Очередной день на удаленке, за который вы не вычеркнули ни одного важного пункта из списка задач? Так бывает, если рабочее время уходит на другие дела: пятиминутные перерывы на кофе или скроллинг новостей. В статье перечислим четыре «мелочи», которые воруют ваше рабочее время, и расскажем, как можно с ними справиться.
📰 Скроллинг новостей → установите ограничение по времени
15% сотрудников отвлекаются на новости во время работы. Часто они делают это по привычке — чтобы проверить события нового дня или из тревоги пропустить что-то важное. Но иногда в новостной ленте можно утонуть на несколько часов и даже не заметить этого.
Чтобы в какой-то момент после чтения новостей не обнаружить себя в тесте «Какой вы котик на работе», полезно установить ограничения экранного времени. Большинство телефонов позволяют поставить таймер для приложений или конкретных сайтов.
Android. В настройках найдите раздел «Цифровое благополучие и родительский контроль». Зайдите в «Панель инструментов». Рядом с приложениями и сайтами будет значок песочных часов: если его нажать, можно установить таймер. Когда время истечет, приложение или сайт перестанут открываться до конца дня.
iPhone. В настройках зайдите в раздел «Экранное время». Там выберите «Лимиты приложений», далее «Добавить лимит». За пять минут до истечения таймера смартфон пришлет уведомление. Заново лимиты обновятся в полночь.
🤯 Хаотичное выполнение задач → грамотно ведите календарь
Когда четкого плана на день нет, приходится тратить много времени на упорядочивание «операционки». Нужно соображать, за какие задачи стоит взяться прямо сейчас, а какие могут и подождать. Если вы постоянно тратите мыслетопливо на то, чтобы вспомнить, какие дела горят и есть ли сегодня дедлайны, — начните эффективно вести календарь.
Заносите заметку о каждой новой задаче. Так все новые задачи сразу будут перед глазами.
Расписывайте информацию о задаче максимально подробно. Например, время, вопросы и документы, которые понадобятся для ее выполнения. Чем точнее будут записи, тем меньше времени уйдет на то, чтобы потом разобраться в задаче.
Вечером, накануне нового дня, пробегитесь по календарю на завтра. Это поможет составить примерный план: чем стоит заняться в начале рабочего дня, а какие дела можно отложить до обеда.
Составляйте список дел будущей недели в выходные. Вы не будете никуда торопиться и сможете четко распланировать следующие семь дней.
Оставляйте между задачами в календаре «окна хаоса». Это запасное время, которое спасет ситуацию, если созвон затянется или вы засидитесь над задачей. С дополнительными промежутками события не будут накладываться друг на друга.
Существует много приложений для организации рабочего времени. Например, VK Teams — корпоративный суперапп для коммуникаций и совместной работы команд. Здесь можно проводить аудио- и видеозвонки, а еще — назначать задачи прямо из переписки.
Вы обсуждаете с коллегами план проект в чате. В один клик можно поставить задачу сотруднику или самому себе прямо в мессенджере. Это удобно: не нужно устанавливать таск-трекеры и переключаться между решениями. В карточке задачи можно поставить внутренние теги, добавить разноцветные флажки или указать приоритет, чтобы определить последовательность работы.
☕ Частые перерывы → распланируйте время на недолгий отдых
Иногда люди думают, что если долго концентрироваться на одной задаче, то получится лучше ее выполнить. На самом деле наоборот: когда мозг долго сосредоточен на одной работе, в какой-то момент он начинает работать на автомате, и концентрация падает. Поэтому делать перерывы полезно.
Правда, у перерывов есть и обратная сторона. Если делать паузы слишком часто — например, заваривать по десять чашек кофе в день и регулярно проверять холодильник в поисках «чего-то вкусненького», — это пойдет во вред продуктивности.
Чтобы день не превратился в сплошную сиесту, можно установить два перерыва, например, в 12:00 утра и в 16:00 дня. Так вы успеете передохнуть от работы и не потратите время впустую.
📱 Личные переписки → абстрагируйтесь от мессенджеров
По опросам, 20% сотрудников общаются в мессенджерах около двух часов в день — это четверть рабочего времени. Возможно, именно этого времени вам не хватает, чтобы закрывать больше задач. Вот что можно сделать, чтобы решить проблему:
- Создайте отдельный чат или папку для работы и оставьте уведомления только там.
- Используйте разные мессенджеры под разные задачи. Например, оставьте личные переписки только в WhatsApp и не открывайте приложение на работе.
- Попросите друзей и родных не писать вам в рабочее время, например с девяти утра до шести вечера.
- Пользуйтесь корпоративными сервисами для общения с коллегами. Например, в VK Teams будут только сотрудники команды, поэтому вас не отвлекут личные сообщения.
У супераппа VK Teams есть и другие преимущества:
✅ Единое пространство для работы. Переписывайтесь в чатах, отправляйте голосовые, организуйте созвоны, пишите письма, планируйте встречи и ставьте задачи в одном приложении.
✅ Удобный интерфейс. Привычное и дружелюбное рабочее пространство. С интерфейсом легко разобраться за пару минут, почти невозможно запутаться или нажать не туда.
✅ Работа на всех устройствах. На компьютере, и с мобильного: VK Teams работает на операционных системах Windows Mac OS, Linux, Android, iOS, доступна web-версия.
Для передачи данных VK Teams использует зашифрованный TLS-канал, он защищает конфиденциальные данные приложения от несанкционированного проникновения. А для видеозвонков применяется шифрование end-to-end — это значит, что доступ к сообщениям будет только у участников звонка. Поэтому сервис защищен от утечек информации. Все серверы расположены в России и соответствуют закону о хранении данных.
Переходите на сайт VK Teams, чтобы оставить заявку и запланировать демо единого цифрового пространства.