Один из ключевых рабочих процессов — переговоры. В статье разберём, как обустроить переговорные комнаты с точки зрения стиля, комфорта и технического наполнения. А также вместе с МТС Линк Медиа расскажем, какие инструменты есть для обустройства переговорных, как готовых, так и с нуля.
Позаботьтесь о стиле
Традиционный стиль переговорной — деловой, официальный, минималистичный. Такой подход предусматривает спокойные и ненавязчивые цветовые решения, типичный офисный декор.
Тем не менее, в современных компаниях всё чаще можно увидеть переговорные, дизайн которых создаёт больше уюта и комфорта. Интерьер наполняют живыми растениями и натуральными материалами, обеспечивают естественное освещение. Такой стиль вызывает ощущение, будто деловая встреча проходит в гостиной загородного дома.
Продумайте планировку
Планировка переговорной и количество таких комнат зависит от специфики бизнеса и его масштаба. Например, если компания часто проводит переговоры с внешними поставщиками или покупателями, переговорную для удобства и экономии времени лучше разместить ближе к входу.
Крупная компания может обустроить сразу несколько переговорных. Это позволит одновременно проводить как внутренние совещания, так и внешние деловые встречи, индивидуальные либо многочисленные.
В офисах open space нередко предусмотрены складные или поворотные перегородки. Такие конструкции позволяют быстро зонировать помещение и адаптировать его под формат встречи.
Обратите внимание на освещение
В офисах с обильным искусственным освещением для переговорных часто применяют перегородки из стекла. С ними помещение получается достаточно приватным и при этом — комфортным и светлым.
Если в офисе искусственное освещение, оптимальные решением станет сочетание светильников, расположенных в разных зонах. Например, на стенах, потолке и в виде декоративной подсветки. Локальное освещение можно создать с помощью стационарных светильников с управляемым световым потоком.
Звукоизолируйте помещение
Рядом с переговорной, скорее всего, будут находится другие офисные помещения. А значит, шум из них может мешать встрече. Эту проблему решает звукоизоляция. Например, МДФ-панели для глухих перегородок или двойное остекление для прозрачных конструкций. Добавить уюта и одновременно добиться эффективной звукоизоляции помогут панели из натурального дерева и комнатные растения.
Правильно разместите мебель
Переговоры могут длиться несколько часов. И, разумеется, участникам должно быть комфортно, в том числе психологически. Массивный стол и место руководителя во главе стола — решение, давно не популярное. Вместо того чтобы загромождать переговорную внушительной мебелью, ориентируйтесь на гибкость и многофункциональность. Это актуальный тренд в дизайне офисных интерьеров.
Хороший вариант — модульная мебель. Такое решение позволит быстро оборудовать помещение под нужные задачи. Например, превратить переговорную в уютный конференц-зал за счёт лёгких столов со встроенным подключением для портативной техники.
Учтите техническое оснащение
Какой будет техническая «начинка» переговорной, зависит от метража помещения, вариантов работы в нём, количества участников. Эксперты по обустройству переговорных заранее продумывают расположение необходимого оборудования:
- мониторов;
- интерактивных экранов;
- проекторов;
- микрофонов;
- видеокамер;
- систем для подключения техники.
Кроме того, необходимо убедиться, что ПО для переговорных совместимо с решениями для видеосвязи.
Обустроить переговорную можно не только с нуля. Нередки случаи, когда компании обращаются к подрядчику с задачей — полностью или частично модернизировать уже оборудованное помещение. Например, заменить старую технику, добавить современные средства для коммуникаций. Гибкие решения позволяют быстро адаптировать переговорную под любую бизнес-задачу: тренинги, веб-конференции, семинары. При этом участвовать во встречах можно как онлайн, так и офлайн.
Дополнительные возможности для переговорных
Ещё раз напомним, что комфорт участников встречи — один из главных аспектов в современной переговорной. Обеспечить максимально удобную работу помогают дополнительные технические «фишки». Например, интеграция трансляций с MS Outlook или Google Doc, подключение в один клик, передача контента с переносных устройств.
Свои уникальные решения предлагает и МТС Линк Rooms. Например:
- подключение двух дисплеев для демонстрации контента и видео участников;
- автоматический запуск демонстрации экрана;
- упрощённое бронирование переговорных;
- улучшенная работа с интерактивными устройствами;
- автоматическое распределение спикеров;
- расшифровка записи с разметкой по участникам.
К вопросу о безопасности
Бизнес-встречи в любых форматах необходимо защищать от стороннего доступа. Например, настраивать ПО только с правами администратора, а для рядовых сотрудников выделять учётные записи с ограниченным доступом.
Предпочтение по софт-решениям лучше отдавать отечественным сервисам. Это исключит вероятность того, что компания потеряет данные из-за блокировки аккаунтов. Так, решения МТС Линк зарегистрированы в Едином реестре российского программного обеспечения. Применение этих систем рекомендовано Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ. А данные хранятся согласно требованиям федерального закона 152-ФЗ.
Хотите комфортную и функциональную переговорную комнату? Воспользуйтесь решениями МТС Линк Rooms. Вы сможете синхронизировать трансляции с офисным ПО, подключать демонстрацию с нескольких экранов, модернизировать переговорные или оборудовать их с нуля.
Переходите по ссылке, чтобы попробовать сейчас
Подписывайтесь на наш канал. Делимся полезными решениями для малого и среднего бизнеса, помогаем разобраться, рассказываем про тренды.
Ещё полезные статьи:
