Начиная с 1 октября 2023 года компании, которые работают с прослеживаемыми товарами, обязаны выставлять электронные счета-фактуры. Остальные организации могут их применять по желанию.
Переход на электронные счета-фактуры
Чтобы выставлять электронные счета-фактуры, оформите электронную подпись, заключите договор с доверенным оператором и получите у него необходимое программное обеспечение. Перечень доверенных операторов размещен на официальном сайте ФНС .
Регистрация счетов-фактур
В книгах продаж и покупок компании регистрируют электронные счета-фактуры по тем же правилам, что и бумажные. Дата, когда продавец выставил счет-фактуру, а покупатель его получил, не имеет значения (письмо Минфина от 07.02.2021 № 03-07-11/10886). Датой выставления счета-фактуры будет дата поступления к оператору. Он укажет в подтверждении о получении счета-фактуры дату поступления и не позднее следующего рабочего дня отправит счет-фактуру покупателю (п. 8 и 15 Порядка, утв. приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н). В бухгалтерской базе файл с выставленным электронным счетом-фактурой сначала попадает в промежуточный регистр. В нем фиксируется дата получения документа. Это дата отправки счета-фактуры покупателю, которую его оператор указывает в своем подтверждении.
Когда все необходимые условия для вычета выполнены, бухгалтер «переносит» электронный документ из реестра полученных счетов-фактур в книгу покупок. Для этого он использует программные функции «провести документ» или «зарегистрировать в книге покупок». В результате дата получения электронного счета-фактуры может отличаться от даты его регистрации в книге покупок.
Порядок хранения электронных счетов-фактур
Срок хранения — не менее пяти лет. Электронные счета-фактуры распечатывать на бумаге не нужно (письмо ФНС от 19.07.2017 № С Д -4-3/14079). Вместе с электронными счетами-фактурами храните документы, сопровождающие электронный документооборот. Например, подтверждения операторов об отправке или получении документов
Из материалов журнала «Финансовый директор»
