«Блочная система»
Суть техники в том, чтобы разбить задачи на однотипные, закрыв один блок, можно приступить к следующему. Таким образом задачи закрываются последовательно и не нужно слишком сильно перестраивать свой мозг с задачи на задачу, так как один блок включает в себя довольно однотипные задачи:
- Обработка почты.
- Телефонные разговоры.
- Работа с документами.
- Общение.
- Отдых.
Продолжительность блоков от 25 до 90 минут.
Данная техника подходит не всем. Если ваш мозг требует постоянной динамики и «перепрыгивания» с задачи на задачу, то лучше воспользоваться блочным методом по другому. Задачи также делятся на блоки, однако на «нелюбимые» дела вы даёте себе 20-25 минут, после чего чередуете их с «любимыми». Так, получится держать свой мозг в ресурсе и быстрее справляться с работой.
ABC-анализ
В данной технике необходимо разделить задачи на 3 группы:
A - первоочередные: 15% времени/ 65% результата
B - второстепенные: 20% времени/ 20% результата
C - малозначительные: 65% времени/ 15% результата
Наша задача, когда мы сформулировали дела, подумать, что с ними делать. По следующему алгоритму: мы составляем список всех своих будущих задач на день, систематизируем их по важности, устанавливаем очередность и пронумеровываем. И соответственно мы их оцениваем. Задачи категории A мы решаем самостоятельно. Если у нас задача категории B, то либо решаем сами, либо делегируем. Задачи категории C желательно отдать кому-то другому, сортировать, автоматизировать и делать это как можно быстрее, потому что слишком много на них тратится времени , а результат маленький.
Метод «Альпы»
- Составление списка задач на день.
- Оценка длительности планируемых действий - сколько времени потребуется на каждую задачу.
- Резервирование времени (в соотношении 60:40).
- Принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных операций.
- Анализ (учет несделанного, неправильно оцененного времени и т.д.).
В методе особенно хотелось бы отметить пятый пункт. По сути, именно от него будет зависеть эффективность использования техники. 5 пункт «шлифует» данный метод и с каждым днем вы становитесь всё более эффективны, так как уже лучше можете определить на какие задачи сколько времени понадобится. Также появляется понимание, действительно ли нужно резервное время в таком соотношении, может быть конкретно для вас будет лучше соотношение 50:50 или вообще 30:70.
Метод помидоров
- Определитесь с задачами, которые планируете выполнять, расставьте приоритеты (матрица Эйзенхауэра).
- Установите таймер на 20-25 минут.
- Работайте ни на что не отвлекаясь, до сигнала таймера.
- Сделайте короткий перерыв (5 минут).
- После каждого 4-го “помидора” делайте длинный перерыв (15-30 минут).
Я использую данный метод только в тех случаях, когда выполнение задачи не приносит мне удовольствие. Важно разгружаться, чтобы не потратить множество часов на унылую, скучную работу, которую однако необходимо выполнить. В случае, если вам нравится деятельность, даже если она займет у вас несколько часов непрерывной работы, то лучше не прерываться, так как вы будете находиться в состоянии повышенной продуктивности.
Бывает и третий случай, когда мы занимаемся чем-то новым и не знаем, понравится нам это делать или нет. В таком случае можно поставить будильник на 25 минут и дать себе возможность сделать перерыв. Таким образом, приступая к работе, вы точно знаете, что через 25 минут сделаете заслуженный перерыв, если вам не понравится то, чем вы занимаетесь. А если понравится, то вы его просто отключите и продолжите свою деятельность. Почему именно 25 минут? Человеческому мозгу нужно 23 минуты, чтобы сконцентрироваться и погрузиться в конкретную задачу/деятельность, после чего продуктивность, о которой я писал выше, вырастает в разы.