Чтобы при работе в команде все поставленные задачи выполнялись в срок и в соответствии с техническими заданиями, сотрудники используют разные инструменты: доски, таблицы, таск-трекеры, календари с напоминаниями и много чего еще. Но чтобы они работали эффективно, их применение должна объединять одна методология управления проектами. Это позволит выработать единую стратегию администрирования, определить ряд используемых внутри организации инструментов и принципы работы с ними. В статье расскажем, какие методики существуют, чем они отличаются и как выбрать подходящую именно для вашей компании.
Что такое методологии проектного управления
Методология — это совокупность методов, принципов и подходов, используемых при ведении проекта. Обычно разработкой этих инструкций и нормативов занимается project manager или руководитель компании, филиала, отдела. Это выработанные и закрепленные письменно стандарты, которые предписывают, как управлять проектом на каждой стадии от его запуска до завершения. Обычно они включают:
- перечень используемых инструментов и принципы работы с ними;
- правила постановки задач, их согласования и завершения;
- способы передачи информации между сотрудниками, отделами;
- систему оценки выполнения задачи и дедлайнов.
Когда менеджер определяется с видом проектного управления, он налаживает конвейерную работу, в которой каждый сотрудник выполняет предсказуемое действие, а руководитель получает прогнозируемый результат в назначенный срок.
Проектный менеджмент существует в той или иной мере в любой работе, где есть руководитель и подчиненные. Он также может применяться в кооперации равнозначных исполнителей, например, во время работы программиста, дизайнера, SEO-специалиста и копирайтера над одним сайтом.
В зависимости от количества участников может быть выбран более или менее обширный тип управления проектами. Например, для сотрудничества заказчика напрямую с небольшой командой часто применяются онлайн-доски с задачами: Kaiten, Trello, Аспро.Agile или Jira, их функционала бывает достаточно. Но вот для командной работы крупной компании этого явно не хватит, в больших организациях чаще пользуются более комплексными системами, например, Аспро.Cloud. Иначе сотрудники разных отделов будут вести работы в разных сервисах, и взаимодействие будет затруднительным.
Что можно понимать под проектом? Как крупную работу над одним продуктом или услугой, IT-разработкой, рекламной кампанией, так и конкретную задачу, поставленную руководителем.
Задачи использования методик управления проектами
Существует Международная ассоциация управления проектами (IPMA). По ее исследованиям методологии проектного менеджмента и использование современных инструментов позволяет сэкономить 20-30% временных ресурсов и до 15-20% финансовых. В России эти показатели ниже, но если принять во внимание рост экономики, доли малого и среднего бизнеса, то можно предположить увеличение эффективности использования инструментов и методов ведения проектов. Это можно назвать глобальной целью. Ею обусловлен ряд задач:
- налаживание рабочего процесса, то есть определение конкретных действий, которые должен совершить в рамках одного проекта каждый сотрудник;
- рациональное использование и экономия ресурсов — времени, денег, материалов;
- анализ издержек;
- контроль качества;
- соблюдение дедлайнов.
Еще одной целью использования методологий ведения проектов является правильная постановка рабочих задач. Прежде чем поставить цель перед подчиненными, руководитель должен понимать возможности команды, четко осознавать их ресурсы, в том числе используемые инструменты. Это позволяет определить достижимый план и установить реалистичные сроки. При использовании технологии SMART любая рабочая цель должна быть внесена в общую систему управления проектами. Это дает возможность всем участникам работать над задачей по установленным стандартам.
Какие бывают методологии управления проектами: 10 видов
Существуют десятки методов, которые активно применяют менеджеры проектов. Они отличаются сложностью, функционалом, количеством используемых инструментов. Выбор методологического подхода зависит, в первую очередь, от формы организации и сферы деятельности компании. Мы кратко расскажем про методы управления проектами, востребованные в ИТ и Digital, их особенности.
