Возможности 1С:Документооборота, о которых мы расскажем сегодня, очень полезны для бизнеса. Но по умолчанию настройки отключены, поэтому не все пользователи о них знают, и сразу после внедрения системы фокусируются на освоении базовых функций по работе с документами и задачами.
У кого-то раньше, у кого-то позже 1С:Документооборот становится надежным повседневным инструментом. И тогда приходит время следующей волны автоматизации. Компания подключает продвинутые возможности системы, позволяющие более эффективно решать важные для нее задачи.
Ведущий консультант-аналитик компании 1С-КПД Ксения Митькина обращает внимание на следующие полезные функции 1С:Документооборота, известные далеко не всем пользователям.
1. Правила коммуникаций по процессам и задачам
– Жизнь есть жизнь. У сотрудников компаний нередко возникает желание «ускорить» решение своих вопросов, «перепрыгнув через голову» непосредственного начальника. Это не только вносит хаос в систему управления, но и может привести к обратному результату, замедлить или остановить процесс, – отмечает Ксения Митькина.
Деловую этику и порядок в процессы вносит настройка правил коммуникаций в 1С:Документообороте. Это своего рода матрица ограничений. Ее можно настроить так, чтобы определенные задачи ставились и определенные документы направлялись:
- только непосредственному руководителю;
- или только подчиненным;
- или только коллегам из своего подразделения и т.д.
Тогда, например, рядовые сотрудники или начальники отделов (т.е. руководители 3 ранга в настройках матрицы) не смогут напрямую отправить служебную записку директору (руководителю нулевого ранга).
2. Учет рабочего времени и отсутствий
В 1С:Документообороте сотрудники могут фиксировать свое время работы с задачами и документами, а также простои в работе и создавать ежедневные или еженедельные отчеты. Это позволяет руководителям настроить финансовую мотивацию и KPI в привязке к показателям из 1С:Документооборота. Повышается прозрачность, управляемость и контроль за результатами работы сотрудников и отделов.
Также в системе можно отметить отсутствие на рабочем месте за себя или коллегу, указать время, причины, замещающих сотрудников, сделать переадресацию почты и т.д. При создании задач отсутствующим сотрудникам система уведомит автора, чтобы он мог перенести сроки задач или передать их другим исполнителям.
3. Учет проектов
– Этот функционал очень важен для современного бизнеса, – отмечает Ксения Митькина.
В феврале мы уже дважды рассказывали об инструментах и методах управления проектами в 1С:Документообороте КОРП (читайте "Как управлять проектами в 1С:ДОкументообороте" и "Один день из жизни руководителя проектов"). Здесь лишь упомянем такие дополнительные инструменты контроля, как вехи и контрольные точки проекта.
Веха – важное событие в плане проекта, обладающее нулевой длительностью и не имеющее исполнителей. Например, веха может подводить итог группы задач проекта.
Контрольная точка позволяет отслеживать выполнение важных действий сотрудника. Например, типичная контрольная точка – закрытие этапа проекта.
В 1С:Документообороте руководители проектов регулярно оценивают вероятность прохождения каждой контрольной точки. Также этот инструмент используется для контроля проекта на оперативном, тактическом и стратегическом уровнях.
4. Учет мероприятий
1С:Документооборот обладает достаточным функционалом, чтобы организовывать и проводить успешные корпоративные ивенты, конференции, учебные семинары, совещания и т.д.
В 1С:Документообороте можно создать процессы мероприятия, разработать и утвердить у руководителя сценарий и другие материалы. Если мероприятие протокольное – есть возможность вести протокол как в карточке мероприятия, так и в отдельном документе, создав его на основании мероприятия или указав в соответствующем поле.
Добавляя в мероприятия различные дополнительные реквизиты и свойства, можно анализировать поток событий в компании в различных разрезах. Например, сколько прошло очных и дистанционных курсов, сколько сотрудников их посетило, какие навыки они освоили и т.д.
5. Параллельное согласование документов
– До включения в 1С:Документооборот этой «фишки» работу пользователей нередко тормозил режим блокировки документов. Если документ берет в работу один сотрудник – второй не сможет вносить в него правки, пока первый не нажмет кнопку «Закончить редактирование», – напоминает эксперт 1С-КПД Ксения Митькина.
