Итак, таблица в Excel – это прямоугольная область листа, в которой каждая строка представляет собой набор данных, а в ячейке на пересечении данной строки и каждого столбца находится единица данных. Каждому столбцу присваивается уникальное имя. Столбцы таблицы называются полями, а строки – записями. В таблице не может быть записей, в которых нет данных ни в одном поле.
Excel — эффективный помощник бухгалтеров и финансистов, владельцев малого бизнеса и даже студентов. Менеджеры ведут базы клиентов, а маркетологи считают в таблицах медиапланы. Аналитики с помощью эксель формул обрабатывают большие объемы данных и строят гипотезы.
Эксель довольно сложная программа, но простые функции и базовые формулы можно освоить достаточно быстро по статьям и видео-урокам. Однако, если ваша профессиональная деятельность подразумевает работу с большим объемом данных и требует глубокого изучения возможностей Excel — стоит пройти специальные курсы, например тут или тут.
Элементы, из которых состоит формула в Excel
Таблицы являются основным средством форматирования документов со сложной структурой. Доступ к созданию и форматированию таблиц можно получить через меню "Таблица". Для вставки таблицы следует установить курсор на новую строку и выполнить команду Таблица/Добавить таблицу. В окне "Вставка таблицы" следует задать количество строк и столбцов таблицы. Если включен показ непечатаемых символов, то в каждой ячейке таблицы и в конце каждой строки можно увидеть маленький кружок, означающий конец ячейки (строки). Знак конца ячейки всегда расположен в конце вводимого текста.
Ячейки таблицы можно объединять как по горизонтали, так и по вертикали. Для этого объединяемые ячейки следует выделить и выполнить Таблица/Объединить ячейки.
Ширину отдельных ячеек, строк или столбцов можно изменить: выделить соответствующий элемент и переместить границу мышью. При этом указатель должен иметь форму двунаправленной стрелки.
Выделить столбец можно щелкнув указателем мыши по верхней границе столбца. При этом указатель должен принять форму жирной стрелки, направленной вниз. Указанная операция может быть невыполнима, если в таблице имеются объединенные ячейки.
Если выделена вся таблица, то операции выравнивания (например, центрирования) приводят к выравниванию таблицы относительно страницы. В противном случае выравнивается содержимое ячеек таблицы относительно границ ячеек.
Word позволяет выполнять простейшие вычисления в таблицах. Для этого необходимо выделить ячейку, в которую должен быть помещен результат, и выполнить Таблица/Формула... . В окне "Формула" следует записать выражение, которое начинается со знака "=" и содержит константы, ссылки на ячейки-источники данных и функции, связанные знаками математических операций. Ссылки записываются в формате электронных таблиц: A1, D12 и т.д., где буква означает номер столбца, а число – номер строки. Функции вставляются в выражение через поле со списком "Вставить функцию:". Следует заметить, что по сравнению с текстовыми процессорами электронные таблицы являются более удобным инструментом для выполнения вычислений в таблицах.
Вычисления в четвертой ячейке последнего столбца таблицы выполнены по формуле =B4-SUM(C4:F4). Для ячеек, расположенных под этой ячейкой, в формуле изменяются номера строк. Для ячеек последней строки формулы одинаковы: =SUM(ABOVE).
Заливка ячеек и изменение толщины обрамления выполняются через Формат/Границы и заливка.
Информация внутри ячеек выравнивается по горизонтали как обычный текст. Так, числовые значения в рассмотренной таблице выровнены по правому краю с заданием отступа от границы с помощью правой метки на горизонтальной линейке.
В таблицах возможно выравнивание по вертикали. Для этой цели используется панель "Таблицы и границы", в которой, кроме различных способов выравнивания по вертикали, имеется большое количество других инструментов для работы с таблицами, например "Ластик" и "Нарисовать таблицу".
Очень часто при оформлении таблиц требуется уместить в строке ячейки максимальное количество символов. Например, это необходимо, когда заголовок столбца существенно длиннее информации, содержащейся в столбце. Один из способов решения этой проблемы – уменьшение полей ячейки (через Таблица/Свойства таблицы/Ячейка/Параметры...).
Обычно по умолчанию поля равны 0,19 см. Другим способом является использование вертикальной ориентации текста в ячейке через Формат/Ориентация текста.
Формулы эксель: основные виды
Формулы в Excel бывают простыми, сложными и комбинированными. В таблицах их можно писать как самостоятельно, так и с помощью интегрированных программных функций.
Простые
Позволяют совершить одно простое действие: сложить, вычесть, разделить или умножить. Самой простой является формула=СУММ.
