Прочитайте историю одной компании ниже. Если вы видите сходство с ситуацией в своем бизнесе, то смею заметить, однозначно это не просто совпадение.
"В нашей компании мы описывали процессы с помощью традиционного программного обеспечения.
На создание документации уходили дни (а то и недели), а при оформлении в виде файлов Word она была запутанной.
Что касается автоматизации процессов и наличия KPI, то фух... какой большой труд по созданию систем и программ для этого...
Только для создания пользовательской формы требовалось несколько программистов и десятки часов работы.
А дальше - тесты и еще тесты, исправление "багов" , бесчисленные переделки процессов, путаница элементов из-за отсутствия соглашения о моделировании.
Пока однажды я не услышал волшебную аббревиатуру, состоящую всего из 4 букв: BPMS".
В этой статье я расскажу обо всех гранях BPMS, и вы увидите, что с помощью этой технологии изменить управление компанией не так уж и невозможно.
Business Process Management Suite: Преимущества BPMS
Сотрудники компании и IT технологии объединяются для достижения единых целей. Оптимизируется время, затрачиваемое на выполнение той или иной работы.
Для создания эффективной и логичной последовательности событий в организации необходима система управления бизнес-процессами (BPMS).
Такое программное обеспечение, объединяющее несколько инструментов и функциональных возможностей, необходимых BPM, называется BPMS.
Система может анализировать и моделировать процессы, автоматически генерировать документацию, мониторить показатели эффективности в реальном времени и автоматизировать.
Все, что нужно в вашей компании!
Узнать больше: 10 подводных камней управления задачами по электронной почте
Этапы управления бизнес-процессами
Шаг 1: Анализ
Изучите процесс в его текущем состоянии и спроектируйте его с помощью программного обеспечения BPMS, которое фактически представляет собой набор определенных программных продуктов BPM.
Стандарты, внутренние руководства, отчеты и т. д. Собрать всю информацию о процессах, видах деятельности и задачах и создать первую версию процессов, называемую "AS IS".
Шаг 2: Перепроектирование и моделирование
С помощью того же программного обеспечения можно смоделировать новый процесс. После выявления "узких мест", отклонений, задержек и других моментов, требующих улучшения, можно создать модель нового процесса.
Это называется моделью "TO BE".
Не стоит забывать и о том, что решения по управлению бизнес-процессами позволяют автоматически создавать документацию с полной историей эволюции процесса.
Шаг 3: Автоматизация и исполнение
Если вы думаете, что вам нужно просто документировать свои процессы, а потом ничего не делать... Не тратьте свои деньги!
Максимум эффекта от внедрения BPM вы сможете достичь только тогда, когда вы не только документируете, но и автоматизируете процесс, это и есть эффективное управление процессом.
Итак... как автоматизировать процесс теперь, когда у вас есть его модель?
Очень просто: в самом программном обеспечении BPMS есть все необходимое для этого.
Традиционно автоматизацией занимаются разработчики систем, но с BPMS все гораздо проще.
На самой структуре диаграммы процесса можно выполнять интуитивно понятные, перетаскиваемые команды, что позволяет быстро завершить автоматизацию (намышковать процесс).
Ответственность, сроки, пользовательские формы, бизнес-логика и интеграции. Это примеры настроек, которые выполняются на данном шаге.
Шаг 4: Мониторинг
Простые в интерпретации дашборды сразу после автоматизации будут предоставлять данные, необходимые для того, чтобы понять, действительно ли улучшения в процессах дают желаемые результаты.
Представьте себе это на экране руководителя или на общем мониторе, чтобы все сотрудники могли следить за показателями!
Шаг 5: Оптимизация
На основании полученных результатов вы возвращаетесь к схеме процесса, смоделированной в BPMS, и ищете новые пути для дальнейшего непрерывного совершенствования.
И все это без необходимости переключаться с одного BPM инструмента на другой!
На этом этапе важно, чтобы BPMS обладала возможностями версионирования процессов. Это позволяет развивать процесс без потери истории изменений (трассировки). Вы не будете беспокоиться о сохранении запросов на изменения и различных версий процесса, что невозможно при разработке традиционных систем.
Поэтому, следуя всем этим шагам, можно легко внедрить настоящее непрерывное совершенствование, а также управление по результатам и эффективные KPI.
8 функций, которыми должны обладать все BPMS
Если вы хотите добиться таких же результатов в своей компании, ознакомьтесь с этими 8 функциями, которыми должно обладать хорошее решение для управления бизнес-процессами:
1 - Удобный интерфейс проектирования технологических процессов
Не зацикливайтесь на программистах, каждый сотрудник вашей организации должен иметь возможность создавать свои собственные рабочие процессы. Это называется Low Code BPM.
2 - Упрощенное создание диаграмм процессов
Хороший инструмент для создания диаграмм процессов должен обеспечивать хорошую поддержку стандарта BPMN 2.0 , удобный визуальный конструктор, а также удобный и приятный макет.
3 - Облачное хранение данных
Облачный BPM-инструмент стоит дешевле, не требует обслуживания, более динамичен и безопасен, чем локальная модель.
4 - Интегрированные отчеты и дашборды
Лучшие BPMS имеют отчеты, которые можно настроить для отслеживания любого элемента, пользователя или задачи одним щелчком мыши.
5 - Уведомления в реальном времени
Настраиваемые автоматические уведомления позволяют держать участников в курсе событий и предупреждать о новых задачах.
6 - Гибкость в создании процессов
Некоторые бизнес-процессы могут быть сложными и требуют использования бизнес-правил, развилок, параллельного исполнения и возможности настройки отчетов.
Хорошее решение для управления бизнес-процессами позволяет не только выполнять эти задачи, но и легко автоматизировать их.
7 - Интеграционный потенциал
BPM-инструмент должен иметь удобные соединения с общими платформами и API для пользовательских интеграций, в частности, веб-сервисы типа REST.
8 - Инвестиции, компенсирующие затраты
Выберите вариант, при котором компания может платить ежемесячно, чтобы получить более низкие цены и расходы, соответствующие размеру организации.
В идеале - модели SaaS BPMS.
Итак, теперь, когда вы уже знаете все о решениях управления бизнес-процессами, ознакомьтесь с тем, чем может порадовать вашу компанию решение Heflo, в котором можно одновременно и отрисовывать и автоматизировать процессы.
Автоматизация бизнес-процессов на low code BPMS Heflo - YouTube
Ставьте лайки, подписывайтесь на наш одноименный канал на Youtube, делитесь своим мнением в комментариях!
https://www.youtube.com/@Hefloclub
Обсуждение по автоматизации бизнеса, полезные советы и инструкции по использованию продукта Heflo в сообществе телеграмм @hefloClub
