Я вкратце уже рассказал, что в JDX добавил учет счетов на оплату.
Данный модуль был реализован в целях:
1. Ускорения работы с заказчиками и со счетами на оплату / актами выполненных работ.
2. Повышение контроля со стороны руководства (то есть меня) над процессом выставления счетов.
Рассмотрим этот модуль на Демо-примере (который доступен бесплатно по запросу).
В меню есть пункт "Выставленные счета", в зависимости от интерфейса, данный пункт может быть в разных частях меню.
Слева на форме доступен быстрый фильтр по направлениям работы. У нас изначально было несколько крупных направлений: карантин растений, ветеринария, семеноводство, исследования почвы.
Для создания счета на оплату необходимо либо нажать на зеленый плюс, либо выбрать уже имеющийся счет и дублировать его.
На форме создания/редактирования счета много разных блоков с информацией.
В самом верху есть номер и дата счета. Они заполняются автоматически, но могут быть отредактированы.
Правее поле, в котором записывается сотрудник создающий счет. Поле не редактируется.
Поле комментарий служит для записи разной дополнительной информации, но автоматически в него записываются номера заявок или проб.
Левее указано Выставить счет и даты (от и до), данный блок необходим для фильтрации заявок и проб, на которые надо выставить счет.
для выставления счета выбираем клиента (Заказчика) и договор.
Обязательным полем является направление работы (используется много где для фильтрации).
Ниже находится запрос, в котором выходит сводная информация по принятым от заказчика пробам. Запрос обновляется вручную
Ориентируясь на эту информацию (группа продукции, количество продукции, количество образцов (проб) и так далее) сотрудник приемки заявок и проб, вносит информацию об оказываемых услугах в таблицу ниже.
Услуги можно добавлять через плюс или через шопинг (тележка из супермаркета). При добавлении услуг цены загружаются из актуального прейскуранта. Есть еще вариант скопировать услуги из предыдущего счета этого клиента. Также строки с услугами можно дублировать.
Ниже находится завершающий блок:
Печать документа по шаблону и заполнение информации об акте выполненных работ.
Шаблоны для печати счетов и актов момгут леко редактироваться в офисном редакторе (MS Word, LibreOfice Writer). Все поля для заполнения выделены квадратными скобками.
На форме создания/редактирования счета доступны также вкладки со служебной информацией:
Связанные заявки и пробы,
Оплаты,
Файлы
Изменения
Часть этой служебной информации была специфичной для лаборатории, и служит для построения отчетов по деятельности.
Отдельно есть форма для учета актов выполненных работ, подписанных клиентом и переданных в бухгалтерию - Реестр актов.
Реестр актов заполнялся для того, чтобы понимать какие документы возвращены, а какие нет. Также был создан отдельный шаблон акта передачи документов, который печатался и подписывался в бухгалтерии.
Это не редко помогало, когда в бухгалтерии какие-то акты терялись.
Еще были добавлены прейскуранты для обновления цен. Цены вносились в прейскурант с датой начала действия цены. В счет всегда подгружалась актуальная на дату выставления счета цена.
Естественно, что всё это выстраивалось не один месяц и даже не год. На полную реализацию потребовалось более 3-х лет. Но в конце концов был реализован функционал, который был почти полностью автоматизирован. Сотрудники приемки тратили минимум времени на выставление счета по заявкам заказчиков.
#handmade #готовим_сами #JDX