Сегодня акционерные общества объединяются в корпорации с разветвленными структурами. Руководить такими компаниями сложно. Выход: внедрять корпоративное управление проектами.
Корпоративное управление проектами
Корпоративная СУП — средство организационной, методической и информационной поддержки для достижения целей.
Чтобы КС управления проектами работала эффективно, требуется решать задачи в комплексе. КСУ состоит из планирования, реализации, контроля за выполнением задач, с учетом материального и человеческого ресурса. Большинство организаций уже ввели КСУП или задумываются о введении.
Принципы корпоративного управления проектами
Проект — конкретные действия, объединенные единой целью, ресурсами, командой и сроками. Все проекты имеют стандартные характеристики:
- уникальность;
- конкретные сроки;
- поэтапные действия.
То есть, требуется исключительная программа со сроками выполнения, при этом важно, чтобы реализация проводилась поэтапно.
Основная цель руководства корпоративными программами (Project или Planview) — поддержка процессов организации, реализации, руководства проектами в компании, с использованием новых методов.
Сама методика управления состоит из прохождения ряда этапов. Начиная от идеи и контроля за тем, как выполняется корпоративный проект, до подведения итогов по полученным результатам. Важная роль в корпоративном управлении проектными программами отводится новым технологическим средствам.
Независимо от деятельности фирмы, КСУП имеет ряд однотипных элементов, это:
- локальные документы, регулирующие процесс руководства деятельностью;
- организационная руководящая структура;
- информационная система, которая централизованно собирает, хранит и анализирует данные;
- программы обучения и адаптации сотрудников проектной группы.
К пользователям КСУ проектами относятся — акционеры, финансовые подразделения, высшие руководящее звено и подрядчики. У этой системы четкие объекты и субъекты воздействия. Объектами выступа проекты. К субъектам относятся участники проектных программ, которые взаимодействуют между собой в процессе деятельности, обработки и при принятии решений.
Применение корпоративного типа руководства позволяет:
- выполнять проект в сроки, с учетом объемов, ресурсов и бюджетных средств;
- улучшать взаимоотношения сотрудников проектного отдела с работниками других отделов;
- сокращать риск конфликтных ситуаций между участниками проектной группы, создать единство руководства.
Получить компетенции современного руководителя, знающего актуальные методы развития компании в динамичных рыночных условиях, вы сможете на программе mini MBA «Корпоративное управление и стратегическое развитие бизнеса».
Разделение проектов
Проекты различаются по видам и форме, по составу и структуре:
- монопроект;
- мультипроект;
- мегапроект.
А также, делятся по сфере деятельности, по предметному характеру, срокам:
- краткосрочные — 1-2 года;
- среднесрочные — 3-5 лет;
- долгосрочные — 5 и больше лет.
Разные проекты, которые реализуются внутри одной компании, могут объединяться в единую проектную программу для решения общих задач.
В корпоративном типе хозяйствования доступно использовать любой вид проекта. Чаще — это большие программы, со средней или долгосрочной перспективой. Они затрагивают различные области действия — производство, сбыт и т.д.
Главные компоненты системы управления
Методика формирования корпоративного управления проектами — непростая задача. Уникальность — обязательный критерий. При введении системы учитывается специфика компании.
Методология управления проектами
Методология УП — общие управленческие стандарты: регламент управления, методические рекомендации по планированию, положения, мотивирующие сотрудников, шаблоны документации.
Стандарты КУП — это жизненные циклы проекта, должностные обязанности, определяющие взаимодействие подразделений между собой, а также процессы управления программами.
Проектный офис
Проектный офис — ключевой показатель системы управления. Задача — развитие методов руководства, контроль за регламентом и стандартами управления проектом.
Чтобы эта методика эффективно работала, важно чтобы подчинение было напрямую высшему руководству организации.
Основные функции этого способа:
- внедрять и развивать систему УП;
- накапливать опыт руководства проектами;
- сопровождать проектные группы в методическом плане, контролировать их работу;
- правильно распоряжаться ресурсами;
- обучать команду;
- поддерживать информационную систему управления;
- составлять отчеты по результатам проекта для руководящего звена предприятия.
Расширить свои компетенции в организации, мотивации и обучении команд вы сможете на программе mini MBA «Управление проектами»
Информационная система управления проектами
Чтобы корпоративный процесс управления проектами работал эффективно и автоматизировал все процессы, нужна единая ИСУП. Кроме автоматизации, ИС выступает общим хранилищем для проектной документации. Самые известные ИС: MS Project Server, Oracle Primavera, Planview.
