Каждый сотрудник инжиниринговой организации рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда в коллективе возникает спор на "избитую" тему:
- в каких случаях нужно класть шайбу под гайку;
- можно ли моделировать валы операцией "вытянуть", вместо "вращать";
- стоит ли ставить покрытие на 100% деталей и какое выбрать;
- чертежи на форматах А0, А1х3, А2х4 - добро или зло;
- по какой форме записывать неуказанные предельные отклонения в тех. требования.
С точки зрения эффективности такие споры - это существенная трата рабочего времени. Но как поступить если справочники, ГОСТы и учебники не дают чёткого ответа?
Пишем свой стандарт
ГОСТ Р 1.4-2004 "Стандарты организаций" предлагает нам написать свои собственные правила для таких сущностей как:
- процессы организации и управления производством;
- процессы менеджмента;
- методы; методики проектирования, проведения испытаний, измерений и/или анализа;
- номенклатура сырья, материалов, комплектующих изделий, применяемых в организации;
Тот же ГОСТ говорит нам о целесообразности создания условий для свободного участия в обсуждении проектов стандартов широкого круга сотрудников заинтересованных структурных подразделений организации, представителей заказчиков.
Порядок внедрения
На старте, когда у нас в компании, база знаний исчислялась десятком статей, мы их просто выложили в виде единого файла Microsoft Word на облако. Быстро, топорно, действенно!
На следующей итерации, когда база знаний подросла, мы сделали скрытый раздел на нашем сайте в Tilda. Хостинг сайта мы оплачиваем в любом случае, поэтому этот подход нам тоже ничего не стоил. Вот только редактировать это было возможно исключительно через администратора.
Когда количество конструкторов перевалило за 20 человек, мы осознали, что они могут самостоятельно дописывать статьи, вносить в них правки, писать комментарии. Мы начали искать готовое IT решение. На рынке их сейчас большое количество и разобраться в особенностях работы и тарифах совсем непросто: Notion, Obsidian, Confluence, Minerva Knowledge, EvaWiki, Teamly. Кроме того, многие популярные системы хранения знаний находятся вне РФ и нет гарантии, что их завтра не отключат.
Мы выбрали Teamly, который на сегодняшний день содержит более 100 статей. Это должностные инструкции, бланки заявлений, чек листы для поездок в командировки, образцы чертежей, рекомендации по их оформлению, настройки и правила работы во всех применяемых нами CAD системах (Компас, SolidWorks, Inventor, Creo), "лайфхаки", решения часто возникающих проблем и много чего ещё.
Ретро встречи
Ретроспектива — встреча с командой, на которой мы анализируем, что хорошо в рабочем процессе, а что можно улучшить. Мы проводим такие мероприятия по результатам окончания каждого проекта и задаём участникам следующие вопросы:
- Что мы сделали хорошо?
- Чему мы научились?
- Что мы должны сделать по-другому?
- Какие методы или инструменты оказались полезными? А какие нет?
- Где нам повезло? Что мы можем сделать, чтобы добиться успеха, если в следующий раз нам так не повезет?
- Какой совет вы бы дали себе, если бы вам пришлось вернуться к началу проекта?
Результатом обсуждения, как правило, становятся новые пункты и регламенты, которые необходимо разработать и внести в базу знаний.
Шаблоны "дашбордов" для таких встреч можно посмотреть тут.
Говорят, что кто не извлекает уроков прошлого, обречены повторять ошибки!
Что в итоге
- сохраняется накопленный опыт: даже если сотрудник уволится, в базе знаний останутся все инструкции по решению тех сценариев, с которыми компания уже сталкивалась;
- минимизируются ошибки и рутина: можно использовать готовые шаблоны, а не создавать каждый раз документы с нуля;
- налаживаются коммуникации: сотрудники больше не будут давать разные ответы на один и тот же вопрос, потому что в базе знаний сохранится единый сценарий общения, который поможет избежать недопонимания с коллегами и клиентами;
- повышают производительность: благодаря тому, что работники могут самостоятельно зайти в базу знаний, ознакомиться с нужной информацией и не отвлекать коллег, скорость работы команды увеличивается;
- сокращают время на обучение: в базе знаний можно собирать материалы, которые новички будут осваивать самостоятельно.