Внедрение системы автоматизации подбора и согласования в HR-отдел поможет оптимизировать процессы, снизить вероятность ошибок, а также обеспечит единый и целостный взгляд на всю информацию в компании.
Сегодня мы хотим поделиться решением по автоматизации процессов подбора для крупной группы компаний, которая имеет значительный опыт на строительном рынке и является одним из лидеров отрасли.
Организация процессов подбора - это второй запрос на внедрение Битрикс24 от этого клиента. Группа компаний уже перешла ранее на полноценную работу в Битрикс24. В этот раз руководитель HR-отдела обратился к нам с запросом переноса всех процессов в корпоративный портал Битрикс24 из другого сервиса автоматизации подбора персонала.
Задачи
Ключевой проблемой для компании является сложная иерархия из 4 юридических лиц. Подчинение сотрудников двум или более руководителям порой приводит к путанице между кандидатами и вакансиями, потере времени и возможности пропустить хороших соискателей.
Наша задача - систематизировать процесс подбора и установить эффективную коммуникацию с другими отделами.
Несмотря на то, что компания не называется, ее стремление к улучшению и оптимизации подбора и согласования кандидатов свидетельствует о ее стремлении совершенствоваться и оставаться впереди конкурентов в строительной отрасли.
Похожая задача? Оставьте заявку
Внедрение автоматизации HR-процессов
Мы изучили задачи клиента, возможные сценарии общения с разными соискателями и определили как автоматизировать и оптимизировать процесс подбора.
Наше решение:
- бизнес-процесс согласования между разными подразделениями,
- воронка подбора кандидатов,
- автоматические задачи для контроля менеджеров по персоналу.
Это позволит руководителям HR-отдела и другим заинтересованным сторонам принимать более обоснованные решения в отношении найма персонала.
Бизнес-процесс согласования
BPMN-схема бизнес-процесса
Внедрение началось с создания бизнес-процесса в ленте новостей. Этот процесс имеет 3 этапа согласования заявки на подбор персонала.
Для начала подбора подходящего кандидата необходимо заполнить заявку через соответствующую форму в системе. Заявка содержит необходимые поля, отмеченные красной звездочкой, такие как предприятие компании, должность и отдел.
В зависимости от предприятия и соответствующего юридического лица, для которого создается вакансия, система автоматически определяет ответственных.
- На 1ом этапе вакансию согласовывает инспектор по кадрам, соответствующего юридического лица.
- На 2ом этапе менеджер по подбору.
- На 3ем этапе директор, соответствующего юридического лица.
При успешном согласовании создается сделка на подбор в блоке CRM системы. Она отображается в воронке "Подбор персонала", что позволяет HR-специалистам контролировать каждый этап процесса подбора.
При неуспешном согласовании заявка возвращается на доработку к тому сотруднику, который ее заполнил и отправил. Это позволяет исправить и уточнить информацию. Такая система обратной связи и возврата на доработку гарантирует, что все необходимые данные и требования будут правильно указаны.
Таким образом, внедрение бизнес-процесса в системе автоматизации позволяет компании оптимизировать и совершенствовать процессы подбора и согласования персонала, упростить коммуникацию между сотрудниками и поддерживать прозрачность во всей организации.
Воронка “Подбор персонала”
После согласования ответственных в CRM создается карточка заявки. В нее автоматически подтягиваются поля, заполненные в форме: “Наименование должности”, “Основные обязанности должности” и др.
После создания заявки Менеджер по подбору персонала ведет ее исходя из этапов работы:
- Новая заявка: После создания заявки в CRM, она помечается как новая и готова к обработке менеджером по подбору персонала.
- Взяли в работу: Менеджер начинает работу над заявкой, ищет подходящих кандидатов для должности.
- Поиск кандидата: Менеджер создает карточки кандидатов внутри заявки на подбор. Все кандидаты отображаются на карточке заявки.
- Трудоустройство: После выбора подходящего кандидата, заявка переходит на этот этап. Здесь происходит процесс трудоустройства выбранного кандидата.
Смарт-процесс "Поиск кандидатов"
Каждый кандидат в системе имеет карточку, в которой отображаются все необходимые данные, такие как контактная информация, резюме, результаты собеседований и т.д. Менеджер по подбору может добавлять комментарии и отмечать этапы работы с кандидатом.
- При переводе кандидата на этап "Собеседование с руководителем", руководителю автоматически приходит напоминание о встрече. После собеседования руководителю поступает задание "Отзыв о кандидате", и его комментарий записывается в карточку кандидата.
- Если предусмотрен период стажировки, по его окончании руководителю также задается задание для оценки кандидата.
- Если согласован 1 сотрудник по итогу воронки - остальные автоматически переводятся на неуспешную стадию.
Смарт-процесс "Трудоустройство"
Когда кандидат приглашен на работу, менеджер отмечает этот этап на карточке кандидата и процесс переходит к следующему этапу "Трудоустройство" в воронке "Подбор персонала". В этот же момент инспектору по кадрам приходит уведомление о появлении нового кандидата на трудоустройство.
Инспектор по кадрам может нажать на Имя кандидата в поле Кандидат и открыть всю информацию по кандидату которую прикреплял Менджер по подбору персонала.
Смарт-процесс трудоустройства включает этапы от нового сбора документов до подписания:
- Новый кандидат на трудоустройство
- Сбор документов
- Подписание документов
- Завершено
Когда сотрудник отдела кадров переводит кандидата на этап подписания документов, заявка автоматически перемещается на успешный этап "Трудоустроен".
Важно отметить, что руководитель, который создал заявку, может в любой момент закрыть ее, если сотрудник больше не нужен. В этом случае все элементы смарт-процессов закрываются как неуспешные.
Результат
Мы успешно выполнили поставленную задачу: перенесли все данные с предыдущего сервиса автоматизации в корпоративный портал Битрикс24 и выстроили прозрачные и эффективные процессы подбора и согласования.
Наша система автоматизации подбора кандидатов стала незаменимым инструментом для компании, позволяющим сэкономить время и ресурсы, а также повысить качество процесса подбора.
Мы уверены, что наша работа сделает найм персонала более эффективным и успешным, а HR-специалистов счастливее.
Похожая задача? Оставьте заявку
Контакты
Группа компаний «Бико»
- +7(966)999-08-52
- Сайт: bicotender.ru/bitrix24
