О том, как эффективно управлять проектами в системе 1С:Документооборот, рассказывает руководитель отдела внедрения и сопровождения компании 1С-КПД Елена Коновалова.
Быстрый вход в проектный менеджмент
На рынке есть множество решений по управлению проектами. Но 1С:Документооборот КОРП – наиболее простой и быстрый способ внедрить проектный подход в своей компании, подчеркивает Елена Коновалова.
Во-первых, для эффективного управления проектами нужны данные о сотрудниках, контрагентах, использовании рабочего времени, выполнении задач и т.д. Всё это уже есть в 1С:Документообороте: такая информация автоматически накапливается в системе по мере того, как сотрудники работают с документами.
Во-вторых, благодаря бесшовной интеграции с другими решениями семейства 1С, пользователям 1С:Документооборота доступны любые недостающие данные о финансовых, кадровых, логистических, производственных и других процессах. Это важное преимущество по сравнению с конкурирующими решениями для проектного менеджмента: ведь учетные системы 1С используются в 95% российских компаний.
В-третьих, 1С:Документооборот, интегрированный с учетной системой, такой как 1С:Бухгалтерия или 1С:ERP, позволяет контролировать главные цели любого проекта: срок, маржинальность, качество. (Учетная система, в которой хранятся финансовые данные, нужна в данном случае для подсчета маржинальности проекта.)
В-четвертых, на рынке много консультантов по 1С:Документообороту. Они помогут вашей компании правильно настроить проектный учет и освоить его инструменты. А учебные материалы 1С-КПД позволят вашим сотрудникам сделать это самостоятельно.
Планирование проектов
В 1С:Документообороте есть всё необходимое для создания планов проектов. Они формируются в виде иерархии задач, отражая этапы, сроки и необходимые ресурсы для выполнения проекта. Система автоматически рассчитывает календарный план проекта, позволяет вносить в него коррективы, визуализировать в виде аналитического отчета, отражающего план-фактный анализ трудозоватрат или сроков, диаграммы Ганта и т.д.
– Если для вас привычный инструмент – Microsoft Project, вы вполне можете продолжать планировать проекты в нем, – отмечает эксперт 1С-КПД Елена Коновалова. – Однако контролировать выполнение этого плана гораздо эффективнее в 1С:Документообороте. Ведь пользователям MS Project приходится вручную вносить в эту программу информацию о фактических сроках и трудозатратах проекта. А 1С:Документооборот собирает всю статистику в автоматическом режиме.
Импорт данных из MS Project и автоматическое формирование на их основе плана проекта в 1С:Документообороте занимает не более 5 минут.
Распределение задач по участникам
Как обычно распределяют задачи руководители проектов? Рассылают письма по почте, отправляют сообщения в мессенджерах.
Во-первых, письма имеют свойство теряться. А вместе с ними – детали задач и обязательства сотрудников, ответственных за их выполнение.
Но это полбеды. Как потом собирать данные о ходе выполнения задач? Много времени уходит на переписку с сотрудниками, еще больше – на сведение данных в более менее наглядные таблицы.
В 1С:Документообороте эти процессы занимают минуты. Руководитель проекта открывает уже готовый план с прописанными задачами (длительность, начало, окончание, трудозатраты) и выбирает для каждой задачи исполнителя. Сотрудник автоматически получает новую задачу в специальном окне «Задачи мне».
В любой момент руководитель может заново открыть вкладку проекта, в которой наглядно отображаются все его этапы, исполнители и сроки. И, при необходимости, перераспределить задачи между сотрудниками и скорректировать сроки.
Контроль выполнения проекта
В 1С:Документообороте предусмотрен механизм ежедневных отчетов. С его помощью сотрудники относят свои рабочие часы на свои задачи.
Руководитель проекта проверяет отчеты и анализирует насколько эффективно было потрачено время, и укладывается ли сотрудник в сроки. Например, руководитель видит отклонения от норматива по данной задаче. Он может выяснить причины, выделить дополнительные ресурсы, скорректировать алгоритм работы сотрудника или предпринять другие действия, чтобы проектная команда уложилась в плановые трудозатраты.
Сотрудники, в свою очередь, следят за соблюдением сроков проекта и трудозатратами в окне «Мои задачи». Ведь это показатели их качества работы. И если сотрудник видит, что не укладывается в сроки, то обязан первым об этом предупредить руководителя.
– По сути, учет трудозатрат в 1С:Документообороте – это механизм оперативного контроля за рентабельностью проекта, – подчеркивает Елена Коновалова. – Это актуально в любой отрасли, где рабочее время сотрудников является важным ресурсом бизнеса.
Через неделю мы подробнее расскажем о том, как руководители проектов работают в 1С:Документообороте с различными проектными документами.