Например:
=СУММ (A1; B1) — это сумма значений двух соседних ячеек.
=СУММ (С1; М1; Р1) — сумма конкретных ячеек.
=СУММ (В1: В10) — сумма значений в указанном диапазоне.
Сложные
Это многосоставные формулы для более продвинутых пользователей. В данную категорию входят ЕСЛИ, СУММЕСЛИ, СУММЕСЛИМН. О них подробно расскажем ниже.
Комбинированные
Эксель позволяет комбинировать несколько функций: сложение + умножение, сравнение + умножение. Это удобно, когда, например, нужно вычислить сумму двух чисел, и, если результат будет больше 100, его нужно умножить на 3, а если меньше — на 6.
Выглядит формула так ↓
=ЕСЛИ (СУММ (A1; B1)<100; СУММ (A1; B1)*3;(СУММ (A1; B1)*6))
Встроенные
Новичкам удобнее пользоваться готовыми, встроенными в программу формулами вместо того, чтобы писать их вручную. Чтобы найти нужную формулу:
- кликните по нужной ячейке таблицы;
- нажмите одновременно Shift + F3;
- выберите из предложенного перечня нужную формулу;
- в окошко «Аргументы функций» внесите свои данные.
Самая популярная программа для работы с электронными таблицами «Microsoft Excel» упростила жизнь многим пользователям, позволив производить любые расчеты с помощью формул. Она способна автоматизировать даже самые сложные вычисления, но для этого нужно знать принципы работы с формулами. Мы подготовили самую подробную инструкцию по работе с Эксель.
Операции с формулами
С формулами можно совершать много операций — копировать, вставлять, перемещать. Как это делать правильно, расскажу ниже.
Копирование/вставка формулы
Чтобы скопировать формулу из одной ячейки в другую, не нужно изобретать велосипед — просто нажмите старую-добрую комбинацию (копировать), а затем кликните по новой ячейке и нажмите (вставить).
Отмена операций
Здесь вам в помощь стандартная кнопка «Отменить» на панели инструментов. Нажмите на стрелочку возле нее и выберите из контекстного меню те действия. которые хотите отменить.
Особенности вставки при перетаскивании
Если содержимое ячеек перемещается в другое место, оно полностью замещает собой существовавшие ранее записи. Если вы не хотите замещать прежние данные, удерживайте клавишу в процессе перетаскивания и копирования.
Автозаполнение формулами
Если необходимо скопировать одну формулу в массив соседних ячеек и выполнить массовые вычисления, используется функция автозаполнения.
Чтобы выполнить автозаполнение формулами, нужно вызвать специальный маркер заполнения. Для этого наведите курсор на нижний правый угол, чтобы появился черный крестик. Это и есть маркер заполнения. Его нужно зажать левой кнопкой мыши и протянуть вдоль всех ячеек, в которых вы хотите получить результат вычислений.
Отличие в версиях MS Excel
Всё, что написано в этом посте, касается более современных версий программы 2007, 2010, 2013 и 2016 года. Устаревший Эксель заметно уступает в функционале и количестве доступных инструментов. Например, функция СЦЕП появилась только в 2016 году.
Во всем остальном старые и новые версии Excel не отличаются — операции и расчеты проводятся по одинаковым алгоритмам.
Создание сложных документов при помощи таблиц
Рассмотрим технологию работы с таблицами на примере фрагмента командировочного удостоверения.
• сверху вниз одну или несколько смежных строк, содержащих одинаковое количество надписей и полей для ввода информации и выполнить вставку таблицы с соответствующим количеством строк и столбцов.
• Отформатировать ширину столбцов таблицы и вписать в клетки требуемые надписи.
• Вставить пустой абзац после таблицы.
• Продолжить выполнение пп. 1 – 3 до конца документа - образца. При этом необходимо следить за шириной столбцов вставляемых таблиц, поскольку многие границы должны совпадать с границами ячеек в верхних таблицах.
• Удалить вставки пустых абзацев – документ будет выглядеть как единое целое.
• Просмотреть документ в режиме предварительного просмотра (Файл/Предварительный просмотр) и сравнить его с оригиналом. В этом режиме убираются все непечатаемые символы и границы области текста.
Окончательно отредактировать документ, устранив ошибки и задав требуемые обрамления.
Заключение
Я написала этот пост, чтобы Вам было легче освоить Excel. Доступным языком рассказали о формулах и о тех операциях, которые можно с ними проводить.
Надеюсь, что эта информация станет полезной для вас. Не забудьте сохранить ее в закладки и поделиться с коллегами, друзьями.
————————————————————————
Хочу представить Вашему вниманию свою работу:
