Есть ли в вашей рабочей почте календарь? А часто вы им пользуетесь и как ведете? Может, по старинке записываете все дела в заметки смартфона или набрасываете пару слов о задачах и надеетесь, что потом всё и так вспомните? Если научиться грамотно вести календарь, можно сэкономить уйму времени, не пропустить ни одного созвона и успеть с ребенком в бассейн.
На примере календаря в почте для бизнеса VK WorkMail расскажем о пяти простых правилах, которые помогут собрать все дела в одном месте и организовать жизнь так, чтобы не надорваться на работе и вовремя отдохнуть.
📅 Вносите в календарь не только созвоны и встречи, чтобы успеть сделать и другие рабочие дела
Если в вашей компании принято часто созваниваться с коллегами, то на обычные дела у вас просто не останется времени: каждый час будет забит звонками с утра до ночи. Поэтому приучите себя ставить в календарь все встречи и ежедневные задачи, чтобы работа не съедала весь день.
Представим, что на понедельник у вас уже стоит три мероприятия. Выставите в календаре «заглушки» на другие отрезки времени. Это часы, когда вам нельзя поставить созвон, но вы можете разобрать почту, заполнить табличку с бюджетом и проверить сделки. Дополнительно внесите в календарь все звонки с коллегами, чтобы никто не смог неожиданно связаться с вами посреди рабочего дня.
В календаре VK WorkMail можно назначить встречу коллеге в один клик. Просто выберите участника, и календарь подскажет свободный слот. Ссылку на звонок можно оставить тут же.
🎞️ Заносите в календарь и личные дела тоже, чтобы не утонуть в рабочих задачах
Почти 70% россиян считают себя трудоголиками. Они засиживаются в офисе допоздна, проверяют почту даже в выходные и не могут сказать нет, если нужно срочно сделать презентацию в праздники.
Записывайте в календарь не только рабочие, но и личные дела. Например, внесите в расписание ежедневные тренировки в бассейне или занятия по английскому. Так вы не забудете про них, а никто из коллег не поставит вам созвон, пока вы повторяете Present Perfect.
В VK WorkMail можно настроить несколько календарей одновременно. Например, основной и личный. События в рабочем календаре будут выделяться одним цветом, а в личном — другим. Так вы не запутаетесь и не потеряете из виду все нужные дела.
🌪️ Оставляйте «окна хаоса», чтобы не выбиться из графика
Иногда в календаре весь день забит до отказа, поэтому, если любое дело затянется хотя бы на 10 минут, график сдвинется. Чтобы такого не происходило, оставляйте в расписании «окна хаоса», то есть пустые окошки. Если одна из задач растянется или появится срочное дело, вы можете забрать время из такого окна и успеть всё, что планировали.
📌 Разово заносите в календарь повторяющиеся мероприятия и освободите себя от необходимости рутинно записывать одинаковые дела
Повторяющиеся мероприятия вроде планерок по утрам или еженедельных встреч неудобно заносить в календарь по одному. Чтобы не добавлять из раза в раз одинаковое событие, в календарях есть специальная функция — «Создать регулярное мероприятие». Если у вас планерка с командой по понедельникам, отметьте созвон как еженедельный.
Например, в календаре VK WorkMail можно сделать так, чтобы мероприятие повторялось каждый день, неделю, месяц и даже год. И вам не придется тратить время на «операционку», чтобы занести в календарь все регулярные задачи.
Календарь — часть почты для бизнеса VK WorkMail. Вот что в ней есть еще:
— Список контактов всех сотрудников. Чтобы отправить письмо, достаточно найти нужного работника в адресной книге. Всех коллег можно разделить по отделам или добавить в «Избранное», чтобы быстрее их находить.
— Аудио- и видеозвонки. В почте VK WorkMail за пару кликов можно создать ссылку-приглашение на созвон и добавить его в календарь. Вы сможете провести конференцию без ограничений по времени.
— Интеграция между сервисами. Можно управлять всеми рабочими процессами из почты — назначить звонок во встроенном календаре, добавить мероприятие в планировщик из внутреннего чата или позвонить коллеге из полученного письма.
В VK WorkMail встроены защита от вирусов по технологии «Лаборатории Касперского» и собственная защита на основе машинного обучения. Можно подключить подписку VK WorkSpace, в нее входят корпоративный мессенджер и облачное хранилище.
Переходите на сайт VK WorkMail и выбирайте тариф для вашей компании — можно подключить почту даже для небольших команд от 10 человек.
