Для работы бизнеса требуется целый набор сервисов. Одни помогают вести проекты, другие — контролировать финансы, третьи нужны для оптимизации работы отдела продаж и для повышения его постоянной эффективности. Подобрать удобную систему достаточно трудно: усложненный интерфейс, избыточный функционал, за который нужно платить, нет нужной интеграции — все эти моменты руководитель должен учесть при выборе. Поэтому на тестирование каждой программы уходит много времени, и нет гарантий, что система точно решит все задачи.
Руководителю агентства ARTGK. тоже пришлось столкнуться с этими трудностями, пока он не попробовал Аспро.Cloud. Но обо всем по порядку. В кейсе расскажем о:
- автоматизации работы со сделками;
- автоматизация работ со счетами и коммерческими предложениями;
- нестандартных решениях на базе Аспро.Cloud;
- возможностях системы для корпоративного обучения.
О компании ARTGK.
ARTGK. (ООО «Системные Бизнес Решения») — это интернет-агентство, которое запускает сайты на готовых решениях 1С-Битрикс и Аспро, а также оказывает услуги по доработке и технической поддержке сайтов и SEO-оптимизации. На рынке компания активно развивается уже 18 лет и имеет государственную аккредитацию. Клиенты агентства — владельцы малого и среднего бизнеса со всей России, которые хотят вести бизнес онлайн. ARTGK. помогает в короткие сроки запускать интернет-магазины, которые повышают продажи и увеличивают прибыль компаний.
Прошлый опыт с облачными продуктами
Ранее компания разрабатывала сайты с индивидуальным дизайном на собственной ARTGK.CMS, а проекты вела в самописной ARTGK.CRM. Агентство столкнулось с трудностями из-за длительного процесса согласования дизайна с заказчиком: сроки проектов смещались, задерживались выплаты от заказчиков. Все это отражалось на прибыли компании. Да и собственную CMS и CRM стало сложно содержать и развивать.
Тогда руководитель решил разрабатывать сайты на другой CMS и заодно сменить CRM-систему. Сперва команда использовала на одну из популярных российских платформ. Но и она не закрыла потребности бизнеса. Для полноценной работы над проектами была необходима кастомизация, а для этого требовалось много ресурсов. Функционал системы не позволял управлять продажами и проектами комплексно. Это и стало одним из главных факторов для поисков нового решения.
Критериями для новой системы стали:
- простота и легкость в использовании, отсутствие лишнего функционала;
- выставление КП, счетов и актов в одной системе;
- объединение функционала продаж и проектов;
- возможности кастомизации;
- надежная команда разработчиков;
- доступность технической поддержки.
Внедрение системы Аспро.Сloud
В Аспро.Cloud руководителя ARTGK привлекло то, что сама система изначально была разработана для внутренних процессов компании из похожей IT-сферы. Порадовал и расширенный функционал системы.
«Выбор партнера по бизнесу — это серьезное решение, который определяет дальнейший успех. Оглядываясь назад, я рад, что мы выбрали именно компанию Аспро».
Геннадий Быков, руководитель интернет-агентства ARTGK.
Внедрением Аспро.Cloud занимался руководитель без помощи специалистов, что не заняло много времени. Сам процесс не вызвал трудностей. Команде сразу стало комфортно работать в системе за счет простого интерфейса. За все время работы в Аспро.Cloud серьезных сбоев и простоев команда не заметила.
«Техническая поддержка всегда отвечает моментально на все вопросы по системе и новому функционалу, прислушивается к пожеланиям, оперативно исправляют ошибки, если они имеются».
Геннадий Быков, руководитель интернет-агентства ARTGK.
Используемые модули
Чаще всего в компании пользуются модулями «Финансы», «Проекты», «Автодействия», «Списки».
«Функционал продаж и проектов на момент покупки у команды Аспро.Cloud был один из лучших. Считаю, что так остается и по сей день».
Геннадий Быков, руководитель интернет-агентства ARTGK.
Покажем на примере, как и для чего интернет-агентство использует функционал системы.
Финансы
В модуле «Финансы» можно формировать коммерческие предложения. Этот функционал построен по принципу счетов, где для каждого клиента можно сформировать смету из прайса компании. Аспро.Cloud позволяет отправлять КП прямо из системы и отслеживать их открытие. В ARTGK. у каждого менеджера есть KPI по ежедневному формированию коммерческих предложений.
Проекты
С помощью Аспро.Cloud команда настроила четкую работу над каждым проектом. С помощью тайм-трекера и автодействий сотрудники смогли брать в работу как минимум в 3 раза больше проектов. В модуле «Проекты» можно настроить рабочий процесс под любой бизнес. Это и сделала компания ARTGK. В карточке проекта сотрудники хранят всю важную информацию о заказчике и ТЗ. Руководитель также отмечает шаблоны проектов, которые позволяют заранее спланировать готовую структуру работ, например, по запуску сайта или SEO-оптимизации. Функция сохраняет менеджерам время и силы. Команда стала заканчивать проекты досрочно, и появилась возможность брать в работу больше заказов.
Автодействия
В Аспро.Cloud можно настроить автодействия для каждого этапа:
- воронки продаж;
- задачи;
- счетов;
- шаблонов проектов.
Настроенные автодействия срабатывают при смене этапа сделки, проекта, задачи, статуса счета или других заданных условий. Посмотрим, как и в каких модулях использует этот функционал команда ARTGK.
