Сегодня компаниям, занимающимся проектной деятельностью, приходится сталкиваться с множеством вопросов, начиная от того, как эффективно совместить таск-трекинг и управление проектом, и заканчивая выбором российских аналогов для замены западных систем. В данной статье мы поделимся собственным опытом поиска ответов на эти вопросы.
Наша группа компаний RB Data Group занимается разработкой и внедрением ИТ решений более 15 лет. Все это время мы выстраиваем и совершенствуем свои бизнес-процессы по управлению проектами. Для решения актуальных задач по автоматизации процессов с учетом развития бизнеса мы постоянно анализируем, сравниваем функционал и используем в своей работе различные инструменты и системы управления проектами.
Наиболее часто мы, как и любая проектно-ориентированная организация, сталкиваемся с проблемами, которые возникают из-за объединения классического и Agile/Scrum подходов проектирования. Наши руководители проектов используют классический подход планирования сверху вниз: создают проект, добавляют задачи, планируют работу и ведут учет посредством таких инструментов как Диаграмма Ганта. Это позволяет спрогнозировать бюджет и сроки проекта, но при излишней детализации задач обновления таких планов становятся слишком трудоемкими. Ситуация усложняется еще тем, что для полноценного управления проектами используются гибкие подходы, требующие еженедельной детализации конкретных задач для сотрудников. А если к этому прибавить необходимость управления финансами проекта, то для решения подобных задач приходилось выбирать несколько информационных систем разных классов: ИСУП (информационная система управления проектами), таск-трекеры, ERP, СЭД.
Вот и мы сначала выбрали две системы ИСУП и таск-трекер. РП работали в ИСУП, тим лиды (руководители функциональных групп) использовали популярный таск-трекер. Данные в системах отличались, например, план трудозатрат сотрудника в таск-трекере не бился с планом проекта, по которому РП отчитывался на статусе, сроки завершения задач не соответствовали плану актов по закрытию работ, а даты платежей бесконтрольно перемещались. Наши сотрудники заполняли таймшиты сразу в двух системах, приходилось контролировать, чтобы таймшиты соответствовали, и ресурсный план по загрузке сотрудников в ИСУП бился с данными в таск-трекере, что было крайне трудоемко. Второй сложностью было то, что изменения согласовывались по почте. Для того, чтобы руководители проектов не переносили сроки завершения работ без согласования, приходилось отбирать у них права доступа на подобные изменения в системе и проводить их через администраторов, которые вручную контролировали, чтобы все изменения были действительно согласованы. Бюджеты проектов готовились в excel на основе данных из нескольких систем.
Спустя некоторое время с увеличением количества проектов, мы начали искать пути решения сложившейся ситуации. Мы провели анализ функционала используемых нами систем для ведения проектов, и пришли к выводу, что пользуемся уже не двумя системами, а несколькими. При чем функционал ни одной из этих систем мы не используем в полном объеме. Поэтому для повышения эффективности процессов проектной деятельности мы приняли решение разработать собственный продукт, решающий все вышеупомянутые задачи, и чтобы не было ничего лишнего.
Сегодня мы используем для ведения проектной деятельности собственную систему управления проектами X-Lance, которая позволяет с помощью различных трекеров построить и классический план проекта, на основе которого формируется бюджет проекта, и детализировать задачи до уровня таск-трекинга. Доска задач и возможность настроить полноценный workflow позволяют работать команде проекта в едином пространстве с использованием гибких подходов. В системе реализован процесс согласования изменений, РП направляют запрос на согласующих для изменения сроков и бюджета проекта, данные обновляются автоматически в результате согласования. Даты оплаты и подписания актов могут рассчитываться автоматически на основе аналитической матрицы миграции и/или вноситься и корректироваться в ручном режиме, исходя из сроков завершения работ для каждого заказчика. Система позволяет согласовывать документы, включая бюджеты проектов, реализована возможность заводить реестр договоров, акты, счета и любые типы расходов.
Получив единую автоматизированную систему, мы не только сократили время на рутинные операции, но что самое важное, стали получать более реалистичные прогнозы по загрузке сотрудников, срокам работ и поступлениям денежных средств, а правильное планирования человеческих ресурсов и cash flow – самые важные факторы успеха проектно-ориентированных организаций.
Сегодняшняя ситуация, связанная с уходом западных систем из России и нежеланием оставаться без эффективных инструментов для ведения бизнеса, заставляет многие организации искать российские аналоги, которые точно не заблокируют и не приведут к потерям и разрывам бизнес-процессов. Наша система управления проектами X-Lance - это именно то, что нужно любой проектно-ориентированной организации. Она объединяет функции таск-трекинга, управление проектом и финансами, включая систему отчетности для пользователей системы и менеджмента, в одном инструменте, что позволяет сохранить эффективность и заменить сразу несколько систем. Не упустите возможность улучшить свою проектную деятельность и получить полную картину о проектах, их текущем состоянии и финансовых показателях. Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше о нашем решении и начать работу прямо сейчас.
