Иногда на рабочую почту приходит так много рассылок, приглашений, прайсов и других писем, что разобраться с ними становится сложно. Приходится часами разбирать сообщения, чтобы отделить важное от мусора. Даем несколько простых советов, которые сэкономят время работы с письмами, на примере почтового сервиса VK WorkMail.
Совет 1. Проверяйте почту три раза в день
Если не открывать почту по несколько дней, накопится много писем, на разбор которых нужно потратить часы. Но и проверять ящик каждые 10 минут — плохой вариант, ведь придется отвлекаться от других задач.
Проверяйте почту трижды в день: когда приходите на работу, после обеда и перед уходом. Утром вы вспомните задачи, которые прислали в письмах накануне. В обед — почистите почту от лишнего. Вечером — запланируете задачи на следующий день. Каждая такая проверка будет отнимать 5–10 минут, и почта всегда будет в порядке.
Совет 2. Отпишитесь от ненужных рассылок
Иногда человек подписывается на рассылку, но вскоре она становится неактуальной, и непрочитанные письма лежат месяцами. А на некоторых сайтах рассылки подключаются автоматически, когда заводишь личный кабинет. Такие письма захламляют почту, из-за них сложно найти важное сообщение.
Чтобы ненужных писем стало меньше, отпишитесь от всех ненужных рассылок. Вычислить такие несложно: пролистайте почту и обратите внимание на сообщения, которые не открываете. Если таких писем от одной компании много — отпишитесь. Обычно кнопка для отписки есть в конце сообщения, но если ее там нет, отказаться от писем можно через почтовый сервис.
Совет 3. Распределите письма по папкам
По умолчанию все письма приходят во «Входящие». Когда в одну папку падают все документы, задачи, рассылки и чеки, приходится тратить много времени, чтобы найти важное письмо.
Маркируйте письма, чтобы быстрее находить нужную информацию. Во многих почтовых клиентах можно настроить фильтры, которые будут распределять письма по разным папкам. Например, сообщения от финансовых сервисов будут попадать в папку «Чеки», а письма от сотрудников удобно отсортировать по отделам — «Бухгалтерия», «Маркетинг», «Дизайн».
Совет 4. Дайте доступ сотруднику к своей папке
Когда сил и времени на разбор почты критически не хватает, стоит делегировать эту задачу. Некоторые почтовые клиенты позволяют давать доступ сотрудникам к конкретным папкам. С помощью опции «Ассистент» в VK WorkMail можно частично или полностью делегировать работу со своей почтой другому человеку. При этом делиться паролем не придется, а отозвать доступ можно в несколько кликов.
Как сделать работу с почтой еще удобнее
Можно ускорить разбор писем и выстроить связную работу в команде, если пользоваться почтовым клиентом для бизнеса. Один из таких сервисов — корпоративная почта VK WorkMail, которая специально адаптирована для компаний. Несколько преимуществ сервиса:
- Инструменты администрирования. Вы сможете контролировать доступ сотрудников к письмам, передавать управление почтовым ящиком без логина и пароля, а также заблокировать доступ к корпоративной почте в случае увольнения сотрудника.
- Адресная книга с контактами коллег. В почтовом сервисе легко открыть контакты других сотрудников — они хранятся в общей базе компании. Не придется долго искать нужный адрес, чтобы связаться с коллегой.
- Антивирусная защита. Сервис распознаёт спам-письма, программы-вымогатели и фишинговые сайты. Все ссылки и файлы в сообщениях проходят автоматическую проверку по технологии «Лаборатории Касперского».
Переходите на сайт VK WorkMail, чтобы узнать больше о возможностях почты и подобрать подходящий тариф для вашей компании.
