Табель учета рабочего времени в excel - комплексная система кадрового делопроизводства, сочетающая в себе функции учета рабочего времени сотрудников, расчета заработной платы, планирования рабочих смен и отпусков. Программа разработана на базе Microsoft Excel, который входит в стандартный пакет офиса.
Ссылки для скачивания и инструкций:
О программе
Основной идеей разработки табеля учета рабочего времени являлось создание простого и понятного инструмента. Чтобы даже самый неискушенный пользователь смог интуитивно разобраться в программе и сразу начать вести свой учет. В то же время она обладает широким функционалом. Более 5 лет я постоянно работаю над ее улучшением, выпускаю постоянные обновления и включаю в них только самые полезные функции, о которых просят подписчики моего сайта Excellab.ru. Таким образом, табель учета рабочего времени - это действительно народный продукт, наше с вами общее творение, проверенное временем и доказавшее свою надежность. Реализация на платформе Microsoft Excel выбрана не случайно. В наше время трудно найти компьютер не оснащенный стандартным офисным пакетом. Для работы с программой достаточно скачать архив с файлом, распаковать в удобное для вас место и разрешить работу макросов при открытии документа. Более 1000 организаций в России и СНГ уже используют табель на постоянной основе для ежедневного кадрового учета.
Настройка табеля учета рабочего времени в excel
Как театр начинается с вешалки, так и табель учета рабочего времени начинается с заполнения листа "Настройки". В левой части расположен перечень сотрудников. Штат можно группировать по отделам. Для этого используйте кнопку "Добавить группу". Для заведения сотрудников просто заполните строку данных. Введите порядковый номер, табельный номер (любой уникальный набор символов), ФИО, должность сотрудника. Выберите график работы и Тип оплаты из выпадающих списков. Укажите размер оклада или часовой тарифной ставки (ЧТС), а также норму рабочего дня в часах. Заполните даты приема и выхода сотрудника в смену, дату увольнения при необходимости. Далее перейдем к рассмотрению блока настроек построения табеля учета рабочего времени в excel.
Настройки построения представлены списком опций, большая часть из которых включается/отключается выбором Да/Нет из выпадающего списка. Для части полей есть возможность настройки расчетных коэффициентов. Выберите формат отображения времени и сумм. Введите название организации и основных подписантов. Укажите расчетную валюту. Также в данном блоке можно включить режим "Автоматической расстановки часов". Тогда табель учета рабочего времени расставит рабочие часы сотрудников исходя из их графика работы и даты заступления в смену. Если вам нужен пустой график для ручной расстановки, просто отключите данную опцию.
Для построения нового учетного листа выберите целевой месяц и год и нажмите кнопку "Создать табель". При изменении штата сотрудников в программе реализована возможность обновления существующего учета без потери данных. Для этого используйте кнопку "Обновить табель". Для создания листа планирования отпусков выберите год и нажмите "План отпусков".
Учет рабочего времени сотрудников
Так как месячный лист учета достаточно широкий, давайте разберем его по основным блокам.
Блок исходных данных содержит всю информацию о сотрудниках с листа "Настройки". Программа добавляет расчетный столбец плановых дней, значение в котором можно изменить при необходимости. И расчет заработка в час для дальнейшего расчета фактической заработной платы.
Блок учета данных табеля рабочего времени представляет собой таблицу-календарь. В верхней части которой указаны даты и дни недели. Праздники по производственному календарю и выходные дни отмечены светло-зеленой заливкой и обозначениями пр/в. Учет активностей персонала ведется с помощью условных обозначений:
- Рабочий день отмечается цифрой от 1 до 24, обозначающей кол-во часов, отработанных за смену. Отмеченный день заливается светло-синим цветом с использованием правил условного форматирования excel;
- Больничный отмечается маленькой буквой б. Заливается желтым цветом;
- День отпуска ставится сокращение от. Светло-розовый цвет заливки;
- Декретный отпуск - сокращение до. Подкрашивается салатовым цветом;
- Прогул - обозначение пг (серый цвет);
- Отгул обозначается ог. Заливка бледно-оранжевого цвета;
- Отпуск без содержания или обс. Подкрашивается сиреневым;
- Учебный отпуск - буква у. Обозначен желтым цветом;
- Командировка обозначается буквой к. Используется зеленый цвет;
За блоком календаря следует область учета активностей и рабочих дней/часов сотрудников.
