Инструкция как сделать в Excel. Идеальна для руководителя отдела. Пример диаграммы с зеркальными показателями хорошо/плохо для отслеживания динамики 5-8 сотрудников отдела за период от 3 до 12 месяцев.
В строительной компании руководитель отдела контролирует эффективность работы сметчиков. Его интересует, сколько смет сделал каждый специалист за месяц и сколько из них выполнено с задержкой.
На диаграммах мы используем два основных показателя:
- Синие столбики: Общее количество смет, сделанных за месяц.
- Красные столбики: Количество смет, завершенных с опозданием.
Эти данные позволяют не только оценить общую продуктивность каждого специалиста, но и обратить внимание на возможные проблемы с соблюдением сроков выполнения задач.
Можно отслеживать динамику работы сотрудников за период от 3 до 12 месяцев. Это помогает выявлять тренды и оценивать стабильность их результатов.
Зеркальное отображение данных помогает разграничить положительный и отрицательный показатель, делает визуализацию наглядной. Видно, какие сотрудники стабильно демонстрируют высокие показатели, а кому требуется дополнительная поддержка или мотивация.
Особое внимание уделено структурированию данных. Диаграмма разделена на две основные группы: ведущие сметчики и обычные специалисты. Внутри каждой группы сотрудники отсортированы по количеству подготовленных смет за отчетный период. В результате формируется рейтинг сотрудников, удобный для руководителя.
Как оказалось на практике, диаграмма стала мотиватором для некоторых сотрудников. Была оценена работа Алексея Дурова. Руководитель заметил динамку роста у Кузнецовой и Смирновой и предложил им программу по их развитию.
Все указанные выше приемы помогли из стандартной незамысловатой диаграммы получить итоговый вариант, который облегчает сравнение двух категорий сотрудников и позволяет оперативно определять лидеров по производительности.
Что еще отличает эти две диаграммы?
Идеальная диаграмма должна выполнять задачу не только визуализации данных, но и способствовать их глубокому анализу и пониманию. Она должна направлять зрителей к важным выводам.
В моей версии (справа) был добавил акцент в форме пунктирных линий, которые показывают максимальное количество смет без просрочек для каждой группы сметчиков. Результатом диаграммы стало понимание 55 смет в месяц —это максимальная нагрузка на ведущего сметчика. 40 смет в месяц — это разумный предел для обычного сметчика. В противном случае возникают просрочки, вызывающие срывы работ в других отделах.
Подписывайтесь на канал. Позже будет статья про эту диаграмму с добавлением значения план \ факт. Идеальный мини-дашборд руководителя отдела.
Давайте разберемся, как создать такую нестандартную комбинированную диаграмму.
Скачать шаблон
Скачать готовый шаблон в Excel, в который нужно только подставить свои цифры.
Пошаговая ИНСТРУКЦИЯ
Поставьте закладку в браузере - обязательно когда-нибудь пригодиться.
Пройдем все этапы создания шаг за шагом. Сначала создаем стандартный график.
Чтобы потренироваться скачайте учебный файл:
Подготовка данных
1. Сначала сортируем сметчиков по должности, чтобы разделить ведущих сметчиков от обычных.
2. Затем добавляем пустую строку, создавая визуальное разделение между группами сметчиков.
Построение и стилизация гистограммы
3. Выбираем имена специалистов и количество выполненных смет за выбранные периоды. Создаем стандартную гистограмму, которая станет основой нашей комбинированной диаграммы.
4-6. Переходим к оформлению столбцов. Все столбцы отражают количество выполненных смет, поэтому окрашиваем их в единый цвет #0070C0. Начинаем с первого ряда, затем повторяем процедуру для второго и третьего рядов.
7-8. С помощью конструктора диаграмм добавляем метки данных поверх столбцов. Это упростит восприятие значений. Форматируем метки: устанавливаем белый цвет текста для лучшей видимости на синем фоне.
Оформление области построения
9. Поскольку при построении диаграммы мы не использовали названия столбцов, легенда становится ненужной. Удаляем ее.
10. Удаляем линии сетки, чтобы они не отвлекали от анализа данных.
11. Добавляем уточнение периода исследования в заголовке диаграммы. Основной заголовок делаем крупным и жирным, а текст в скобках уменьшаем.
Добавление визуальных акцентов
12. Рисуем красные пунктирные линии, обозначающие максимальную нагрузку сметчиков.
13. Формируем и форматируем линии согласно инструкциям на скриншотах.
14-15. Добавляем текстовые пояснения к линиям, используя тот же цвет, что и сами линии.
16. Также добавляем подпись, обозначающую ведущих сметчиков.
17. Уменьшаем область построения, чтобы данные выглядели более сбалансированно.
Добавление второй зеркальной диаграммы
18. Создаем диаграмму для просроченных смет по тому же принципу.
19. Меняем порядок значений на оси, чтобы перевернуть диаграмму и переместить ось X вверх.
20-21. Окрашиваем все столбцы в темно-красный цвет (#A80000), чтобы подчеркнуть значимость просроченных смет.
22-23. Добавляем подписи данных вне столбцов, чтобы они были хорошо видны. Немного увеличиваем размер шрифта и применяем полужирное начертание для большего акцента.
Редактирование области построения
24. Удаляем легенду, как и в предыдущей части диаграммы.
25. Убираем линии сетки, поскольку столбцы здесь либо очень маленькие, либо вовсе отсутствуют.
26. Форматируем заголовок по образцу верхней части диаграммы и перемещаем его вниз.
27. Настраиваем область построения для гармоничного сочетания с верхней частью диаграммы.
Расположение диаграмм
28. Устанавливаем порядок представления частей диаграммы: нижнюю часть перемещаем на задний план.
29. Убираем контур диаграммы, чтобы избежать разделения частей.
Результат
Из двух основных диаграмм мы сформировали одну, оптимально подходящую для нашей задачи: она отображает количество смет, составленных каждым сотрудником за месяц, а также указывает, сколько из них было просрочено. На этой диаграмме "позитивные" столбцы направлены вверх, а просрочки выделены другим цветом и ориентированы вниз. Это позволяет нам быстро понять, кто готовит больше смет без задержек.
Добавленные линии делают диаграмму более наглядной:
У ведущих специалистов по смете задержки начинаются при нагрузке в 55 смет в месяц, тогда как у рядовых сметчиков этот предел составляет 40 смет в месяц.
Исходя из этих данных, можно заключить, что основную часть смет выполняют Попов и Дуров. Попова следует немного разгрузить. Кузнецова активно прогрессирует, и при сохранении текущей динамики он сможет достичь уровня лучших сотрудников, поэтому его стоит поощрить. Для Смирновой оптимальная нагрузка составляет не более 40 смет.
Полезное
Скачать готовый шаблон в Excel, в который нужно только подставить свои цифры.
Поставьте закладку в браузере на инструкцию - обязательно когда-нибудь пригодиться ☺️.
А оценить продуктивность других отделов можно с помощью материалов канала:
8 KPI для 11 менеджеров в одном экране. Дашборд РОПа в Excel.
Контроль работы сотрудников по дням + рейтинг. Heatmap
Еще много инструкций на моем сайте Магия диаграмм.
Еще больше фишек для вашего бизнеса в моей книге «Магия диаграмм для отчетов и презентаций»