АО «ГЕОМИР» создано в 2002 году коллективом профессионалов в области информационных, навигационных и космических технологий. На сегодняшний день основными направлениями работы являются создание электронных карт полей, агроконсалтинг и осмотр полей для выявления проблемных участков. В число клиентов компании входят крупнейшие АПК, а также развивающиеся организации агропромышленного комплекса.
Коммуникация внутри компании, а также основные рабочие процессы, реализованы в Битрикс24.
Задачи
Автоматическое формирование коммерческого предложения.
На момент обращения сотрудники компании заказчика вручную формировали коммерческие предложения по каждой новой сделке. Данный процесс занимал большое количество времени. Кроме того, вследствие человеческого фактора в КП периодически допускались ошибки и опечатки. Заказчику требовалось автоматизировать процесс формирования КП с учетом данных о компании и площади земель клиента.
Автоматическое формирование договора и счета на оплату с учетом данных из КП.
Для каждой сделки необходимо формировать договор. Как и в случае с коммерческим предложением, раньше это приходилось делать вручную. Чтобы не тратить время сотрудников на рутинные задачи, требовалось разработать функцию автоматического формирования договора и счета на оплату.
Решение
Создание нового кастомного поля в карточке Сделки.
Так как деятельность заказчика связана с организациями агропромышленного комплекса, в карточках Компаний указывается площадь полей. Данная информация необходима для расчета стоимости услуг, а также формирования КП, договора и счета. Для решения задачи по автоматизации процесса формирования документов данную информацию необходимо фиксировать в карточках Сделок.
Нашими специалистами было реализовано дополнительное кастомное поле «Площадь сельхозземель», где фиксируется площадь полей, которые принадлежат клиенту. Данные в поле заполняются автоматически на основе информации из карточки Компании. В случае необходимости менеджер компании может отредактировать площадь полей вручную. Например, если услуга оказывается только по ограниченному участку земель.
Настройка бизнес-процесса по формированию коммерческого предложения.
Нашими специалистами был разработан и реализован новый бизнес-процесс, который позволяет автоматически формировать коммерческое предложение.
После создания новой сделки менеджеру компании необходимо запустить процесс «Рассчитать КП». Система предложит выбрать один из пакетов услуг, а также размер персональной скидки.
После нажатия кнопки «Запустить» КП будет сформировано и зафиксировано в карточке Сделки. Стоит отметить, что КП содержит в себе описание услуги, стоимость, размер скидки и общую площадь обслуживаемых полей.
Кроме формирования КП, запущенный бизнес-процесс автоматически добавляет номенклатуру в раздел «Товары».
Реализация бизнес-процесса автоматического формирования Договора и Счета.
Факт формирования КП автоматически фиксируется в разделе «Предложения». Благодаря этому менеджеры компании могут отслеживать, на каком этапе находится работа с клиентом. Как только клиент принимает предложение, менеджерам компании необходимо указать статус «Успешно».
Как только менеджер переведет КП в статус «Успешно» договор и счет будут сформированы автоматически. Документы содержат в себе всю необходимую юридическую информацию, а также данные о стоимости услуг из сформированного ранее КП.
Результат
Главный итог нашей работы - автоматизация процесса формирования коммерческих предложений, договоров и счетов. Сотрудникам компании заказчика больше не нужно вручную формировать перечисленные выше документы и тратить на это рабочее время. Весь процесс занимает считанные секунды.
Наше решение помогло заказчику:
- Оптимизировать и ускорить процесс подготовки КП и Договора.
- Минимизировать риск человеческого фактора при подготовке документов.
- Более эффективно использовать время сотрудников отдела продаж.
