Основы успешной коммуникации с партнерами в интернете
Работа — сложный, комплексный процесс. Помимо высоких профессиональных качеств на результаты сотрудничества с коллегами, руководителями и клиентами влияет множество факторов. Не последнюю роль играет и то, как мы ведем коммуникацию. И если правила делового этикета в целом сформировались давно, то развитие цифровой среды вносит свои коррективы. Или, как принято говорить в диджитале, правки. Их и рассмотрим.
Звонить или писать?
Преимущество сообщений и писем в том, что они не требуют незамедлительного ответа. 10 лет назад звонок сотруднику в офис по его добавочному номеру автоматически предполагал, что он на рабочем месте. Но сегодня мы не можем знать, чем человек занят сию секунду. Если нужно обсуждение, можно запланировать звонок. Напишите коллеге или клиенту свое предложение созвониться и согласуйте удобное время.
Почта, мессенджеры или соцсети?
Ответ зависит от ситуации. Если это первый контакт, предпочтительнее почта. А если вы уже вовсю вместе работаете над проектом, удобнее мессенджеры или даже специальные платформы для ведения рабочей коммуникации с возможностью создавать команды, каналы и обсуждения. Соцсети в любом случае проигрывают: чаще всего их заводят для неформального общения, смешивать которое с работой — не лучший вариант.
Смайлики — это 👌?
В мессенджерах принято пользоваться смайликами, стикерами и быстрыми реакциями, чтобы ускорить и упростить общение. Так что, если вы общаетесь с клиентом в чате и он сам порой в ответ на сообщение со сметой отправляет 👍, все хорошо. Главное — не перестараться и не превратить переписку в новогоднюю елку.
Писать строго в рабочее время?
Желательно. Ваш адресат может выключить вечерние уведомления. А может и не выключить. Вы этого не знаете, поэтому лучше воздержаться от рабочих сообщений с 19:00 до 9:00. Чтобы не забыть послать текст утром, поставьте отсроченную отправку.
Как скоро нужно отвечать?
Во многих компаниях скорость реакции на входящий запрос — один из ключевых показателей эффективности. Если вы не можете предоставить полноценный ответ прямо сейчас, не молчите. Дайте собеседнику знать, когда вернетесь с решением. Сообщение «Простите, я на совещании, отвечу через 2 часа» гораздо лучше тишины.
А если не отвечает собеседник?
Представьте, что у сотрудника затянулась планерка, отключился интернет или случился еще какой-нибудь форс-мажор. Либо он просто занят. Вы можете напомнить о себе повторным сообщением. Но не больше одного раза, чтобы человек не испытывал вину, когда выйдет с совещания или починит связь.
Включать ли камеру на встрече?
Да, зрительный контакт невероятно важен при удаленной работе. По этой же причине лучше периодически переводить взгляд с середины экрана, где вы видите глаза собеседника, на камеру, где они находятся на самом деле.
Пользоваться ли гаджетами на встрече?
Да, если это нужно по работе, а точнее — по делу, которое вы обсуждаете. Перед тем как воспользоваться гаджетом, можно сообщить, для чего вы это делаете. Например, вы фиксируете промежуточные решения в заметке на ноутбуке, а телефон вам требуется, чтобы записать встречу на диктофон и потом все внимательно переслушать.
А записывать видео или аудио можно?
Конечно! Но только с разрешения всех участников встречи.
Какими инструментами лучше пользоваться?
В условиях, когда иностранные ИТ-компании уходят с рынка и отзывают лицензии на свой софт, всё больше российских организаций выбирают отечественное ПО. Например, совсем недавно появился Squadus — цифровое пространство для совместной работы и корпоративного общения в организациях любого размера. В Squadus предусмотрены разные форматы коммуникаций: это могут быть текстовые, аудио- или видеосообщения, а также звонки или конференции. Общаться с коллегами можно где и когда угодно: через настольное приложение, браузер или мобильный телефон. Оставить заявку на демонстрацию можно на сайте МойОфис
В завершении о главном
Всегда действуйте так, как хотели бы, чтобы поступали по отношению к вам — цифровая среда не отменяет это золотое правило.
