Контроль за расходами на топливо - одна из важнейших задач для транспортных компаний. Неверное или недостаточное управление расходами на топливо может привести к серьезным финансовым потерям. Чтобы избежать таких ситуаций, важно выбрать правильный метод контроля и учета, а также иметь инструменты для объективного анализа и сравнения данных.
Варианты контроля за расходами на топливо
В разных компаниях подход к контролю за топливом может сильно отличаться, в зависимости от структуры бизнеса и масштабов автопарка. Рассмотрим несколько популярных методов, которые используются в отрасли.
1. Самостоятельный контроль водителей
Один из распространенных вариантов - это передача контроля за заправками непосредственно водителям. В таких случаях на топливных картах обычно ставится ограничение (например, в 500 литров), и водители могут заправляться на любой АЗС, не подвергаясь дополнительному контролю. Однако этот метод приводит к нескольким проблемам. Во-первых, есть риск, что водители выберут более дорогие заправки, что повысит стоимость топлива. Во-вторых, отсутствие аналитики не позволяет своевременно выявить отклонения в расходах.
2. Контроль через специализированных сотрудников
В некоторых компаниях есть отделы, которые отслеживают, где и сколько топлива заправляют водители. Это более управляемый подход, однако он также имеет свои недостатки. Например, в случае, если эти сотрудники по какой-либо причине начинают действовать не в интересах компании, они могут направлять водителей на более дорогие АЗС. Такой подход также требует постоянного контроля за действиями сотрудников и может стать источником дополнительных затрат.
3. Использование автоматизированных инструментов
Внедрение систем контроля, таких как топливные калькуляторы, позволяет значительно улучшить ситуацию. Они дают возможность более точно отслеживать расход топлива и автоматически фиксировать данные о заправках. Однако этот метод также имеет свои риски. После внедрения этих цифровых решений для контроля топлива компании теряют отправную точку для оценки их эффективности. Например, при неправильной работе инструмента сложно понять, снизились ли реальные расходы.
Почему важно иметь метрику эффективности
Без четкого анализа заправок по ценовым категориям компании лишаются объективной картины:
- сложно оценить, насколько эффективно работают внедренные решения
- невозможно заметить рост расходов или выявить отклонения в данных
- человеческий фактор (ошибки или злоупотребления) остаётся незамеченным.
Решение
Один из клиентов CARGO.RUN разработал собственный подход - анализ топливных расходов по ценовым сегментам.
В чем суть метода?
- Все заправки делятся на ценовые категории: например, 60–70 рублей, 80–90 рублей за литр и т.д.
- Составляется отчет, который показывает объем заправок в каждом сегменте. Например: в марте 40% топлива было заправлено в низком ценовом сегменте, а в апреле - в высоком.
- По изменениям в долях сегментов оценивается динамика: компания видит, смещаются ли расходы в сторону более дорогого топлива или остаются в экономичном диапазоне.
Заключение
Контроль за расходами на топливо - это сложная, но важная задача для транспортных компаний. Выбор правильного метода контроля и учета, использование отчетов и регулярный анализ данных позволяют не только оптимизировать затраты, но и повысить прозрачность процессов. Внедрение инструментов, таких как топливный калькулятор, может стать эффективным решением для многих компаний, минимизируя риски и повышая точность данных о расходах.