Многие компании создают огромное количество полезного для работы материалов: справочные документы, обучения онлайн, памятки и так далее.
Без нормальной системы - все моментально теряется. Иногда бывают такие сотрудники, которые бережно все сохраняют. А потом руководство удивляется, когда обнаруживают такой "склад":)
Сегодня мы хотим показать важность того, чтобы Вы заранее продумали методику хранения всех своих усилий.
Варианты организации хранения
Реестр в виде онлайн-таблицы
Самый простой и быстрый вариант для запуска. Практически каждый сотрудник сможет создать нужную таблицу в соответствующем сервисе, а потом - просто редактировать (например - удалять неактуальные материалы).
Самое главное - правильно раздать права доступа по сотрудникам, чтобы кто-то не натворил беды: удалил что-то, ссылку поломал - поверьте, за свой опыт многое видели.
Саму таблицу можно структурировать либо по направлениям, либо по типам материалов (видео, текст и прочее). Здесь уже Вам виднее, как сотрудникам будет проще ориентироваться.
Внутри информация не только с названием, но и кратким описанием, чтобы не нажимать лишние кнопки:) Вот пример:
Документ на общем диске
Есть компании, в которых существует собственная ИТ-инфраструктура, в которой имеется корпоративный сетевой диск.
Да, на нем можно хранить материалы, но вопрос именно доступа к ним, а точнее - местонахождения.
И здесь принцип крайне близкий к онлайн-таблицам: создается текстовый документ, в которым указываются:
- Доступные направления справочных материалов
- Названия и краткое описание
- Гиперссылка на местонахождение на сетевом диске
Вы не представляете, насколько сильно это облегчает процесс поиска и обучения!
Встроенные решения в корпоративной CRM
Многие крупные программные решения содержат различные инструменты для организации хранения самой разной информации. Например, в Битрикс24 имеется База Знаний, в которой можно организовать необходимое пространство.
Это удобный вариант, так как получается "служба одного окна", сразу можно себя проверить или получить важную информацию для Клиента.
Но тут есть маленькая проблема - данный инструмент только для тех, кто работает в корпоративной CRM.
Сайт с закрытым доступом
Такой вариант рекомендуется компаниям, у которых есть свой штатный ИТ-отдел, который способен реализовать собственный корпоративный портал (пускай даже на базе какого-то популярного движка).
Есть вариант и на Tilda (отдельно мы уточняли, есть специальные утилиты для этого), вопрос - кто будет заниматься созданием и поддержанием?
А еще - кто будет создавать новые учетные записи и удалять старые. Да, собственный сайт - это определенный уровень свободы, но и обременений по его обслуживанию намного больше.
Несколько важных моментов, про которые нельзя забывать!
Наличие ответственных/ответственного
В обязательном порядке делегируйте кому-то своевременное пополнение архива, либо удаление информации согласно распоряжения руководства.
В противном случае - вся затея с грамотным хранением и актуальностью быстро "стухнет". Не стесняйтесь привлекать несколько человек - данный инструмент важен абсолютно каждому!
Своевременно вносить информацию
Как только прошло какое-то обучение, появилась памятка и так далее - приучайте закрепленных ответственных к тому, чтобы информация моментально появлялась в установленном месте.
Иначе информация начнет крайне быстро начинает теряться, что-то забывается, могут начаться конфликты среди ответственных...
Не только название и ссылка, а еще и описание!
Некоторые компании пытаются схитрить/схалтурить: просто название и ссылка. А что это такое, о чем там речь, это видео или файл какой-то? Мы в рамках данной статьи говорим о качественном и эффективном инструменте, поэтому обязательно дайте краткое описание, а может - каким сотрудникам точно стоит обратить внимание!
Итог
Берегите свои инвестиции в развитие и обучение сотрудников - пускай материалы находятся в легком доступе и помогают достигать нужных результатов!