Время не стоит на месте, и вместе с ним меняются и технологии. Если вы – учитель информатики, бухгалтер или канцелярский работник, ищете работу или просто хотите быть в курсе последних новинок, то наверняка вы уже слышали о Google Документах. Но что же это такое и как это может помочь вам в работе? Давайте разберемся!
Что такое Google Документы и какова их история
У компании Google есть свой собственный офисный пакет (если не знаете, что такое офисный пакет), который содержит в себе все необходимое: Документы, Таблицы и Презентации.
В мире все устроено так, что малое притягивается большим и поглощается. Компания Google не исключение, т.к. для появления такой программы, как Google Документы, необходимо было поглотить компанию Upstartle. Эта компания создала приложение Writely, которое работало прям в браузере (про браузер можно узнать здесь) и позволяла работать с блокнотом.
Говоря простыми словами, сотрудники этой компании первыми создали редактор текста, который работал прям в браузере и без установки на свой компьютер.
В 2006 году их история закончилась и началась интеграция в линейку программ Google.
Если вы подумали, что Google просто купил компанию вместе с её продуктом, и теперь это Google Документы, то это не совсем так. Интеграция заняла продолжительное время, нужно было адаптировать приложение под большую экосистему Google, а в первую очередь под работу с их единым аккаунтом. Параллельно Google создавала и тестировала продукт Google Spreadsheets. В результате лишь в 2010 году Google Документы появились на свет.
Основные функции Google Документов
Google Документы предоставляют широкий спектр функций, которые делают работу с документами более удобной и эффективной. Некоторые из основных функций включают:
- Онлайн-доступ: Google Документы доступны через интернет, что позволяет работать с ними из любого места и на любом устройстве;
- Совместная работа: несколько пользователей могут работать над одним документом одновременно, внося свои изменения в режиме реального времени;
- Разделение доступа: Google Документы позволяют устанавливать различные уровни доступа для разных пользователей. Это обеспечивает безопасность данных и контроль над тем, кто может просматривать и редактировать документы;
- Форматирование текста: Google Документы предлагают широкий набор инструментов для форматирования текста, включая возможность изменения шрифта, размера, цвета и стиля текста;
- Вставка изображений: Google Документы позволяют вставлять изображения в документы с компьютера или сразу находить в интернете, что делает документы более наглядными и привлекательными;
- Интеграция с другими сервисами: Google Документы интегрируются с другими сервисами Google, такими как Google Таблицы и Google Презентации, что позволяет создавать комплексные документы и презентации с использованием различных форматов и функций.
Эти функции делают Google Документы мощным инструментом для работы с документами, который может быть полезен в различных сферах деятельности.
Преимущества использования Google Документов в работе
Думаю, что из списка функций представленных выше понятно, что основная концепция заключается в том, чтобы позволить вам работать с документом, где бы вы не находились и какое бы устройство у вас не было.
Да, Google Документы также работают и на мобильных телефонах, но там все же придется установить отдельное приложение.
Если выразить преимущества Google Документов среди других офисных пакетов, то его можно отразить одни словом доступность.
Как начать работу с Google Документами
Для этого вам достаточно иметь Google аккаунт. Узнать, что такое аккаунт можно здесь.
Нужно сразу обозначить, что все документы будут храниться на вашем Google Диске, который выдается вам после регистрации аккаунта. Перейти на диск можно по этой ссылке.
Вам бесплатно позволяют хранить до 15 гигабайт память. Если не понимаете, как устроена память в компьютере, то можно узнать здесь.
Для создания нового Google Документа необходимо нажать на эту кнопку.
После нажатия откроется выдающий список, в котором необходимо выбрать соответствующий пункт.
После чего создастся и сразу откроется в новой вкладке Google документ.
Вот вы и создали свой первый документ. Кстати, на Google Диске он будет располагаться в той папке, где вы нажимали кнопку создания.
Обзор возможностей Google Документов
Google Документы имеют достаточно много функций, поэтому в одной статье их все освятить невозможно.
Я покажу самые базовые вещи, а если вас заинтересует данная тема, то дайте знать в комментариях и я подготовлю более развернутый материал по функционалу.
Форматирование
В первую очередь текст необходимо форматировать, за это отвечает вот эта часть панели.
Специально выделил каждый элемент отдельным цветом, чтобы было удобнее объяснить по цветам:
- Красный - определяет уровень текста: заголовок, раздел или обычный текст. Это необходимо для того, чтобы создавать структуру документа, т.к. сплошной текст читать невозможно. Например, в данной статье есть заголовок, разделы и абзацы;
- Синий - выбор шрифта. Подбирайте подходящий шрифт для вашего документа;
- Розовый - размер шрифта. Этот параметр устанавливает размер каждого выделенного символа;
- Голубой - устанавливает начертания шрифта жирным;
- Фиолетовый - устанавливает начертание шрифта курсивом (под наклоном);
- Зеленый - устанавливает подчеркивание для шрифта;
- Оранжевый - определяет цвет текста;
- Желтый - определяет цвет фона у текста;
- Черный - устанавливает ссылку.
Следующий важный момент - это установить имя документа, иначе нельзя будет его передать другим. Для этого нужно нажать вот сюда и написать любое название.
Чтобы передать ссылку на документ и установить совместный доступ, необходимо нажать на эту кнопку.
После чего откроется окно настроек.
По умолчанию ваш документ недоступен никому кроме владельца, т.е. вас. Есть два способа разрешить другим пользователям просматривать или редактировать данный документ.
- Выдать доступ конкретному человеку указав его электронную почту от Google аккаунта (выделено красным цветом);
- Выдать доступ всем, у кого есть ссылка на данный документ.
Решать вам, как вы хотите распорядиться документом, т.е. кому его показывать. Давайте рассмотрим второй пункт, т.к. там больше действий. В первом просто нужно вставить почту.
Как видите последовательность действий проста. На последнем этапе вы видите три варианты выдачи доступа:
- Читатель - пользователь может только читать документ, но сможет сделать копию;
- Комментировать - пользователь сможет читать и оставлять комментарии, но не сможет редактировать;
- Редактировать - думаю здесь и без пояснения понятно.
После того как вы выдали доступ, остается лишь получить ссылку на этот документ. Для этого нажмите на эту кнопку.
Можете передавать всем, кто должен работать с этим документом. Отправляйте её в телеграм, ватсап, по почте и в целом где угодно.
Комментарии
Осталось заключительное на сегодня, это работа с комментариями.
Чтобы оставить комментарий, необходимо выделить тот участок текста, который вы планируете прокомментировать, а затем нажать на кнопку комментирования.
Откроется окно для ввода комментария.
После чего нажмите на кнопку Добавить и все остальные пользователи документа увидят ваш комментарий.
Вот мы и освоили базовый функционал по совместной работе.
Заключение
Повторюсь, Google Документы имеют преимущество, т.к. они являются доступными относительно стандартных офисных пакетов. Именно поэтому его стоит использовать, если вам постоянно нужно кому-то отправлять документы, совместно работать и желательно хранить все версии изменений.
Если вас интересует более развёрнутый обзор Google Документов, то пишите в комментариях. А пока можете ознакомиться с тем, что такое Google Таблицы.
Подписывайся на канал, чтобы быть активным пользователем.