ИСУП помогает командной группе, занимающейся управлением проектами, в составлении задач и контроле за их выполнением. Кажется, что внедрить такую систему несложно, так как есть много готовых программ. Но при неправильном выборе и установке ИСУП, возможно усложнение процесса управления. Поэтому, перед тем как внедрять информационную систему, нужно сначала установить методологию управления и Проектный офис.
Информационная СУП должна отвечать:
- целям и требованиям предприятия;
- квалификации проектной группы;
- уровню команды технического обслуживания, поддерживающей ИСУП;
- методологии управления.
ИСУП — это не первостепенный элемент, но необходимый. ИС помогает руководителям проектных групп и комитету управления в реализации проектов.
Факторы успеха внедрения системы управления проектами
Несомненно, у всех сотрудников компании разный опыт по управлению проектами.
Основная цель формирования КСУП — создание единого подхода в руководстве всеми проектами организации.
После внедрения корпоративного руководства образуется общая информационная управленческая площадка. В ней схожая терминология, что увеличивает эффективность взаимодействия внутри каждого проекта, а также между ними.
Корпоративное управление позволяет применять мировой опыт в работе с проектами и не допустить ряд ошибок и повысить эффект.
Требования к системе КУП
- Эффективное управление файлами;
- Удобное средство общения;
- Отчеты, информации в реальном времени;
- Визуализация диаграммы;
- Управление ресурсами;
- Работа с мобильных устройств.
Причины успеха
При правильно созданной КСУП компания может продвинуться дальше в управлении проектами за счет:
- Информации о проекте — часто в компаниях нет общих данных для всех сотрудников. Менеджеру доступны сведения только о своем проекте. Руководители подразделений знают о выполнении задач внутри структуры, но о происходящем в другом отделе или в организации — не осведомлены. Такое положение дел приводит к сложностям в отношениях между проектными группа, особенно при распределении ресурсов. СУП позволяет создать видение о проектной работе компании, а также повысить качество контроля за выполнением.
- Правильного распределения ресурсов при планировании проектов. Стоит учитывать, что один и тот же ресурс может использоваться сразу в ряде проектов.
- Опыта менеджеров — они получают его в компании, но часто он считается личным опытом. При наличии в компании эффективной корпоративной системы управления, данный опыт накапливается и анализируется, это сокращает риск повторных ошибок.
Важные моменты успеха КСУП:
- поддержка и участие во внедрении менеджмента верхнего звена организации;
- массовое обучение менеджеров в плане управления проектами;
- создание Проектного офиса.
Плюсы внедрения
При эффективном введении корпоративного типа руководства компания получает:
- Проектный портфель, который ориентирован на достижение цели;
- Контроль за продвижением проектов;
- Единое представление о деятельности организации;
- Целевое применение ресурсов компании;
- Правдивую информацию, отчеты о ходе проектов;
Происходит быстрое выявление ошибок, приводящих к повышению бюджета и сроков работ. На ранней стадии исправление этих ошибок не так затратно.
Советы по внедрению на практике КСУП
Для удачного формирования корпоративной УП рекомендовано:
- Осуществлять развитие постепенно. Средний срок внедрения КСУП от 1,5 — 2 года.
- Использовать собственный регламент в каждой компании, так как они отличаются опытом, корпоративной культурой и структурой.
- Применять принцип «золотой середины». Каждая строка должна обосновываться.
- Согласовывать регламент: участие менеджеров проектов и руководителей отделов в обсуждении методологии.
- Постоянно корректировать регламент с учетом новой информации и меняющейся ситуации в компании.
- Пригласить консультанта и выделить сотрудника, который под руководством консультанта будет заниматься развитием УП в компании.
Главная ошибка при внедрении корпоративной методики управления — начать внедрение с интеграции информационной системы УП в ИТ архитектуру.
Сначала нужно сформировать Проектный офис и произвести внедрение методологии управления, лишь потом осуществлять выбор и внедрение ИСУП — средство автоматизации процессов.
Выводы
Применение корпоративной системы руководства проектами позволит управлять ими и производить оценку вклада каждого участника в их реализацию. А также, сохранять и передавать накопленный опыт в компании, снижать сроки выполнения проектов и затраты.
Процесс формирования системы КУ проектами непрост и затратен, но в случае успешного внедрения, результаты будут ощутимыми.
Больше про бизнес читайте в других наших статьях: