документа становится не сложнее, чем поиск фильма в онлайн-кинотеатре. Мы поговорили с Юлией Филаткиной, руководителем программы в Группе НЛМК, и узнали, как крупная металлургическая компания реализовала проект по переходу на КЭДО.
Переход от бумажного к электронному кадровому документообороту обусловлен прежде всего удобством как для сотрудника, так и для работодателя. Раньше подписание каждого документа подразумевало для офисного сотрудника обязательный визит во фронт-офис. А для рабочих был реализован другой подход: HR BP подготовленные документы отвозил в цех и там с каждым сотрудником их подписывал. Таким образом, среднее время подписания документов колебалось в районе одного месяца, поскольку кто-то был в отпуске, кто-то — на больничном, а кто-то не может найти время, чтобы съездить во фронт-офис. Но с переходом на КЭДО сотрудник может подписать документ в любое время в мобильном телефоне или на корпоративном портале, доступном как с корпоративных, так и с личных устройств. Уже сейчас по прошествии года мы видим, что среднее время подписания документа сократилось в 7 раз.
Почему решили перейти на КЭДО
В Группе компаний НЛМК работает более 50 000 человек в 35 городах. И в год подписывается около 600 000 документов (именно документов, а не листов). Что для такой компании значит бумажный документооборот? Это не только бумага, принтеры, чернила и штат людей, обслуживающих технику. Это также архивы и фронт-офисы.
В связи с этим уже в 2020 году мы сделали первые шаги по автоматизации кадрового документооборота. В результате на корпоративном портале появились сервисы:
- по запросу справок от различных служб (если бумажный оригинал не требовался, то справку можно было там же на портале и скачать);
- по просмотру своего расчетного листка;
- по предоставлению консультаций.
Уже в 2021 году в Группе компаний были реализованы сервисы по подписанию документов простой электронной подписью, что позволило сотрудникам согласовывать в электронном виде отпуска, командировки, знакомиться с графиком работы и т. д.
И в 2022 году стартовал проект по подписанию документов, связанных с существенными условиями труда. Например, приказы о доплатах и надбавках, дополнительные соглашения и многое другое. Подписание такого рода документов требует более высокой степени защиты, чем у простой электронной подписи. В связи с этим в компании была внедрена усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) для подписания документов сотрудником и усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) для подписания документов представителями работодателя.
Как организовали переход
ИT-решение
На момент старта проекта на рынке уже были продукты, позволяющие подписывать документы с помощью УНЭП и УКЭП. Но в НЛМК исторически сложилось, что все сервисы Группы НЛМК появляются на нашем корпоративном портале — едином окне для всех сотрудников. Использование сторонних решений нарушило бы целостность — пришлось бы переходить на другую систему. В связи с этим было принято решение о разработке собственного сервиса, интегрированного в корпоративный портал. Было важно, чтобы весь процесс, связанный с подписанием документов, находился в привычном для коллег месте и в едином дизайне с остальными сервисами компании.
Новый сервис подписания кадровых документов представляет собой комплексное решение, которое включает:
- кадровую систему, где регистрируются кадровые мероприятия по персоналу;
- электронный архив, где для каждого кадрового мероприятия автоматически создается карточка, куда вкладываются как документы, так и подписи работника и представителя работодателя;
- личный кабинет сотрудника на портале, где он подписывает документы...