Любой бизнес работает для людей. Поэтому основа любой организации – это её клиенты. Точно так и в любой образовательной системе слушатель или студент – это основная единица учёта.
Единый справочник клиентов в компании или в подразделении – важнейший элемент, без которого невозможны коммуникации с людьми. Удивительно, но мне приходилось сталкиваться с отсутствием глобального справочника клиентов или слушателей, когда сотрудники учебного отдела не могут ответить на вопрос о количестве обучающихся, невозможно оперативно найти контакты для связи с человеком.
Иногда каждый менеджер ведет свою базу клиентов в собственном формате. При таком подходе консолидация информации, хранящейся у сотрудников очень затруднена или невозможна. Использование Excel для создания файла с общим доступом также не панацея, так как одновременный доступ нескольких пользователей в режиме правки невозможен; в таких файлах отсутствует индексация и уникальная кодировка каждого человека, невозможно управлять автоматической фиксацией даты и времени создания клиента, невозможно определить сотрудника, который вносил правки в систему.
База данных, размещенная на сетевом ресурсе отдела лишена всех перечисленных недостатков. Единая форма добавления данных, единая форма отображения реестра с безграничными возможностями поиска и фильтрации даёт возможность всем сотрудникам использовать одно информационное пространство.
Каждый клиент имеет уникальное кодовое значение. Невозможно перепутать между собой двух или трех разных «Ивановых». При создании новой записи база данных автоматически фиксирует пользователя, создавшего элемент, дату и время его создания, подсказывает, имеются ли в системе дубликаты, отображая такие же наименования для их идентификации.
Такой подход позволяет отслеживать динамику появления новых записей в системе и осуществить сбор статистики о пополнении клиентской базы.
Важнейшее правило любой системы: никаких дубликатов! Пользователям необходимо уделять внимание тому, чтобы один и тот же человек не был внесён дважды. Система помогает пользователю в этом.
Мне часто приходилось быть свидетелем сложностей с поиском в базе данных человека, которого внесли в файл Excel пару минут назад. Бывает ситуация, когда в файл вносится ФИО слушателя, сотрудник переключается на другую задачу, сортирует данные в файле тем или иным образом, включает и выключает фильтры, после чего понять, кого он внес в систему только что, становится невозможно. Дата и время добавления нового элемента в справочник с легкостью решает эту проблему.
Форма просмотра каждого слушателя настраивается под потребности каждого подразделения. В моём решении карточка слушателя образовательной программы выглядит так.
В следующей части я рассмотрю и поясню многочисленные вкладки карточки слушателя ДПО (документы, высшее образование, ДПО, файлы, комментарии, задачи, миграционный учет, реквизиты, платежи и историю действий.