Многие компании работают с тендерами, в основном собирая заявки на площадках, которые объединяют их со многих других источников. Менеджеры следят за новыми тендерами, отбирают нужные, заносят в Excel (или любую другую свою информационную систему), регулярно отслеживают изменения тендера.
Это приносит ряд неудобств:
- Нужно перебивать данные вручную к себе, при этом можно совершить ошибки.
- Отслеживание изменений является рутинной операцией, можно что-то случайно упустить.
- Если менеджер забыл внести себе данные по отслеживанию окончания срока подачи или других важных дат, за другой работой может просто забыть про заявку
- Руководителям сложно контролировать подчиненных.
- Ведение продаж в Excel в принципе не является корректным подходом – эта программа создана для других целей.
Все эти неудобства приводят к увеличению времени обработки заявки, потерям данных и заказов.
Одна из компаний, которая обнаружила у себя все эти проблемы, обратилась к нам с запросом комплексного внедрения системы управления бизнесом Битрикс24, а также интеграции Битрикс24 с тендерной площадкой SELDON.
Основной запрос клиента
Заявки из SELDON должны приходить ежедневно в Битрикс24 по выбранным фильтрам. Все основные изменения по заявке SELDON должны приходить в карточку заказа Битрикс24, а также менеджеру уведомлением.
Что мы сделали
Наши специалисты реализовали передачу данных из SELDON в Битрикс24. Теперь менеджеры ежедневно получают тендеры автоматически в виде сделок внутри Битрикс24, самостоятельно отбирают для себя подходящие заявки, берут в работу по регламенту «кто первый взял».
Все изменения по тендерной заявке со стороны Seldon автоматически приходят в карточку Битрикс24 и уведомлением менеджеру.
По причине загруженности менеджеров и для исключения их забывчивости подать заявку на участие, мы настроили автоматические уведомления - за несколько дней, а также в день окончания.
Все заявки, которые не взял ни один менеджер в работу в течение недели, считаются системой как нецелевые и автоматически закрываются в отказ – участие менеджера не требуется.
Результаты
- Внедрение Битрикс24 позволило полноценно контролировать работу менеджеров, а также появилась возможность в дальнейшем анализировать рынок.
- Интеграция двух информационных систем и своевременные уведомления об изменениях позволили сократить время на обработку тендерных заявок, исключить ошибки при введении ручных данных – таким образом у менеджеров появилось время на другие продажи и обработку – увеличились продажи.
- Реализация логики распределения тендеров по типу «кто первый взял» позволяет вести здоровую конкуренцию внутри отдела продаж, стимулировать менеджеров и достигать лучших результатов.
