Меня зовут Топалов Игорь, я руководитель компании Топалов групп. В этой статье мы рассмотрим работу с задачами в Битрикс24.
В случае возникновения вопросов, звоните: 8 962 510-49-14.
▎Создание новой задачи
Прежде всего, давайте разберемся, как создать новую задачу. Это отправная точка для любого проекта и первый шаг к организации работы. Как это сделать?
- Перейдите в раздел "Задачи и Проекты" (обычно находится в левом меню).
- Выберите проект, к которому относится задача (если задача не связана с проектом, пропустите этот шаг).
- Нажмите кнопку "+ Добавить задачу" или "Создать задачу".
- Далее открывается форма создания новой задачи.
▎Настройка ключевых параметров задачи
Заполнение основных полей – это как навигация, задающая направление для исполнителя.
- Название задачи - первое, что увидит исполнитель. Название должно быть четким, конкретным и легко понимаемым. Избегайте расплывчатых формулировок.
- Описание задачи. Здесь нужно дать максимально подробную информацию: что, зачем, как и когда нужно сделать:
а) разбейте описание на абзацы для удобства чтения.
б) используйте нумерованные или маркированные списки, чтобы выделить важные шаги.
в) укажите ссылки на необходимые ресурсы, документы или веб-сайты.
г) не стесняйтесь использовать скриншоты или видео, чтобы проиллюстрировать задачу.
▎Участники задачи
Правильное распределение ролей – залог успешного выполнения задачи.
- Исполнитель - человек, который фактически выполняет задачу. Выбирайте исполнителя, исходя из его компетенций и загруженности. Убедитесь, что исполнитель понимает задачу и готов ее выполнить. Обсудите с ним детали, прежде чем назначить его.
- Постановщик: - человек, который ставит задачу и несет ответственность за ее корректную формулировку и достижение цели. Будьте готовы ответить на вопросы исполнителя и предоставить ему необходимую поддержку.
- Соисполнитель - помощник исполнителя. Используется, когда задача требует участия нескольких человек.Четко определите роль каждого соисполнителя, чтобы избежать путаницы и дублирования работы.
- Наблюдатель - человек, который следит за прогрессом выполнения задачи, но не принимает непосредственного участия. Полезно для руководителей проектов или других заинтересованных сторон. Убедитесь, что наблюдатель понимает свою роль и получает уведомления о ходе выполнения задачи.
▎Путь к структурированному выполнению
Чек-лист - это пошаговая инструкция, гарантирующая, что ничего не будет забыто. Как создать?
- Просто добавьте пункты в чек-лист, описывающие каждый шаг, необходимый для выполнения задачи.
- Используйте drag-and-drop для изменения порядка пунктов.
- Отмечайте выполненные пункты, чтобы видеть, что уже сделано.
▎Экономим время и стандартизируем процессы
Шаблоны задач – это отличный способ сэкономить время и обеспечить единообразие при создании типовых задач. Как создать?
- В разделе "Задачи и Проекты" нажмите кнопку "Еще" в правом верхнем углу.
- Выберите пункт "Шаблоны".
- Нажмите кнопку "Создать".
- Заполните все необходимые поля: название, описание, крайний срок, исполнители, и т.д. (все как при создании обычной задачи).
Какие преимущества?
- Не нужно каждый раз заново настраивать одинаковые задачи.
- Позволяет быстро назначать новым сотрудникам задачи, необходимые для адаптации в компании.
▎Автоматизация с роботами
Роботы – это мощный инструмент для автоматизации рутинных задач и процессов в Битрикс24. Как работают роботы в задачах?
- Роботы привязываются к этапам.
- Когда задача попадает на определенный этап, робот автоматически выполняет заданное действие.
Для чего можем использовать роботов?
- Отправка уведомлений при смене статуса задачи.
- Добавление новостей при создании новой задачи.
- Изменение исполнителей при попадании задачи на определенный этап.
- Смена стадий задачи в зависимости от различных условий (например, в зависимости от названия задачи).
▎Контролируем доступ к задачам
Битрикс24 позволяет настраивать права доступа к задачам для различных сотрудников и групп. Как настроить права доступа?
- Перейдите в раздел "Задачи и Проекты".
- Выберите пункт "Права доступа".
- Добавьте сотрудника или группу и выберите необходимые права доступа.
Примеры прав доступа:
- Полный доступ: Сотрудник имеет право просматривать, создавать, редактировать и удалять любые задачи.
- Доступ только к своим задачам: Сотрудник имеет право просматривать, создавать, редактировать и удалять только свои задачи.
- Доступ только для чтения: Сотрудник имеет право только просматривать задачи, но не может их редактировать или удалять.
▎Создаем задачу в один клик
Быстрая задача – это удобный способ создать задачу, не заполняя все поля в форме создания задачи. Как создать быструю задачу?
- Нажмите на значок молнии (обычно находится в верхней части страницы).
- Введите название задачи.
- Выберите крайний срок.
- Нажмите кнопку "Сохранить".
▎Заключение
Эффективное управление задачами требует комплексного подхода, включающего:
- Четкое распределение ролей: Обеспечение ответственности и подотчетности каждого участника.
- Структурированные чек-листы: Позволяют отслеживать прогресс и не упускать важные детали.
- Шаблоны задач: Экономят время и стандартизируют процессы.
- Автоматизация с роботами: Упрощает рутинные операции и повышает эффективность.
- Гибкая система прав доступа: Обеспечивает безопасность и контроль над информацией.
- Быстрое создание задач: Экономит время при постановке простых задач.
Сочетание этих элементов позволяет оптимизировать рабочие процессы, повысить продуктивность команды и успешно достигать поставленных целей в любой системе управления проектами.
БЕСПЛАТНЫЙ АУДИТ ПО ВАШЕЙ СРМ-системе - https://b24-p97cdj.bitrix24.site/crm_form_ju5et/
Наш телеграмм канал, где мы выкладываем все статьи и видео. Там вы точно ничего не упустите -
TG: https://T.me/TopalovGroup_official
Rutube - https://rutube.ru/channel/59435194/
Youtube - https://www.youtube.com/@intoCRM1?ref=vc.ru
Связаться с нами: https://topalovgroup.ru/
Обращайтесь напрямую к нам по номеру или почте:
Телефон: +7 962 510-49-14 — Топалов Игорь
Почта: TopalovGroup@yandex.ru