ГИС ЭПД: особенности работы в системе и её функционал

Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) разработана Минтрансом для автоматизации электронного документооборота организаций и ИП, которые работают в транспортной или логистической сфере, а также для предоставления сведений из базы данных системы при наличии соответствующего запроса. Рассмотрим, как работает система, какие электронные документы охватывает, что нужно для подключения к ней и направления документов и сведений.

ГИС ЭПД запущена Минтрансом с 1 сентября 2022 года в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931 (ред. от 25.03.2023). Этим нормативным актом утверждены правила:

1. Обмена ЭПД и сведениями, содержащимися в таких документах.
2. Направления ЭПД и сведений в ГИС ЭПД.
3. Предоставления по запросу оператора ГИС ЭПД информации, связанной с направлением в систему ЭПД сведений, и их обработкой.

Несмотря на то что в настоящее время обмен электронными перевозочными документами не является обязательным, если юридическое лицо или предприниматель используют их в работе, то направлять такие документы в ГИС ЭПД нужно.

Пользователи системы:

• Минтранс и другие государственные органы, которые могут по запросу получать из системы необходимую информацию;
• организации и ИП, которые являются участниками автомобильных грузоперевозок и направляют в систему электронные перевозочные документы и сведения через операторов ИС ЭПД (операторов ЭДО, которые включены в реестр операторов ИС ЭПД).

На момент запуска система поддерживала работу с электронными транспортными накладными, заказами-нарядами и сопроводительными ведомостями. С 1 марта 2023 года появилась возможность оформления электронных договоров фрахтования, заказов (заявок) и путевых листов.

Перечень электронных перевозочных документов Минтранс планирует постепенно расширять. Помимо самих электронных перевозочных документов, в системе содержится информация об их подписании: кто, когда и какой документ подписал с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Возможности и преимущества ГИС ЭПД

Передача электронных перевозочных документов в ГИС ЭПД избавляет от необходимости их составления на бумаге. Если нужно проверить перевозочный документ, сотрудник государственного органа (например, ФНС или ГИБДД) обратится к ГИС ЭПД и удостоверится в его наличии, а также получит нужные сведения из содержания проверяемого документа.

Если компания или ИП взаимодействует с ГИС ЭПД, бумажные перевозочные документы не нужно составлять и иметь при себе, а значит, документы не будут повреждены или утрачены. Это ещё одно преимущество.

Работа с ГИС ЭПД поможет перейти на электронный документооборот и при взаимодействии с контрагентами — другими участниками в цепочке перевозки груза. На каждом этапе каждый следующий участник грузоперевозки получает электронный перевозочный документ из системы (через своего оператора ИС ЭПД) и должен подтвердить этот факт. Это обеспечит, среди прочего, возможность проследить по документам движение груза, а также определить его местонахождение (у конкретного участника грузоперевозки).

Пример электронного взаимодействия участников грузоперевозки через систему ЭПД:

1. Отправитель груза составляет электронный перевозочный документ (например, транспортную накладную) установленного формата, подписывает документ КЭП и направляет его оператору ЭДО (оператору ГИС ЭПД).
2. Оператор ЭДО проверяет документ на предмет соответствия формату, а квалифицированный сертификат — на действительность. Если выявлены ошибки, документ возвращают грузоотправителю для исправления. Если всё в порядке, оператор отправляет документ в ГИС ЭПД.
3. Система обрабатывает полученный документ, делает сверку сведений из документа с другой информацией, если она поступила ранее от других участников грузоперевозки. Если документ принят системой, оператор ЭДО направляет его дальше по цепочке — грузоперевозчику и грузополучателю.
4. На уровне грузоперевозчика приём груза первично подтверждает водитель или другое ответственное лицо: в сервисе ЭДО делается об этом отметка и подписывается простой или неквалифицированной электронной подписью — в зависимости от локального регламента. После подтверждения приёма груза уполномоченный представитель грузоперевозчика подписывает полученный от оператора ЭДО документ (определённый его раздел) с помощью квалифицированной электронной подписи. После этого считается, что груз принят грузоперевозчиком. Подписание документа будет зафиксировано оператором ЭДО и передано в ГИС ЭПД.
5. Получатель груза после доставки принимает его и подписывает КЭП свой раздел перевозочного документа. Водитель также подписывает простой (ПЭП) или неквалифицированной (НЭП) электронной подписью свой раздел документа, фиксируя, что груз доставлен.
6. Электронный документооборот завершает грузоперевозчик (транспортная компания), которая оформляет завершение доставки груза, делает об этом отметку в документе, подписывает КЭП и передаёт сведения через оператора ЭДО в ГИС ЭПД.

Это простой пример взаимодействия. При наличии других участников грузоперевозки или иной схемы доставки некоторые процессы и документы могут дополнять документооборот. Важно, что на протяжении всей грузоперевозки, при оформлении, подписании каждого перевозочного документа, каждого отдельного его раздела, все события будут фиксироваться в ГИС ЭПД через оператора ЭДО. И фактически именно оператор ЭДО — главное связующее звено между всеми участниками грузоперевозки и ГИС ЭПД.

Подключение к системе электронных перевозочных документов

Для работы в системе создан портал ГИС ЭПД, однако доступ к нему получают только государственные органы и их сотрудники. К системе также напрямую подключены операторы ИС ЭПД, включённые в специальный реестр.

Участники автомобильных грузоперевозок прямого доступа к системе не имеют. Для передачи в систему электронных перевозочных документов и их получения они должны заключить соглашение об ЭДО с оператором ИС ЭПД (оператором ЭДО) и взаимодействовать с системой через такого оператора.

Для оформления, подписания и направления электронных перевозочных документов необходим квалифицированный сертификат электронной подписи. Представители бизнеса получают сертификат в Удостоверяющем центре ФНС или у его доверенного лица. Сотрудники компаний могут получить квалифицированный сертификат в любом коммерческом удостоверяющем центре с аккредитацией Минцифры. Но для взаимодействия с ГИС ЭПД через оператора каждого уполномоченного сотрудника нужно предварительно добавить в профиль организации или ИП на портале Госуслуги (ЕСИА).

Чтобы видеть полные версии статей со ссылками на официальные документы, перейдите в статейный раздел нашего сайта: https://iitrust.ru/articles/