Вы внедрили Битрикс24, завели туда сделки, клиентов, настроили воронки, дали доступ сотрудникам и даже разработали для них инструкции по работе. Какое-то время всё идет как надо, но спустя три-четыре месяца сотрудники начинают сталкиваться с неудобствами: каких-то функций не хватает, и хочется расширить возможности системы. Другие, наоборот, реализованы так неудобно, что от них хочется избавиться. В итоге команда приходит к выводу, что ожидания от CRM не совпадают с реальностью, и забрасывает работу в программе.
Чтобы Битрикс24 не превратился в балласт после внедрения, систему нужно постоянно развивать — добавлять новые функции, убирать ненужные, дорабатывать структуру и воронки. Рассказываем, как реализовать развитие Битрикс24 после внедрения, чтобы он стал эффективным инструментом команды.
Воспользуйтесь бесплатной техподдержкой от компании Соль!
Почему нельзя один раз настроить Битрикс24 и забыть про него
Любая CRM-система должна развиваться. Потому что, даже если ее функциональность остается прежней, меняются внешние условия. Одни отделы в компании ликвидируются, другие добавляются, меняется порядок работы с документами, а иногда и законодательство. Если вовремя не адаптировать CRM под новые условия, пользоваться ей станет неудобно. Сотрудники перестанут вносить задачи, данные новых клиентов, а затем совсем откажутся от системы. Вот два признака, что в CRM пора что-то менять.
В компании изменились процессы. Например, в отделе продаж два направления: по работе с новыми клиентами и с существующими. Руководство добавляет еще одно, которое будет заниматься ушедшими покупателями, и корректирует рабочие процессы.
Можно ничего не менять в CRM, не трогать воронки и сценарии. Первым двум подразделениями будет удобно работать в Битрикс24, а третьему — нет. Менеджеры начнут путаться, в чьей зоне ответственности находится тот или иной клиент. Чтобы этого не случилось, нужно настроить новые процессы в системе: создать воронки, цепочки, изменить права доступа для сотрудников и руководителей.
В компании поменялись люди. Даже если бизнес-процессы уже отлажены, всегда есть ротация кадров: приходят новые сотрудники, старые получают повышение. Если не обучать их работать с Битрикс24, каждый будет использовать CRM как удобно.
Специалисты «Соли» улучшили CRM Битрикс24 более чем в 300 компаниях. На основе этого опыта мы выделили четыре шага, которые помогут развивать систему после внедрения.
Шаг 1. Составьте план — без него ничего не получится
Как только компания понимает пользу от Битрикс24, появляется желание внедрять всё новые и новые доработки. Если нет конкретной цели и плана, могут появляться какие угодно задачи: полностью автоматизировать все процессы, настроить десятки новых отчетов и интеграций. Сразу всё сделать не получится, поэтому при развитии CRM компании нужны цель и четкий план.
В «Соли» мы составляем план доработок для каждого клиента. В нем обозначаем цель развития системы и сроки. Затем определяем глобальные задачи и декомпозируем их на более мелкие, расписываем детальный план работ на ближайшие два месяца и разбиваем его на недельные спринты.
Шаг 2. Убедитесь, что в плане есть возможность для маневра
Если вы разработали пошаговую последовательность действий на долгий срок, к моменту завершения работ результат может вам не пригодиться. Например, в августе вы начали оптимизировать работу в офисе — план расписан на пять месяцев. А в октябре 80% сотрудников перешли на удаленку — теперь прежний план только тормозит работу.
У специалистов «Соли» гибкий подход к доработке Битрикс24: если задача больше не актуальна для бизнеса, мы заменяем ее на более приоритетную. Планы сверяем с клиентами раз в неделю. Например, если запланирована автоматизация документооборота, но появилась необходимость настроить дистанционное управление проектами, мы подстроимся под задачи компании.
Шаг 3. Выкиньте из плана задачи, которые не соответствуют цели
Не факт, что вам понадобятся все функции Битрикс24. Если вы подсмотрели интересное решение и захотели его внедрить, сначала подумайте: а действительно ли оно нужно, будет ли работать в вашей компании? Без четких ответов на эти вопросы можно выстроить сложную систему, которая будет не упрощать, а стопорить работу.
Например, в Битрикс24 можно автоматизировать процесс согласования договоров, чтобы все причастные сотрудники отмечали свое согласие в бизнес-процессе. Если кто-то договор не согласовывает, процесс перезапускается. Для небольшой команды такое решение оптимальное. Но в большой компании, где договор не только согласуется, но и правится по несколько раз, оно будет усложнять процесс.
По опыту «Соли», руководители и собственники бизнеса не всегда могут выбрать наиболее приоритетные функции Битрикс24 для внедрения. Поэтому лучше доверить доработку системы экспертам, которые разбираются в продукте. Они подскажут, как быстрее и проще реализовать нужные функции в CRM.
Шаг 4. Сфокусируйтесь на выполнении тех задач, которые остались
Часто бывает так: руководитель решил внедрить Битрикс24. За три месяца интегратор всё внедряет и настраивает, составляет план работ по развитию системы. Но потом руководитель выключается из процесса: находит более срочные задачи, долго отвечает на вопросы разработчиков, уделяет работе с CRM всё меньше внимания. Такой подход ведет к тому, что нужные функции не реализуются вовремя, а оптимизация CRM затягивается.
Если теряется фокусировка, все усилия, потраченные на внедрение Битрикс24, сходят на нет. Поэтому всегда должен быть ответственный за администрирование процесса коммуникации — и на стороне клиента, и на стороне заказчика. В «Соли» мы регулярно напоминаем клиентам о встречах и стараемся выстроить работу максимально прозрачно.
Чтобы CRM Битрикс24 делала работу вашей компании проще и эффективнее, а не создавала проблемы, воспользуйтесь услугой «Сопровождение» от «Соли». Мы:
- подскажем, какие функции действительно помогут решить задачи бизнеса;
- составим подробный план работ, а если нужно — адаптируем его под новые условия;
- организуем коммуникацию так, чтобы вы в любой момент понимали, над чем идет работа.
