В мировой художественной литературе были созданы два шедевральных романа «Кто виноват?» и «Что делать?». Их постоянно в жизни путают. Как проблема. Вместо поиска решения, ищут виновного!
Давайте мы с вами сразу к поиску решений!
Планы важно писать заранее. С утра только корректировать можем. Обязательно в план Месяца/недели/дня добавлять отдых. Все сферы жизни учесть, где обязательно есть место и семье, и хобби, и вам любимому!
1. Закрытый час.
Выделите один час в день для внедрения изменений.
Если вы хотите что-то изменить, нужно менять, а для этого нужно зарезервировать время. По остаточному принципу не получится, его (времени) всегда не остается… В начале рабочего дня или в конце, неважно. Это время вы будете тратить на анализ, планирование, постановку целей, описание процессов, разбор мусора и т.д. Поставьте табличку на стол, повесить на двери: «Не беспокоить с Х до Х!». Зарезервируйте этот час в ежедневнике или планировщике, согласуйте с коллегами и тд.
2. Сверить свои цели, ценности и принципы
Насколько ваши цели согласованы с целями всей организации, отдела? Какие задачи должны сделать в течение года, чтобы этих целей достичь? Запишите их и повесьте на видное место, можно сделать коллаж. Сверять каждую новую задачу, проверять на соответствие целям.
Как это укладывается в ценности и принципы. Кстати, про принципы, пожалуй, надо отедльно будет нам поговорить!
3. Составьте план действий
План — это пошаговое руководство достижения цели. Декомпозиция цели, определение ресурсов, определение точек контроля и способов контроля и тд
4. Проведите ревизию ваших текущих задач
Запишите ваши ежедневные и еженедельные задачи повторяющиеся действия, а также чистое время, которое одни у вас занимают. Про это мы с вами говорили ранее. Есть инструменты Фотография рабочего времени, Хронометраж времени и Калибровка времени. Используйте любой.
Если время ваших задач намного больше 40 часов, то вам нужно уменьшать количество задач, например, с помощью помощника или совершенствовать методы их выполнения. Вы реально много работаете! Кстати, кому нужен файлик-пример, как распределить 40-часовую рабочую неделю и найти куда зря сливается время и какие дела-дистрофики, не доедают вашего внимания и времени, маякните в комментариях, выложу.
5. Сверьте свои задачи и зоны ответственности.
Тут критерия 2: в ваших ли функциональных обязанностях это и ведет ли к достижению приоритетных целей
6. Научитесь говорить: «Нет» прямо словами через рот. Тут без комментариев.
7. Планируйте предстоящий день накануне
Составлять вечером, проведя обзор текущего дня, корректировать утром и может в течение дня.
8. Делегируйте часть задач. Покупаем время людей
И это не только про рабочие задачи. Важно уметь покупать время других людей (клининг, оставка продуктов, репетитор для ребенка, няня, авто-няня и тд)
9. Концентрируйтесь на задаче
Для это мы с вами тут ранее 2 инструмента мы учили: принцип Помидоро и Японскую технику «Моя чашку, думай о чашке»
10. Отдыхайте
Это святое правило. Каждый час останавливайте работу на десять минут. Лучший отдых – это смена деятельности. Можно пройтись, сделать умственную зарядку. Выполнить пальчиками гимнастику на активизацию обоих полушарий мозга (кому нужны упражнения, маякните – дам), выполнить быстрый счет, позаниматься с таблицами Шульте, выполнить упражнения на замедление или заземление…
11. Улучшайте процессы
Периодически выполняйте оптимизацию процессов. Опишите процесс: цель, из каких шагов она состоит, какие ресурсы или инструменты нужны, какие компетенции, есть ли инструкции, образ результата, сколько времени это занимает в целом, и сколько занимает каждый этап в отдельности.
Далее по цепочке упростите задачу. Допустим, удалите один из шагов, не влияющих на качество, внедрите другие инструменты или ресурсы, выберите другое время для выполнения задачи.
Это сократит продолжительность каждого процесса.
После такого разбора по косточкам вы с легкостью сможете делегировать любой процесс. Теперь это легче объяснить, как выполнить, и проконтролировать результат.
К тому же легче будет планировать день, поскольку вы знаете, сколько времени занимает каждая задача. Не предполагаете, а именно знаете.
12. Обнуляемся. Держите голову пустой
Холмс говорил: «Я не тащу на чердак всякий хлам, иначе там сложно будет найти нужную вещь!». Голова думаем, это не записная книжка. Всю поступающую информацию переносите на бумагу или в компьютер, по возможности, сразу обрабатывайте и принимайте решение.
Еще один способ держать голову пустой — чек-лист. Выполнил — вычеркнул.
13. Держите стол чистым
Порядок на столе – порядок в голове! Любая лишняя бумажка, скрепка, отвлекает внимание. Это называется аберрация внимания.
14. Занимайтесь только любимым делом. Иначе все предыдущие пункты – бессмысленны!
