Платежный календарь - это автоматизированная система учета платежей в excel, позволяющая регистрировать входящие и исходящие денежные операции, отслеживать их статусы, анализировать баланс расходов и доходов по юр. лицу, своевременно выявляя кассовый разрыв. Также программа обладает функционалом построения сводных таблиц за выбранный период и предоставляет возможность мультивалютного учета.
Ссылки для скачивания программы:
О программе
Платежный календарь в excel - простая, гибкая, настраиваемая система. Позволяющая заводить и группировать универсальные списки статей доходов и расходов одного или нескольких юр. лиц. А также сравнивать их между собой и сводить в общий итоговый баланс. Учет одновременно ведется как в разрезе месяца на автоматически построенном отдельном календарном листе, так и в общем реестре платежей. Каждому платежу присваивается один из 4х статусов: ожидается, исполнен, согласование и просрочен. Что позволяет видеть актуальную информацию по оплатам и своевременно контролировать их исполнение.
Как создать платежный календарь в excel
Скачайте программу по одной из ссылок выше или на моем сайте Excellab.ru. В данный момент доступно три варианта реализации: упрощенный платежный календарь, расширенная версия и мультивалютная реализация. Файл запакован в стандартный архив 7zip, который можно распаковать с помощью бесплатного архиватора 7zip или WinRar.
После распаковки архива перед вами окажется стандартный Excel файл с макросами в формате xlsm. При первом запуске Microsoft Office попросит Разрешить редактирование файла и Включить его содержимое, что необходимо сделать в обязательном порядке для корректной работы программы! Более подробную информацию по включению макросов и ответы на часто задаваемые вопросы вы можете прочесть в моей предыдущей статье: Как включить макросы в excel.
Для создания платежного календаря в excel сначала необходимо произвести его настройку под вашу специфику. А именно - завести свои перечни доходов и расходов на листе Настройки. Статьи можно группировать в серые подкатегории, которые в свою очередь собираются в большие фиолетовые категории. Доходы и расходы по фиолетовым категориям сравниваются на календарном листе, показывая текущий баланс. Добавить в перечень ту или иную категорию можно с помощью соответствующих кнопок над списками. Статьи добавляются обычным вводом названия в любую пустую ячейку без цвета.
Важно!
1) Каждая статья вне зависимости от перечня должна иметь уникальный идентификатор в колонке ID - не оставляйте его пустым и не повторяйте их.
2) Количество фиолетовых категорий в списке доходов и в списке расходов должно быть одинаково и соответствовать по смыслу. Т.к. платежный календарь сравнивает их в итоговом кассовом разрыве.
3) Старайтесь избегать пустых строк в середине списка. Статьи можно добавлять или удалять в любой момент времени. Календарь обновится без потери уже заведенных данных. Не заводите пустые строки заранее, на будущее.
Когда все справочные данные заведены, выберите год и месяц построения календарного листа и нажмите кнопку "Создать/Обновить календарь на месяц". Excel сгенерирует лист учета по введенным вами ранее в перечнях статьям. Если в течении месяца возникла необходимость добавить новые статьи доходов/расходов на уже сформированный лист, просто откорректируйте списки статей и обновите учет этой же кнопкой. Программа пересоздаст лист, подгрузив в него ранее веденные платежи. Ваши данные не потеряются!
Как вести платежный календарь
После того как программа построит шаблон табеля за выбранный месяц/год, можно приступать к регистрации платежей. Напомню, что внешний вид календаря полностью зависит от статей доходов и расходов, которые вы заведете на листе Настройки. Это может быть группировка по нескольким юр лицам - заведите каждое юр лицо в отдельной фиолетовой группе. Либо любые группы в рамках одного юр лица. Тогда вместо названия юр лиц в фиолетовых строках можно завести группы доходов и расходов: тендеры, продажи, аренды, менеджеры, и т.д. и т.п.
Добавление платежей в платежный календарь excel осуществляется двумя способами: через форму ввода, которая появляется при двойном клике на выбранной вами ячейки на пересечении дня и статьи учета, либо по кнопке через реестр платежей.
Если в ячейке на данную дату по данной статье уже был платеж, программа отобразит его в окне выбора. Двойным кликом по строчке в списке всегда можно открыть, посмотреть, изменить его детали. Для добавления нового нажимаем кнопку Добавить платеж.
В форму добавления нового платежа автоматически подтянется вся информация доступная по данной ячейке. Вам останется выбрать статус платежа из выпадающего списка и указать сумму. Также по желанию вы можете вписать название контрагента, комментарий и подгрузить ссылку на любой сопровождающий документ (чек, договор, накладную и т.д.). Далее нажмите на кнопку Сохранить платеж и он отобразится в данной ячейке. А также перенесется в единую базу на лист Реестр платежей.
Реестр платежей и построение сводной
Все платежи сохраняются в единый массив данных - на лист Реестр платежей. Здесь вы можете сортировать данные для анализа, редактировать, добавлять новые и удалять неактуальные платежи. Также имеется функция построения сводной за выбранный период по отдельной кнопке.
Для добавления в платежный календарь excel нового платежа используйте кнопку Добавить платеж. Перед вами появится ранее описанная форма добавления оплаты. Любую информацию по платежам (даты, суммы и т.д.) можно также редактировать в реестре без использования формы. Все изменения сразу же отобразятся на месячном листе табеля. Для построения сводной воспользуйтесь кнопкой Сводная за период. Выберите дату с и дату по и нажмите кнопку Построить сводную.
Сводная за период позволяет сравнить доходы и расходы по разным группам статей или юр лицам в разрезе любого доступного временного отрезка (неделя, месяц, год, несколько лет).
Послесловие
Ссылки для скачивания программы:
Благодарю вас за прочтение первой обзорной статьи по платежному календарю в excel! Чтобы не делать материал объемным и утомительным, я разделю описание на несколько частей. В данном разделе я постарался описать основные возможности программы, ответил на вопросы: как создать и как вести платежный календарь в excel. Далее будет более подробный разбор функционала, вариативности настройки и разновидностей приложения. Следите за каналом, чтобы быть в курсе новинок в области учета и автоматизации! Также напомню, что все мои продукты можно заказать с индивидуальной настройкой под вашу специфику деятельности. По вопросам доработки и приобретения всегда доступен по почте goryaninov@bk.ru и по телефону +79507094770. Всегда рад помочь в реализации ваших задач и свежих идей!
Также рекомендую ознакомиться с не менее полезными продуктами:
С уважением, разработчик Горянинов Максим