Счета и акты
Наиболее полезным оказался функционал счетов, актов и коммерческих предложений. Чтобы упростить работу менеджеров, в компании настроили шаблон счетов под свои требования. Есть возможность загрузить печать и подпись руководителя. Теперь специалистам нужно лишь выбрать товар или услугу и отправить счет на согласование руководителю. Если по какой-то причине менеджер не направил счет через CRM-систему, то сработает принудительное автодействие и отправит документ на почту клиенту спустя час. Ежедневно в ARTGK. выставляют порядка 20-30 счетов, это не занимает много времени, а согласовать их с руководителем можно за считанные минуты. Также есть удобная функция привязки документа об оплате к бюджету проекта.
Иногда после оплаты нужно согласовать проект со специалистом. Тогда ответственный получит уведомление. Это происходит благодаря настроенному автодействию.
Отправка счета клиенту не означает, что он сразу его оплатит. Ведь покупатель может просто забыть или не увидеть. Поэтому в ARTGK. настроили напоминание об оплате, которое отправляется при определенных условиях. Чтобы процесс запустился, счет должен быть не оплачен в течение 3, 6 и 20 дней.
Отправка лицензионных ключей
Компания продает лицензионные продукты 1С-Битрикс и Аспро. Для их активации пользователю нужен ключ. Раньше в ARTGK менеджеры отправляли ключи вручную, но автодействия помогли сэкономить время. С помощью модуля «Списки» организация создала реестр, в котором хранятся все доступные ключи. После оплаты счета пользователю на почту автоматически приходит документ с купоном на активацию решения. Эта функция упрощает работу сотрудников, так как содержание такого письма формируется автоматически.
Но возникла другая проблема: пользователю было сложно разобраться с активацией ключа. Поэтому теперь вместе с кодом доступа покупателю приходит инструкция по работе с купоном 1С-Битрикс и Аспро.
«Все еще бывают случаи, когда клиенты просят помощи с активацией. Само собой, мы идем навстречу, но в планах автоматизировать и этот процесс. Чтобы клиент лучше понимал, как активировать ключ, мы планируем записать видеоинструкцию и прикреплять ее к письму».
Геннадий Быков, руководитель интернет-агентства ARTGK.
Сделки
Бывает так, что сделка не состоялась. В ARTGK. не забывают о клиентах, с которыми сотрудничество не сложилось. Если покупатель решил не покупать сейчас, его сделка попадет на этап «Проиграна». Далее с помощью автодействий клиенту высылается email-визитка с предложением сотрудничества в будущем.
Списки
«Рынок IT динамично развивается, и мы делаем все, чтобы наша команда обучалась и развивалась. В офисе мы создали «Библиотеку успеха», в нее я закупил лучшие книги, которые сам регулярно читаю. Книги знакомят нас с историями успеха других людей и позволяют перенять опыт. Я и моя команда изучаем лучшие книги, которые рекомендует Герман Греф и Владимир Моженков».
Геннадий Быков, руководитель интернет-агентства ARTGK.
Чтобы следить за тем, кто взял и вернул книги, компания пользуется модулем «Списки». Когда работник берет материалы для изучения, книга закрепляется за ним. С помощью этой функции коллеги видят наличие позиции в библиотеке и дату, когда они будут возвращены. Это позволяет не только следить за книгами, но и упрощать процесс передачи учебных материалов.
«В нашей компании вся команда изучает английский язык. Это бесплатное и обязательное мероприятие для каждого сотрудника».
Геннадий Быков, руководитель интернет-агентства ARTGK.
Руководству важно отслеживать прогресс сотрудников в изучении английского языка и прочтении специальной литературы. С помощью KPI можно увидеть, повышает ли сотрудник уровень профессионализма. Для этого раз в несколько месяцев в компании проходит небольшой экзамен по английскому языку. Книжные показатели рассчитываются из количества прочитанной литературы. Такой подход подталкивает сотрудников достигать новых результатов. Также есть плюс для руководства: можно отследить, насколько полезен корпоративный английский.
«KPI нужны для того, чтобы понимать, как развивается сотрудник. Также эти показатели учитываются при повышении сотрудника в должности, на которую он претендует. Если сотрудник ничего не читает, не показывает результаты в английском и не проходит курсы — это первый звоночек, что не все хорошо. Мы обращаем на это внимание».
Геннадий Быков, руководитель интернет-агентства ARTGK.
Результаты
В итоге ARTGK. оцифровали практически всю информацию в своей работе. Теперь у руководителя появилась панель управления своим бизнесом. Благодаря Аспро.Cloud стало легко и удобно контролировать весь денежный поток, все выставленные и оплаченные счета и акты. Также руководители контролируют время, которое специалисты тратят на выполнение задач. Это помогло увеличить нагрузку без потери качества и нарушения дедлайнов. Выросла и конверсия продаж, ведь каждое действие сотрудника оцифровано и подотчетно.
«Теперь я могу одновременно отслеживать эффективность работы сотрудников через приложение и гулять по прекрасному городу Сочи со своей семьей».
Геннадий Быков, руководитель интернет-агентства ARTGK.
После внедрения Аспро.Cloud у компании выручка выросла в 3 раза. В этом году команда ожидает такой же рост и планирует оцифровать еще больше процессов.
«С выбором Аспро.Cloud мы не ошиблись, команда всегда разрабатываются актуальные инструменты для работы digital-агентств. Я считаю, что сейчас на рынке это лучшая CRM для веб-студии».
Геннадий Быков, руководитель интернет-агентства ARTGK.
Мы желаем компании ARTGK. больше успешных проектов и дальнейшего развития!
Чем мы занимаемся?
- Пишем полезные материалы на Дзен (:
