Инструкция как сделать в Excel отчет HR отдела. Как показать, график дисциплины сотрудников с января по декабрь и оценить влияние введения корпоративных завтраков и штрафов за опоздания на уровень дисциплины?
Сотрудники офиса опаздывают или задерживаются на работе. Директор по персоналу определил пять ключевых событий, которые можно измерить:
- Опоздание до 15 минут — это плохо;
- Опоздание от 15 до 60 минут — очень плохо;
- Уход вовремя — хорошо;
- Задержка до одного часа — приемлемо;
- Задержка более одного часа — плохо, но не принципиально.
Наша цель — стимулировать сотрудников приходить вовремя и уходить после окончания рабочего дня, либо с небольшой задержкой до 1 часа. Для этого мы собираем данные о каждом сотруднике через систему контроля доступа и анализируем их ежедневно. В конце месяца рассчитываем средние показатели для всех сотрудников.
В апреле директор по персоналу ввела утренние бесплатные корпоративные завтраки с 9:50 до 10:10. Цель - стимулировать приходить к 10:00.
В сентябре был введен небольшой штраф за опоздание более чем на 15 мин.
Для визуализации сделана данная диаграмма.
Как реализована диаграмма?
На примере этого бизнес-кейса показана диаграмма состава во времени. Разделим все измеряемые события на положительные (выше нулевой отметки) и отрицательные (ниже нулевой отметки).
Согласно деловому подходу, сотрудник должен завершать свои задачи вовремя и не задерживаться дольше одного часа. Эти параметры мы обозначим зелеными цветами разной насыщенности, что будет символизировать положительную динамику.
Задержка больше одного часа допускается, но нежелательна, поэтому она будет отмечена серым цветом как нейтральная и малозначимая категория.
Опоздания же являются негативными событиями, и мы представим их разными оттенками красного. Красные столбики разместятся под нулевой линией, чтобы выделить контраст между зеленой и красной динамикой.
Для удобства чтения мы отказались от традиционной легенды и добавили подписи прямо рядом с соответствующими столбцами диаграммы.
На временной шкале в апреле и сентябре отмечены мероприятия HR-службы: "корпоративные завтраки" и "штрафы за опоздание". Они оформлены в виде оригинальных стикеров.
Скачать шаблон
Скачать готовый шаблон в Excel, в который нужно только подставить свои цифры.
Пошаговая ИНСТРУКЦИЯ
Поставьте закладку в браузере - обязательно когда-нибудь пригодиться.😀
Пройдем все этапы создания шаг за шагом. Сначала создаем стандартный график.
Чтобы потренироваться скачайте учебный файл:
Добавление диаграммы
1. Используем обычную гистограмму с накоплением для отображения состава данных.
2. Открываем меню "Формат ряда данных" для оформления диаграммы.
Оформление столбцов
3. Ширина столбцов: Увеличим ширину столбцов, чтобы минимизировать пробелы и улучшить распределение пространства.
Цветовая схема:
4. Серый (#D9D9D9) – для задержки более 1 часа (нейтральный показатель).
5. Светло-зеленый (#9BBB59) – для задержки менее 1 часа (положительная тенденция).
6. Темно-зеленый (#78933C) – уход вовремя (продуктивность).
7. Бледно-красный (#FAC090) – опоздание до 15 минут (не критичное).
8. Ярко-красный (#E46C0B) – опоздание более 15 минут (критичный показатель).
Удаление лишних линий
9. Скрываем сетку диаграммы.
10. Удаляем деления горизонтальной оси и перемещаем подписи вниз для улучшения читаемости.
11. Убираем стандартную легенду.
Результат
Полученная диаграмма оказалась интуитивно понятной. Основным трендом стали зелёные столбики с белыми цифрами, символизирующие сотрудников, которые приходят вовремя и не задерживаются после работы.
Добавленные стикеры делают диаграмму более информативной. Видно, что HR-отдел предпринял следующие меры для повышения дисциплины:
- корпоративные завтраки для тех, кто приходит вовремя;
- штрафы за опоздания для тех, кто опаздывает.
Эти шаги оказали положительное влияние на дисциплину в коллективе.
Полезное
Скачать готовый шаблон в Excel, в который нужно только подставить свои цифры.
Поставьте закладку в браузере на инструкцию - обязательно когда-нибудь пригодиться ☺️.
А отследить продуктивность сотрудников вы можете с помощью диаграммы "Динамика подготовки смет по сотрудникам " и интерактивной таблицы "Качество работы сотрудников кол-центра".
Много фишек и идей дизайна в моей книге "Магия диаграмм".