Продолжаем устанавливать требования, которыми обязан руководствоваться персонал организации. Ранее мы вели разговор про положения о подразделении – ЗДЕСЬ, а также о положениях о виде деятельности – ЗДЕСЬ.
Общие рассуждения по теме
Должностная инструкция является организационно-правовым документом, описывающим трудовые функции работника, определяющим место работника в системе управления организации и закрепляющим основные функциональные обязанности, права и ответственность работника при осуществлении им трудовой функции в определенной должности.
Должностная инструкция является локальным нормативным актом, в соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность.
Основными целями разработки должностной инструкции являются:
● создание организационно-правовой основы деятельности должностных лиц организации;
● повышение ответственности должностных лиц за результаты их деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;
● повышение объективности при аттестации, присвоении специальных званий и квалификационных разрядов работнику, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.
Наше гипотетическое ООО «ООО» в должностных инструкциях определяет обязанности, права, ответственность и квалификацию персонала, необходимую для создания и результативного функционирования СМК и ее процессов, а также выполнения требований заказчика по созданию продукции (выполнению работ, оказанию услуг) в соответствии с условиями контракта (договора), требованиями ТТЗ (ТЗ), ТУ, нормативных правовых актов, ДСОП и требований других документов, распространяющихся на создаваемую продукцию (выполняемые работы, оказываемые услуги).
Должностные инструкции входят в состав документации СМК ООО «ООО».
Должностные инструкции разрабатываются в соответствии со штатным расписанием организации, положениями о подразделении, внутренними локальными нормативными актами, с соблюдением требований ТК РФ и иных нормативных правовых актов.
Должностные инструкции должны отвечать требованиям действующих документов по стандартизации, нормативных, организационно-распорядительных документов (в том числе ООО «ООО»), регламентирующих деятельность организации. При изменении этих документов необходимо вносить в ДИ соответствующие изменения или полностью перерабатывать.
Должностная инструкция является руководством к действию для самого работника, она определяет:
- - каких действий ожидают от работника;
- - по каким критериям будут оценивать результаты труда;
- - ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности.
Должностная инструкция должна быть написана простым, понятным языком и содержать следующую информацию:
- - название должности;
- - наименование структурного подразделения;
- - подотчетность, место должности в рамках организационной структуры ООО «ООО»;
- - перечень должностных обязанностей, сгруппированных по функциональным блокам (шесть-семь блоков, включающих в себя по шесть-семь должностных обязанностей);
- - количественные и качественные критерии эффективности труда (если это применимо).
Должностные инструкции составляются по каждой штатной должности и доводятся работнику под подпись при заключении трудового договора (в т.ч. при перемещении на другую должность, при временном исполнении обязанностей по должности). Категория должности определяется по ОК.
Для работников (например: экономисты, бухгалтеры, мастера, контролеры и др.), выполняющих аналогичные обязанности и имеющих одинаковые права, рекомендуется разрабатывать единые (типовые) ДИ.
Для работников, по роду своей деятельности несущих материальную ответственность, в ДИ указывается характер материальной ответственности.
Процедура управления должностными инструкциями состоит из следующих этапов:
- - разработка проекта ДИ, в том числе идентификация (назначение идентификационного признака) и проверки на этапе разработки;
- - согласование;
- - утверждение;
- - регистрация;
- - распределение;
- - изготовление необходимого количества копий, их учет и рассылка;
- - актуализация;
- - отмена, изъятие из обращения и уничтожение.
Требования к построению и оформлению должностных инструкций
При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться:
● положением о подразделении с тем, чтобы весь комплекс функций структурного подразделения (СП) был полностью и четко распределен между работниками данного СП;
● ЕКС, ОК, профессиональными стандартами, документацией СМК, а также другими руководящими, методическими и регламентирующими материалами.
Профессиональные стандарты применяются при разработке ДИ в соответствии со статьями 195.2 и 195.3 ТК РФ.