1. Waterfall (Водопад или Каскад)
Мы начинаем с одной из самых старых методик, которая до сих пор находит свое успешное применение. Свое название она получила из-за того, что все задачи идут последовательно, линейно, как поток воды. Считается, что этот способ управления достаточно жесткий, так как любой проект имеет строго очерченную структуру и ограниченные сроки исполнения. Обычно цикл состоит из 5 этапов:
Особенность каскадной модели в четкой последовательности элементов. Пока отдел разработки не закончит свою работу, тестировщики не могут приступить к своей. Для контроля сроков часто применяются диаграммы Ганта. Столбцы хорошо иллюстрируют план или график работ.
По этой диаграмме видно, как задачи выполняются каскадом, как водопад. При этом большинство работ связано друг с другом, то есть пока не закончится одна, не начнется следующая. Это ставит исполнителей в достаточно жесткие условия созависимости.
Такая концепция хорошо показала себя на массовом производстве, например, когда нужно разработать продукт и вывести его на рынок. А вот для IT-проектов такая методология управления не подходит, так как сфера требует большей гибкости.
Преимущества:
- строгая фиксация сроков и финансирования;
- простота введения в курс новых исполнителей, так как все задачи заранее поставлены;
- удобное ведение отчетности и документооборота между отделами;
- не требует вовлечения заказчика: после составления требований он подключается к проекту только на финальных этапах;
- с методом знакомы практически все менеджеры, это классика, с которой знакомятся со студенческих лет.
Недостатки:
- отсутствие гибкости и адаптивности, если появятся непредвиденные обстоятельства, планирование нужно начинать с начала;
- нельзя вести большой объем работ параллельно, следует придерживаться принципа последовательности;
- результат виден только в самом конце.
2. Agile
Это наиболее современная методология управления проектами в ИТ, она была создана именно для компаний, связанных с информационными технологиями, в 2001 году. Но сейчас эта методика применяется в других сферах и ценится благодаря своей гибкости.
По сути это не методология, а определенные принципы работы:
- деятельность в команде;
- личность важнее процессов;
- гибкость, быстрое реагирование на новые данные;
- результат проекта важнее, чем документация.
Гибкая методология управления проектами была разработана как бы в противовес жесткой системе Waterfall. Она подразумевает не линейную, а цикличную работу, в которую можно и нужно вносить изменения.
Часто Agile используется вместе с другими системами и инструментами, она как бы дополняет своими принципами общую стратегию проектного управления.
Преимущества:
- готовность к любым изменениям;
- предоставление результата на каждом цикле, это гарантирует получение обратной связи от заказчика;
- ориентация на команду увеличивает работоспособность и мотивацию сотрудников.
Недостатки:
- нет четкого планирования;
- требуется сотрудничество заказчика;
- сложно изменить состав рабочей команды, так как они полностью вовлечены в цикл.
Подробнее отличия Agile и Waterfall мы разобрали в другой статье.
3. Гибридная методология
Она включает все преимущества Waterfall и Agile — подробное планирование в сочетании с высокой адаптивностью. Проект ведется циклами, но сами они имеют достаточно четкую каскадную структуру и сроки.
Преимущества:
- возможность вносить изменения в пределах одного цикла;
- высокая предсказуемость результатов и соблюдение сроков.
Недостатки:
- нельзя внести сильные изменения и сорвать сроки без нарушения общего плана;
- более сложная система отчетности, чем в Waterfall.
Такую методологию часто принимают при ведении IT-проектов, от которых требуется высокая степень формальности и отчетов, например, для госзаказов.
4. Critical Path Method
Способ управления проектами «Метод критического пути» относится к достаточно жестким. Руководитель разбивает весь рабочий цикл на конкретные задачи и выбирает наиболее оптимальную последовательность их выполнения. Смотрит, какие из них могут идти параллельно, какие более первостепенные и срочные, а какие точно будут выполняться в самом конце. Каждому виду работ присваивается срок. Получается иерархия задач, которые выполняются одним или несколькими отделами в определенной последовательности.
Преимущества:
- подробное и наглядное планирование;
- четкая расстановка приоритетов;
- снижение рисков: наиболее приоритетные задачи выполняются первыми, поэтому вы точно знаете, что на них хватит времени и других ресурсов.
Недостатки:
- низкая адаптивность к изменениям;
- требуется постоянный контроль за расходом ресурсов, чтобы определить, хватит ли их на последующие задачи;
- прогнозирование требует достаточно большого опыта.