Данная часть табеля выстроена на формулах и всегда отражает актуальную информацию по активностям сотрудников на данный момент времени. Часы и дни также считаются накопительным итогом с начала учетного года. Те или иные столбцы активностей можно включать/отключать на листе "Настройки", точечно настраивая табель под свою специфику учета.
Далее перейдем к разбору самых интересных блоков: учет переработок, расчет заработной платы, начислений, удержаний и итоговых выплат.
Учет переработок происходит как от планового времени, так и точечно по часам превышения нормы дня. Лишние столбцы можно отключить в настройках табеля. Обычно первые два часа считаются с коэффициентом 2, последующие часы переработки с 1,5, а выходные и праздничные по двойной оплате. Программа предоставляет возможность гибкой настройки как столбцов, так и множителей.
Расчет заработной платы состоит из столбца фактического заработка "Заработная плата", отдельного расчета переработок, оплат больничных и отпускных дней. Данный блок также является гибким для корректировки - отключите лишние опции на листе "Настройки".
Начисления и удержания вводятся вручную по каждому сотруднику. Кроме столбца Вычета НДФЛ. Коэффициент и отображение которого тоже настраивается.
После ввода всех данных табель учета рабочего времени excel автоматически посчитает общую сумму к получению со всеми надбавками и удержаниями. А заполнение поля аванс позволит разделить выплату на несколько частей.
Построение расчетных листов
Расчетные зарплатные листы формируются по итогу месяца и содержат полную информацию по формированию заработной платы сотрудника. Что обеспечивает прозрачность и понятность процесса для работника.
Расчетные листы формируются по одноименной кнопке на листе месячного табеля. Могут быть распечатаны и розданы сотрудникам под роспись в день выплаты заработной платы.
Листы ознакомления с графиком сменности
Еще одной полезной функцией учета рабочего времени является возможность формирования листов ознакомления с графиком выходов. Одноименная кнопка также находится на листе табеля рядом с кнопкой формирования расчетных листов. По клику на нее программа создаст отдельную книгу excel. Спланируйте смены на месяц и ознакомьте персонал с данным документом.
Планирование отпусков в excel
Для планирования периодов отдыха персонала необходимо создать лист графика отпусков на год и заполнить его. Для этого перейдите на лист "Настройки", выберите год и нажмите кнопку "Планировать отпуска".
На рисунке приведена часть листа отпусков. Программа позволяет заводить до 4х периодов на каждого сотрудника, указав соответствующие даты. Введенные временные отрезки графически отображаются на календаре справа с помощью светло-зеленой заливки. Что позволяет визуализировать информацию и точнее выявлять пересечения отдыха у критически важных сотрудников.
Послесловие
Ссылки для скачивания и инструкций:
Благодарю за прочтение данной статьи! Это мой первый опыт подачи материала на Яндекс Дзен. Надеюсь, что смог понятно донести основную идею своего табеля и доступно описать его функционал. Всегда рад выслушать ваши идеи по его улучшению, а также вашу критику меня как писателя=)! Постараюсь чаще радовать вас своими продуктами, которых за 15 летний опыт разработки накопилось огромное количество в разных сферах. Подписывайтесь на канал, чтобы быть в курсе новых разработок в excel, а также заходите в гости в мою лабораторию Excellab.ru где уже размещены десятки полезных продуктов.
С уважением, разработчик Горянинов Максим