Примечания
1 Профессиональный стандарт – характеристика квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности, в том числе выполнения определенной трудовой функции.
2 ЕКС – единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.
3 ОК – общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
Назначение идентификационного признака ДИ производит планово-экономический отдел (ПЭО) путем присвоения инвентарного номера по журналу учета (приложение QQQ).
Обозначение ДИ производится следующим образом:
В должностную инструкцию включают следующие элементы:
а) титульный лист;
б) общие положения;
в) права;
г) должностные обязанности;
д) ответственность;
е) лист ознакомления.
Элементы перечислений б) – д) оформляются в виде разделов ДИ.
При необходимости, в ДИ могут быть включены приложения. Их оформление должно соответствовать требованиям, установленным СТО по оформлению СТО.
Титульный лист должностной инструкции оформляется в соответствии с приложением WWW, остальные листы - в соответствии с приложением RRR.
В разделе «Общие положения» устанавливают:
- - наименование должности в соответствии со штатным расписанием;
- - требования, предъявляемые к уровню образования и профессиональной подготовки, стажу работы занимающего должность, медицинским показаниям (квалификационные требования);
- - непосредственную подчиненность (кому непосредственно подчиняется работник);
- - порядок назначения и освобождения от должности;
- - наличие и состав подчиненных;
- - порядок замещения (кто замещает работника во время его отсутствия, кого замещает данное должностное лицо);
- - возможность совмещения должностей и функций;
- - перечень документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности (законодательные акты Российской Федерации, устав организации, документы СМК, инструкции, рекомендации, на основании которых должностное лицо осуществляет трудовую деятельность и реализует свои полномочия);
- - другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.
Примечание – К документам СМК в данном подразделе относят: политика и цели ООО «ООО» в области качества, цели в области качества подразделения (при наличии), СТО, регламентирующие деятельность работника.
Раздел «Права» определяет перечень прав, которыми обладает должностное лицо при исполнении возложенных на него обязанностей. В данном разделе отражаются взаимоотношения должностного лица с другими работниками и структурными подразделениями организации, исходя из возложенных на него должностных обязанностей.
В разделе предусматривается право:
● для руководителей:
а) принимать решения;
б) управлять деятельностью подчиненных;
в) требовать определенных действий от других должностных лиц;
г) выявлять любые проблемы функционирования СМК в подразделении (в области деятельности), инициировать предложения по улучшению процедур, процессов и системы в целом;
д) давать оценку полноты, качества и своевременности, выполнения подчиненными лицами трудовых функций и организациями работ, а также предложений по стимулированию за определенные достижения в работе.
● для специалистов:
а) знакомиться с проектами решений, касающихся специалистов;
б) присутствовать на совещаниях, участвовать в обсуждениях;
в) осуществлять взаимодействие и запрашивать информацию и документы от других структур организации;
г) подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
д) выявлять любые проблемы функционирования СМК в подразделении (в области деятельности), инициировать предложения по улучшению процедур, процессов и системы в целом;
е) требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих обязанностей и т.д.
Также в разделе перечисляются основные права работников в соответствии со ст. 21 ТК РФ.
В разделе «Должностные обязанности» определяют обязанности работника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в СП практикой распределения обязанностей, по решению руководителя структурного подразделения. Кроме того, в данном разделе перечисляются основные обязанности работников в соответствии со ст. 21 ТК РФ.
Дополнительно в разделе указывается, что работник (руководитель и специалист) должен уметь применять в своей деятельности риск-ориентированное мышление в соответствии с СТО ….
Пример записи для руководителей – «Обязан планировать свою деятельность и подразделения с применением риск-ориентированного мышления следующим образом:
а) определять и идентифицировать риски методом анализа сценариев («что если?»);
б) оценивать выявленные риски;
в) планировать воздействие на риск;
г) осуществлять запланированное воздействие.
Подпункты а) – в) осуществляются мысленно, если иное не указано соответствующими СТО.»
Пример записи для специалистов – «Обязан планировать свою деятельность с применением риск-ориентированного мышления следующим образом:
а) определять и идентифицировать риски методом анализа сценариев («что если?»);
б) оценивать выявленные риски;
в) планировать воздействие на риск;
г) осуществлять запланированное воздействие.
Подпункты а) – в) осуществляются мысленно, если иное не указано соответствующими СТО.»
Описать всю схему обязанностей и прав работника на практике достаточно сложно, поэтому целесообразно определить круг основных работ, и указать, что дополнительные работы определяются указанием вышестоящих должностных лиц.
Для разработки раздела применяются:
● тарифно-квалификационные характеристики, установленные ЕКС, в которых содержатся требования к знаниям работника, квалификационные требования и обязанности;
● функциональные обязанности в рамках реализации процедур, процессов и видов деятельности, установленных документированной информацией СМК ООО «ООО».
В разделе «Ответственность» устанавливают меру ответственности работника за несоблюдение требований должностной инструкции и иных локальных правовых документов организации (в том числе СТО ООО «ООО»), распоряжений руководителя, а также при нарушении работником трудовой дисциплины.
Для руководителей должно быть указано, что на него (руководителя) возложена ответственность:
- - за результативность процесса СМК (соответствия процедуры установленным требованиям), в рамках которого осуществляет деятельность его (руководителя) подразделение;
- - за реализацию целей в области качества ООО «ООО» и подразделения (при наличии) в рамках деятельности подразделения;
- - за выполнение установленных требований к выпускаемой ООО «ООО» продукции (если применимо);
- - за применение риск-ориентированного мышления при планировании деятельности подразделения;
- - за обеспечение условий для проведения внутренних и внешних аудитов, других проверок в подразделении.
Для специалистов должно быть указано, что на него (специалиста) возложена ответственность:
- - за результативность процесса СМК (соответствия процедуры установленным требованиям), в рамках которого он (специалист) осуществляет деятельность;
- - за реализацию целей в области качества ООО «ООО» и подразделения (при наличии) в рамках своей деятельности;
- - за выполнение установленных требований к выпускаемой ООО «ООО» продукции (если применимо);
- - за применение риск-ориентированного мышления при планировании и осуществлении деятельности.
В этот раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность должностного лица за те или иные нарушения. Если работник несет материальную ответственность в соответствии с заключенным договором о полной материальной ответственности работника, этот факт также отмечается в данном разделе.
В разделе могут быть приведены количественные и качественные критерии эффективности труда работника.
Элемент «Лист ознакомления» (приложение YYY) предназначен для представления документального свидетельства того, что работник ознакомлен с должностной инструкцией. Простановка даты ознакомления обязательна.
В остальном, оформление текстовых, табличных и графических материалов в ДИ, необходимо производить в соответствии с требованиями СТО по оформлению СТО.
Порядок разработки должностных инструкций
Разработку ДИ производят:
● персонал подразделений по указанию руководителя подразделения;
● должностные лица организации, не входящие в состав подразделений.
Разработку ДИ для руководителя организации и его заместителей организовывает начальник ПЭО.
ДИ утверждают:
● для заместителей руководителя организации – руководитель организации;
● для руководителей подразделений – соответствующие заместители руководителя организации;
● для остального персонала – руководители подразделений.
Для ДИ персонала, не относящегося к вышеуказанным группам, утверждение производит руководитель организации или должностное лицо по поручению руководителя организации.
Проект ДИ подлежит обязательному согласованию:
- - директором по качеству;
- - начальниками отдела кадров, ООТ (охрана труда), ПЭО и ЮО (юристы).
Согласование проектов должностных инструкций проводятся в части:
- - соблюдения ДС, нормативных, распорядительных документов и действующего законодательства;
- - полноты и правильности установления обязанностей, прав и ответственности;
- - соответствия задачам подразделения (согласно Положению о подразделении), если это уместно;
- - соответствия требованиям документам СМК;
- - содержания и оформления проекта в целом.
Разработчик ДИ, получив с замечаниями, исправлениями, предложениями проект от согласующей инстанции, при условии его согласия с замечаниями вносит их в проект документа и повторно направляет на согласование. При несогласии с замечаниями, разработчик путем личных контактов с согласующим лицом согласовывает документ путем подписи согласующего должностного лица.
Разногласия, возникающие при согласовании документа, разрешаются руководителем организации или должностным лицом по поручению руководителя организации.
Контрольные экземпляры ДИ хранятся в ПЭО. По мере необходимости, ДИ пересматриваются и уточняются, решение о пересмотре принимается руководителем организации (директором по качеству и (или) начальником отдела кадров – для ДИ, утверждаемых руководителями подразделений).
Основаниями для внесения изменений в ДИ являются изменения нормативной документации, совершенствованием структуры управления организации или подразделения, переориентацией организации на освоение новых видов деятельности и касающиеся:
- - перераспределения отдельных функций и должностных обязанностей в рамках действующей организационной структуры;
- - изменения штатного расписания без изменения наименования должности;
- - внедрения новых технологий, меняющих характер работы;
- - выявленных замечаний в процессе внешних и внутренних аудитов СМК;
- - инициативных предложений руководителей и исполнителей всех уровней, направленных на улучшения качества работы;
- - выявленных орфографических и иных ошибок в тексте ДИ.
Внесение изменений в ДИ осуществляется путем ее переработки.
Должностная инструкция вводится в действие с даты ее утверждения. Руководитель подразделения в течение 10 дней после введения ДИ обязан ознакомить соответствующий персонал подразделения с требованиями, изложенными в документе, под личную подпись каждого работающего в «Листе ознакомления». Руководитель подразделения также обязан ознакомить с ДИ и персонал, вновь принимаемый на данную должность в подразделение.
Персонал, не входящий в состав подразделений, знакомит с ДИ начальник ПЭО или другое должностное лицо по поручению руководителя организации.
Ознакомление с изменениями в ДИ производится аналогичным образом.
Размножение ДИ производится по заявке руководителя подразделения или должностного лица. Как правило, копия ДИ хранится в подразделении или у должностного лица, контрольный экземпляр – в ПЭО.
Учет контрольных экземпляров производится ПЭО по журналу учета (приложение QQQ), учет копий производится в подразделении по журналу входящей корреспонденции (СТО …).
Периодическая проверка ДИ проводится во время проведения внутренних аудитов согласно СТО ….
При ликвидации должности за ненадобностью выполнения возложенных функциональных обязанностей, ДИ могут быть отменены без замены новыми. При этом документ считается отмененным с момента подписи соответствующего организационно - распорядительного документа.
Подлинники отмененных ДИ должны храниться в ПЭО до истечения пяти лет с даты отмены.
Выданные ранее копии отмененных ДИ уничтожаются в подразделениях установленным порядком (должностные лица сдают их офис-менеджеру для уничтожения).
Критериями оценки процедуры управления должностными инструкциями могут быть:
- - наличие ДИ для каждой должности (группы должностей);
- - наличие оформленной надлежащим образом документированной информации, предусмотренной стандартом.
Содержание типовых стандартов организации, устанавливающих процедуру управления должностными инструкциями, можно посмотреть:
а) для СМК, сертифицированных на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001–2015
- ЗДЕСЬ «СТО 8765RISO-137-2022 Управление документированной информацией. Положения о подразделении, должностные и рабочие инструкции, инструкции (положения) о виде деятельности»
б) для СМК, сертифицированных на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001–015 и ГОСТ РВ 0015–002–2020
- ЗДЕСЬ «СТО 123456RW-137-2021 Управление документированной информацией. Положения о подразделениях, должностные и рабочие инструкции, инструкции (положения) о виде деятельности».
На канале "СМК-консультант" уже 277 публикаций. Чтобы не запутаться, пользуйтесь перечнем опубликованных материалов (формат Word) - посмотреть или скачать ЗДЕСЬ.
1.11.2023
