Как вы контролируете выполнение задач своей команды? По электронной почте? Excel? Google таблицы?
Определенно один из перечисленных вариантов, верно?
К сожалению, это не самые подходящие инструменты.
Вы слышали об автоматизации процессов?
Этот подход дает определенный ряд преимуществ для вашей компании, и наиболее важными из них, несомненно, являются: непрерывный контроль выполнения задач и возможность доступа к данным через панели управления.
Управление процессами для повышения их эффективности требует определенных минимальных функциональных возможностей ПО.
Давайте познакомимся с 7 наиболее важными:
1 - Использовать международную стандартную нотацию
Нет сомнений в том, что программное обеспечение автоматизации процессов должно использовать нотацию BPMN, наиболее известную и наиболее часто используемую на рынке.
Таким образом процесс общения участников значительно облегчается как в случае расширения команды, так и в случае когда речь идет о проведении презентаций для заказчиков.
Это позволит вашему клиенту лучше воспринимать ценность продукта или услуги, предоставляемых вашей организацией.
Ниже пример отрисованного процесса в нотации BPMN.
2 - Простое управление бизнес- правилами и возможность интеграций
Время сложных платформ, требовавших от пользователей владеть навыками кодирования и разбираться в программировании, уже прошёл.
Современное программное обеспечение автоматизации процессов использует low-code BPM системы с интуитивно понятными интерфейсами, которые позволяют легко описывать бизнес-правила и настраивать формы.
Кроме того, ПО для автоматизации процессов должно обеспечивать интеграцию с различными сервисами и приложениями.
Ниже приведены примеры возможности интеграции в Heflo:
- Заполняя форму в TypeForm, инициируйте процесс в HEFLO.
- По завершении задачи в HEFLO отправьте сообщение через Slack.
- При вставке строки в электронную таблицу Google Docs запустите процесс в HEFLO.
- Вот несколько примеров приложений, которые можно интегрировать с помощью Zapier:
3 - Удаленный доступ и совместное использование в режиме реального времени
Цифровая трансформация - это реальность, которая изменила подходы к работе и то, как компании управляют своим бизнесом.
Сегодня, независимо от того, где находятся сотрудники, они по большей части имеют доступ к данным и облачным рабочим инструментам.
В этом контексте программное обеспечение для автоматизации процессов должно иметь встроенные инструменты для обеспечения мобильности и совместной работы, позволяющие максимально использовать эту новую культуру.
Кроме того:
Облачное решение для автоматизации процессов способствует гораздо большему сотрудничеству между подразделениями, позволяет осуществлять мониторинг процессов в режиме реального времени и быстро инициировать корректирующие действия.
4 - Дедлайны и оповещения
Ваше программное обеспечение для автоматизации процессов должно позволять вам устанавливать сроки в процессе.
На наш взгляд, это одна из основных особенностей программного обеспечения для автоматизации процессов.
Это также должно позволить создавать «триггеры», которые будут предупреждать сотрудников и менеджеров о сроке выполнения, облегчая расстановку приоритетов. Наша задача не в создании “Цербера”, который следит за каждым шагом сотрудника, наша задача - создать систему поддержки бизнеса, когда сотрудник не боится что-то забыть или пропустить (ему всегда об этом напомнит система).
Например:
- Для процесса “согласование поездки” бронирование должно быть сделано максимум за 4 часа.
- По истечении 50% срока, если задача не выполнена, отправьте электронное письмо ответственному координатору.
- Если срок достиг 70 %, автоматически передайте информацию координатору.
В дополнение к инструментам, которые помогают сотрудникам соблюсти установленные сроки, ПО по автоматизации документооборота также обеспечивает регистрацию установленных и невыполненных сроков, работая по сути базой данных для определения финансовой компенсации или оценки эффективности соответствующих сотрудников.
Определение оптимальных сроков позволит руководителям делегировать больший объем задач
Также смотрите: как работает функция сроков HEFLO.
5 - ПО для любого устройства.
Неважно, какое устройство вы используете, ПО для автоматизации должно обеспечивать интерфейс для любого размера экрана.
Таким образом, взаимодействие команды и менеджеров будет более гибким, поскольку они смогут выполнять свои задачи в любое время и в любом месте.
В качестве примера, посмотрите, как HEFLO представляет одну и ту же информацию в десктопной и мобильной версиях:
6 - Облачная инфраструктура
Облачное программное обеспечение для автоматизации процессов освобождает пользователя от различных задач по обслуживанию ИТ-инфраструктуры, таких как обслуживание серверов, приобретение и обслуживание дорогостоящих интернет-каналов, резервное копирование баз данных и файлов, затраты на персонал для управления серверами и многое другое..
Стандартные затраты на приобретение - это только вершина айсберга. За ними стоят очень высокие затраты на обслуживание и поддержку, которые часто не учитываются при приобретении.
Облачные вычисления изменили этот сценарий. До появления облачных вычислений системы хранились в центрах обработки данных с очень высокой доступностью, безопасностью и конкурентной стоимостью.
В облачной модели расходы на обслуживание распределяются между всеми заказчиками, а конечная стоимость в разы меньше, чем в классической модели.
Ниже приведено исследование общей стоимости , в котором сравнивается "Saas" (облако) и "On-Prem" (традиционная) модель:
7 - Автоматизация бизнеса и управление им
Помимо более эффективного контроля за процессами, автоматизация документооборота облегчит управление, в значительной степени уменьшая поток писем в электронной почте и использование электронных таблиц.
Наконец, можно будет анализировать KPI в режиме реального времени и быстрее принимать решения с помощью построения дашбордов.
Вот как это делается в HEFLO:
