Инвентаризация ОС: аутсорсинг или проведение собственными силами

Существует два способа организации инвентаризации основных средств (ОС): привлечение специализированных компаний или самостоятельная «ревизия» имущества. Давайте разберем, какой вариант выгоднее для бизнеса, поговорим о плюсах и минусах каждого подхода. Вы узнаете, как ускорить проведение инвентаризации с помощью ПО DM.Invent, оцените преимущества такого решения на примере из нашей практики.

Выездная инвентаризация ОС: услуги специализированной компании

Проведение инвентаризации имущества сторонней компанией начинается с заключения договора возмездного оказания услуг. Исполнитель анализирует запрос заказчика, составляет план действий. Представители компании-аутсорсера должны получить инвентаризационную ведомость с перечнем основных средств и остатков ТМЦ (товарно-материальных ценностей).

Затем проводится идентификация каждого актива с внесением данных в опись или сличительную ведомость. Если на объекты учета нанесены штрих-коды, специалисты считывают информацию о них автоматически с помощью терминалов сбора данных (ТСД). Если активы не промаркированы, выполняется ручной пересчет.

Результат инвентаризации ОС представляют в печатном или электронном виде, согласованном сторонами. Бухгалтерия получает документ и вносит данные в товароучетную программу для дальнейшей сверки. Завершающий этап сотрудничества — подписание сторонами акта выполненных работ. Стоимость инвентаризации определяется по нескольким ключевым параметрам:

• количество имущества и ТМЦ;
• условия их хранения;
• наличие или отсутствие маркировки;
• регион проведения.

В ряде случаев может потребоваться выезд специалиста для оценки специфики выполнения задачи. Стоимость учета имущества по штрих-коду в Москве стартует от 15 рублей за единицу. Инвентаризация по артикулу или наименованию — от 35 рублей за один объект основных средств. Дополнительные услуги оплачиваются отдельно. Средняя цена комплексного переучета на небольших производствах начинается от 60 тысяч рублей.

Преимущества и недостатки проведения независимой проверки на аутсорсинге

Привлечение специализированной компании для выездной инвентаризации основных средств экономит время и избавляет от необходимости погружаться в детали процесса. Этот вариант подходит, если:

• объектов ОС слишком много;
• у организации нет возможности отвлекать персонал от основной работы или проводить переучет в сверхурочное время;
• нужно срочно получить опись активов, например, при подготовке к аудиту или смене собственника.

Следует учитывать недостатки такого решения: высокая стоимость услуги инвентаризации (от 60 тысяч рублей), риск невыполнения обязательств, утечки данных или некорректного использования конфиденциальной информации. Кроме того, в этом случае проведение инвентаризации имущества подчиняется регламентам подрядчика. Это порядок и способ идентификации объектов основных средств, механизмы контроля работы персонала, форматы отчетности по результатам проверки. Если в процессе учета имущества возникают дополнительные задачи, например, смена МОЛ или необходимость фотофиксации дефекта, их решение потребует непредусмотренных затрат.

Вы можете самостоятельно выполнять пересчет основных средств. Тем более, что такая необходимость возникает регулярно: инвентаризация должна проводиться как минимум раз в год, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Использование специализированного ПО поможет быстро справиться с этой задачей.

Самостоятельное проведение инвентаризации с мобильным устройством и ПО DM.Invent

Инвентаризация с ТСД (терминалами сбора данных) и специализированным софтом позволяет навести порядок: автоматизировать учет ОС и ТМЦ. Решение основано на использовании штрих-кодов или RFID-меток (при подключении дополнительного программного модуля).

Приложение DM.Invent устанавливается на ТСД или любое мобильное устройство на базе Android (смартфон, планшет). Программа интегрируется с внутренними учетными системами компании, такими, как «1С», что позволяет настроить процесс под потребности бизнеса. Как выполняют инвентаризацию с DM.Invent:

1. Имущество маркируют с помощью штрих-кодов или RFID-меток.
2. Документы с данными об объектах, их местоположении и материально ответственных лицах выгружают из «1С» или другой «товароучетки». Также возможно создание пустой инвентаризационной ведомости на мобильном устройстве.
3. Во время проведения инвентаризации основных средств сотрудники сканируют штрих-коды или RFID-метки, размещенные на объектах ОС. DM.Invent позволяет точно фиксировать данные об имуществе, включая его состояние. При необходимости можно добавить фото актива, указать место хранения, назначить материально ответственное лицо.
4. Сведения о каждом объекте передают в товароучетную программу.
5. Система анализирует полученную информацию, сравнивает ее с данными бухгалтерского учета, чтобы выявить несостыковки.
6. При необходимости автоматически создают документы перемещения или списания основных средств с указанием причин.
7. Результат инвентаризации ОС: аналитические отчеты, акты, описи, различные формы бухгалтерской отчетности.

Софт DM.Invent упрощает учет и делает его простым, быстрым и безошибочным. Сотрудники компании хорошо понимают внутренние процессы, поэтому им проще контролировать процедуру инвентаризации, например, принимать решения о списании, выбирать оптимальное местоположение или назначать МОЛ.

Преимущества инвентаризации с мобильным устройством и ПО DM.Invent

Автоматизация инвентаризации с DM.Invent имеет ряд преимуществ. Основное из них — ускорение и оптимизация процессов. Приложение позволяет легко справляться с основными задачами инвентаризации благодаря таким возможностям:

• сканирование штрих-кодов или использование RFID-меток (при подключении специального модуля) для идентификации объектов;
• проведение учета имущества и основных средств как по документам из учетной системы, например, из «1С», так и по созданным непосредственно в программе;
• оформление списания ОС с указанием причин;
• назначение мест хранения и ответственных за имущество лиц;
• добавление фотографий объектов в процессе инвентаризации;
• создание и отправка на печать этикеток для маркировки оборудования;
• поиск объектов по RFID-метке с использованием визуального индикатора дальности (при приобретении дополнительного программного модуля);
• сравнительный анализ инвентаризационных данных, позволяющий бухгалтерам сопоставлять плановые и фактические показатели.

Другие плюсы использования DM.Invent:

1. Снижение ошибок и экономия времени. Благодаря автоматизации рутинных операций софт ускоряет инвентаризацию основных средств, сводя к минимуму риск неточностей.
2. Простота и гибкость. Интерфейс приложения интуитивно понятен. Для настройки не требуется участие программиста: достаточно самостоятельно выбрать необходимые параметры в удобном меню.
3. Совместимость с системами учета. Программа поддерживает прямую интеграцию с «1С» без драйверов и может быть адаптирована для работы с другими «товароучетками», что делает ее универсальным инструментом.
4. Низкая стоимость внедрения. Необязательно приобретать ТСД. DM.Invent совместимо со смартфонами и планшетами, работающими на Android версии 5.0 и выше. Если устройство не оснащено встроенным модулем для сканирования или камера не поддерживает качественное считывание штрих-кодов, можно подключить внешний модуль через USB или Bluetooth. Вы приобретаете бессрочную лицензию для конкретного устройства и пользуетесь софтом без дополнительных расходов. Или покупаете подписку в облачном сервисе на подходящий срок. Это выгодно, если инвентаризация проводится редко.

Как выглядит ПО DM.Invent

Самостоятельный учет имущества позволяет контролировать процесс изнутри, соблюдать конфиденциальность. Единовременная инвестиция в настройку системы штрихкодирования (приобретение ТСД, ПО DM.Invent и принтера этикеток для маркировки объектов) позволит экономить средства при ежегодном и внеочередном проведении инвентаризации.

Какой способ проведения инвентаризации основных средств выбрать

Выбор способа проведения инвентаризации зависит от масштаба бизнеса, объема активов, наличия ресурсов и задач, которые нужно решить.

Аутсорсинг подойдет тем, кто хочет получить быстрый результат без необходимости подготовки сотрудников и без инвестиций в закупку оборудования и ПО. Профессиональные подрядчики возьмут на себя обязательства по организации процесса переучета, выполнят работу под ключ. Стоимость разовой инвентаризации ОС в Москве стартует от 60 тысяч рублей.

Если у компании есть персонал, который можно привлечь к процессу, а также желание полностью контролировать процесс, самостоятельный учет имущества станет оптимальным решением. Автоматизация операций позволит провести проверку быстро, без ошибок, сэкономить на услугах подрядчиков.

Стоимость готового комплекта «Учет основных средств» с терминалом АТОЛ составляет от 38 554 рублей (цена действительна на момент написания статьи). В состав решения входит лицензия DM.Invent с подпиской в «облаке» и терминал компании «АТОЛ» серии Smart.Slim или Smart.Lite. Если вы еще не вводили систему штрихкодирования объектов ОС, вам также понадобится мобильный принтер для печати этикеток, например, АТОЛ XP-323. Его стоимость на момент публикации материала — 18 650 рублей.

Несложно посчитать, что инвестиции в автоматизацию инвентаризации окупятся уже после первого переучета.

Если вы тоже хотите наладить процесс инвентаризации и упростить учет активов, обращайтесь. Подберем софт из линейки DataMobile для решения других задач на складе, производстве или в магазине.

Подписывайтесь на наш канал, чтобы узнать больше о возможностях автоматизации бизнеса.