Этот прием находит свое применение при организации проектов с большим количеством параллельных и взаимосвязанных задач.
5. Critical Chain Project Management
Метод критической цепи — усовершенствованная версия предыдущей модели с уклоном на расход ресурсов. Суть в том, что руководитель сначала ставит четкую цель, затем определяет ресурсы, а исходя из этого расписывает все текущие задачи. При этом каждый этап всегда содержит не только планируемый результат и дедлайн, но и информацию о финансировании, используемых расходных материалах, человеческом ресурсе.
Преимущества:
- максимально экономичное использование ресурсов;
- предсказуемый результат;
- в план вносится буферное время, поэтому сроки обычно не срываются.
Недостатки:
- не удобно вести учет ресурсов, если сотрудники одновременно работают над несколькими проектами.
6. Kanban
Это японская система, которая сейчас используется повсеместно. Ее суть в наличии доски с карточками, которые можно двигать от одного столбца к другому в соответствии с решением задачи.
Это очень удобный инструмент, который может использоваться изолированно, а может быть встроен в большую CRM-систему. Например, доска kanban есть внутри Аспро.Cloud. С ее помощью можно вести работу над проектом всей командой удаленно.
Преимущества:
- хорошая визуализация процесса;
- легко увидеть загруженность каждого сотрудника;
- простая структура.
Недостатки:
- больше подходит для текущих задач, чем для долгосрочного планирования;
- неудобен при большом количестве сотрудников.
Kanban настолько универсален,что его можно внедрить практически в любую сферу. Это один из самых популярных способов организации работ в IT, строительстве, HR, ритейле, закупках и даже в банковской сфере.
7. Scrum
Scrum похож по концепции на Agile. Но если Agile — это больше про принципы работы, то Scrum больше про конкретные методы и инструменты. Можно сказать, что это более практичный подход к философии гибкого менеджмента. При сравнении этих методологий управления проектами можно отметить, что Scrum используется самостоятельно, этот метод самодостаточен. В то время как Agile требует дополнительных инструментов.
Это отличная система для хорошо мотивированной команды. Обычно над ней стоит руководитель — тимлид, Scrum-мастер. Он руководит процессом, отслеживает результаты, проводит совещания, на которых озвучивает текущие цели спринтов. Спринты — это короткие циклы, на которые поделены все проектные задачи.
Преимущества:
- возможность оценить результат всей команды по окончании каждого спринта;
- динамичная работа, регулярная обратная связь и наставления руководителя;
- быстрое внесение изменений.
Недостатки:
- нет четкого планирования, из-за чего проект может расширяться, требовать большего расхода ресурсов;
- наиболее оптимально подходит для небольших команд до 10 человек;
- высокая значимость каждого сотрудника, становится сложно адаптироваться при уходе одного из них.
Scrum используется как основная методология в таск-трекере Аспро.Agile. Она отлично подходит разработчикам ПО, Digital-агентствам и другим творческим проектам, которые требуют гибкого подхода.
Не знаете, что выбрать: kanban и scrum? Для этого мы подготовили простой тест, который поможет выбрать методологию!
8. Scrumban
Это гибрид двух предыдущих методологий, который включил в себя все их преимущества. Задачи можно решать как спринтами, так и единично. Это дает возможность делать параллельную работу, не усложняя общий командный план.
Преимущества:
- простота, хорошая визуализация;
- возможность разбивать большие цели на более конкретные и короткие задачи;
- удобная совместная работа.
Недостатки:
- ограниченное количество участников;
- сложность долгосрочного планирования.
9. PRINCE2
Еще один основной вид методов управления проектами, разработанный в Великобритании. Он построен на основе каскадной системы, в которой каждый этап строится по четким принципам:
- экономическое обоснование поставленной цели;
- каждый опыт должен быть проанализирован;
- разграничение всех обязанностей по участникам команды;
- четкое деление работы по стадиям;
- руководитель дает ограничения по срокам и финансовым затратам, но подробное распределение проводят менеджеры;
- регулярные проверки качества на всех стадиях;
- адаптация подхода к конкретному продукту.
Метод часто применяется для крупных IT компаний. Выделяется 7 процессов управления проектом:
- Запуск.
