АО «ГЕОМИР» создано в 2002 году коллективом профессионалов в области информационных, навигационных и космических технологий. На сегодняшний день основными направлениями работы являются создание электронных карт полей, агроконсалтинг и осмотр полей для выявления проблемных участков. В число клиентов компании входят крупнейшие АПК, а также развивающиеся организации агропромышленного комплекса.
Коммуникация внутри компании, а также основные рабочие процессы реализованы в Битрикс24.
Задача
Автоматизация процесса предоставления рассрочки оплаты по счету
Компания заказчика работает с долгосрочными контрактами на десятки миллионов рублей. Многие клиенты АО «ГЕОМИР» предпочитают производить оплату частями в течение определенного периода.
На момент обращения в компании заказчика была реализована сложная схема по работе с крупными проектами. Менеджеры отдела продаж вручную создавали несколько счетов на основе шаблона в документе Word, а потом загружали его в Битрикс24. В дальнейшем сотрудникам было необходимо самостоятельно контролировать сроки оплаты. Это приводило к периодическим нарушениям сроков оплат и убыткам.
Заказчику требовалось автоматизировать процесс разделения счета на несколько платежей, а также создать эффективную систему для контроля внесения денежных средств.
Решение
Новый бизнес-процесс по разделению счета на несколько частей.
Нашими специалистами был разработан и реализован новый бизнес-процесс «Разбить счет на несколько платежей». Работа процесса делится на 2 этапа.
Выбор разделения счета
Перед запуском бизнес-процесса открывается окно, в котором менеджеру необходимо выбрать один из вариантов разделения счета на 2 или 4 платежа.
Конвертация в несколько счетов
После выбора наиболее подходящего варианта менеджеру остается нажать кнопку «Запустить». Далее бизнес-процесс автоматически разделяет общий Счет в Сделке на выбранное количество Счетов. При этом у каждого Счета будет установлена отдельная сумма и индивидуальный срок оплаты. Стоит отметить, что общая стоимость услуг остается неизменной, однако сумма платежа указывается в отдельной строке.
Система нотификаций по счетам.
Как мы говорили ранее, каждый созданный счет обладает собственным сроком оплаты. Чтобы менеджеры заблаговременно напоминали клиенту о необходимости внести платеж по договору, был реализован еще один бизнес-процесс.
Функционал данного бизнес-процесса достаточно простой. Однако именно он позволяет эффективно контролировать соблюдение сроков оплат по счетам. Система автоматически напоминает ответственному за Сделку сотруднику о том, что приближается срок оплаты. Уведомления поступают за 30 и за 7 дней до установленной даты платежа.
Результат
Главный итог нашей работы - автоматизация и унификация процесса предоставления рассрочки оплаты по счету, а также создание эффективной системы для контроля сроков оплаты. Сотрудникам компании заказчика больше не нужно вручную формировать несколько счетов и следить за сроками платежей.
Наше решение помогло заказчику:
- Оптимизировать и ускорить процесс разделения счета на несколько платежей.
- Автоматизировать рутинные задачи по контролю за сроками оплаты.
- Своевременно уведомлять клиентов о необходимости внесения платежа по договору.
- Своевременно получать оплату по контрактам.
- Более эффективно использовать время сотрудников отдела продаж.