Если вы часто сталкиваетесь с подобными ситуациями, можете включить в системе режим параллельного редактирования, который называется «согласование в режиме замечаний» и похож на рецензирование в Word. Несколько сотрудников смогут одновременно вносить правки, замечания и комментарии. Замечания и комментарии в данном случае имеют разную смысловую нагрузку: при наличии замечания нельзя поставить визу “Согласовано”, при наличии только комментариев – можно.
Также, если документ не согласован, пользователи могут составлять на основе замечаний и комментариев протокол разногласий.
6. Исполнение по пунктам
У распорядительных документов на практике бывает до 10–15 исполнителей. Важно проконтролировать действия каждого из них в отдельности, чтобы не повторилась история про «дитя без глаза». В этом поможет новый тип исполнения, который относительно недавно появился в системе.
Если включить функцию «Исполнение по пунктам», будет легко извлечь из протокола распорядительного документа конкретные пункты и расписать задачи в действии с типом Исполнение для конкретных исполнителей с указанием сроков. А дальше работает привычный механизм контроля выполнения задач в 1С:Документообороте.
7. Правила эскалации задач
– Наверняка в каждой компании случалось так, что после увольнения сотрудника на нем оставались зависшими невыполненные задачи по той или иной причине, или нет возможности завершить процесс согласования из за отсутствия согласующего. Система 1С:документооборот и в таких случаях приходит на помощь, – говорит эксперт 1С-КПД Ксения Митькина.
Можно заранее настроить в системе правила эскалации задач. Тогда, если задача просрочена или близка к этому, то она будет автоматически перенаправлена непосредственному руководителю или другому сотруднику. Либо автоматически согласована (исполнена и т.д.).
Самое важное, что правила эскалации хорошо мотивируют и действующих сотрудников, поскольку:
- руководители мониторят задачи выбранных типов;
- исполнители знают, что система автоматически сообщит руководителю о проблемах со сроками;
- перенаправление можно сделать на любого сотрудника или отдел, что позволяет вовремя решать проблемные ситуации.
8. Получение дополнительных виз по документу с завершенной обработкой
Нередки ситуации, когда процесс обработки документа завершен, но к нему нужно добавить новых участников.
Типичный пример: в компании есть локально-нормативный акт или распорядительный документ, принятый 2–3 года назад. А новые сотрудники приходят в компанию постоянно. Что делать? Каждый раз перезапускать всю обработку документа, чтобы новый сотрудник мог с ним ознакомиться?
В подобных ситуациях можно поступить гораздо проще: добавить новых участников в завершенные действия Исполнение, Ознакомление, Согласование (не в режиме замечаний) и Подписание.
Это функция полезна для следующих сценариев:
- Получить дополнительную визу в момент согласования после того, как основное согласование уже завершено.
- Получить еще одну подпись в ходе работ по отправке подписанного договора контрагенту.
- Ознакомить с документами новых сотрудников.
- Направить входящий документ еще одному руководителю на рассмотрение после того, как все работы по этому входящему завершены.
9. Голосовой ввод
Разработчики регулярно добавляют в продукты 1С возможности искусственного интеллекта. 1С:Документооборот, начиная с версии 3.0.9.18, стал первым решением 1С со встроенной функцией распознавания речи. Это ускоряет работу, при необходимости позволяя создавать письма и документы буквально на ходу.
С ее помощью пользователи могут:
- Вводить тексты электронных писем, находить адресатов.
- Заполнять описания задач, поручений.
- Составлять отчеты об исполнении задач.
- Надиктовывать резолюции.
10. Интеграция с 1С:Кабинетом сотрудника и переход на КЭДО
– Сейчас тема кадрового электронного документооборота сама по себе в топе. Многие компании собираются или уже перешли на КЭДО и заинтересованы в оптимизации кадровых процессов, – говорит ведущий консультант-аналитик 1С-КПД Ксения Митькина.
1С:Документооборот расширяет список документов, которые работодатель может отправлять сотруднику для ознакомления под подпись в сервис 1С:Кабинет сотрудника.
Если из решения 1С:Зарплата и управление персоналом можно отправлять расчетные документы, то из 1С:Документооборота – любые, например, локальные нормативные акты: приказы, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка и т.д.
Эти задачи отображаются как в 1С:Документообороте, так и в 1С:Кабинете сотрудника. Выполнять их можно в любой из систем.