- Руководство.
- Инициация проекта.
- Контроль этапов.
- Создание продукта.
- Управление границами этапов – временем.
- Закрытие проекта.
Преимущества:
- четкое определение ролей, что дает возможность управлять даже очень крупным проектом;
- вовлечение большого количества участников;
- высокая эффективность на каждом этапе.
Недостатки:
- использование методологии в небольшой компании может привести к тому, что задачи будут требовать большего времени и сил, чем это требуется на самом деле;
- низкая адаптивность к изменениям.
10. Экстремальное программирование
Метод применяется для задач со сжатыми сроками. Работать приходится короткими циклами с регулярной демонстрацией промежуточных результатов. Подходит преимущественно для IT сферы.
Планирование — основа метода, но при построении планов берется в учет то, что они могут измениться. Поэтому само планирование представляется как игра, в которой есть участники и финальная цель. Играет вся команда, основной фигурой на поле является заказчик, но при этом он полностью солидарен с разработчиком. Победа одних означает общий выигрыш и наоборот.
Суть методологии в том, что разработчики сами определяют сроки реализации, а также самостоятельно выбирают приоритетность задач, порядок их выполнения и то, кто за что берется.
Преимущества:
- краткие сроки выполнения;
- высокая продуктивность;
- большое количество релизов, то есть промежуточных результатов.
Недостатки:
- плохо подходит для долгосрочного планирования;
- требуется большая вовлеченность заказчика, регулярная обратная связь;
- важна заинтересованность и инициативность команды.
Мы представили все основные методологии управления проектами, но ими не ограничивается менеджмент организаций. В реальной ситуации часто бывает сложно придерживаться одной выбранной изначально системы. Некоторые фирмы совмещают несколько разных приемов. Другие пробуют и перебирают, пока не найдут оптимальную именно для их бизнеса. Третьи — используют за основу готовые CRM-системы со встроенными инструментами для проектного менеджмента.
Как выбрать методологию управления проектом?
Выбор подхода к управлению и используемых инструментов работы — индивидуальное решение каждого руководителя, которое должно отражать специфику компании и дух команды. Для начала нужно учесть:
- сферу деятельности. У вас налаженный производственный процесс или нестандартные задачи? Насколько часто в проекты вносятся коррективы, правки, что может повлиять на планы? Для IT компаний выбирайте более гибкие системы, для многоступенчатого производства подойдут жесткие;
- приоритеты компании. Есть фирмы, которые строго нацелены на результат. Другие отличаются вниманием к сотрудникам, их комфорту. Для вторых, например, подойдут принципы Agile, гласящие, что личность всегда важнее проекта;
- распределение ролей в команде. Насколько важна специализация каждого сотрудника? Может ли один отдел выполнять параллельно несколько этапов или важна последовательность, так как каждый должен быть занят исключительно своей задачей;
- сложность проектов. Оцените, сколько этапов в каждой задаче, какое время в среднем на них уходит, а также какое количество людей задействованы в их реализации. Для очень крупных проектов редко подходят простые инструменты вроде kanban, зато для небольших циклов их функционала более чем достаточно;
- размер компании, количество заинтересованных сторон. Есть методы, которые подходят только для крупных организаций, например, PRINCE2. С другой стороны, есть методологии, которые отвечают потребностям небольших команд — Scrumban или Scrum.
Исходя из анализа собственной компании и коллектива, протестируйте несколько систем последовательно. Вы заметите, когда организация деятельности откликнется положительной динамикой выполнения задач и снижением расхода ресурсов. Но есть один важный момент: некоторые методики достаточно сложные в освоении, их не так просто ввести за несколько дней, требуется подготовка, плавный переход или даже консультация опытного менеджера со стороны. Учитывайте это при выборе метода проектного менеджмента, чтобы не оценивать его эффективность за слишком короткий временной промежуток.
Теперь вы знаете, какие методологии управления проектами существуют, их сильные и слабые стороны. Оцените собственный бизнес, его потребности, коллектив и особенности текущих рабочих задач. Это поможет вам выбрать оптимальный подход к планированию и контролю проектов.
Чем мы занимаемся?
- Пишем полезные материалы на Дзен
