Учет инструмента начинается с создания единого перечня всех наименований. С делением инструмента по типам и регистрацией серийных номеров. Учет также предполагает ведение журнала выдачи инструментов. В котором детально отражено передвижение каждой единицы. Создан удобный интерфейс, позволяющий отследить местонахождение инвентаря в данный момент времени. Найти ответственного и определить дату передачи. Сводные таблицы по фамилиям и статусу дополняют учет инструмента. Раскрывают общую статистику по организации.
Ссылки для скачивания и инструкций:
- Также есть Google Sheets реализация. Подробнее: goryaninov@bk.ru
Учет инструмента - основная идея и функционал
Основная задача программы - автоматизировать учет инструмента, сделав его простым и гибким. Журнал учета выдачи инструментов заполняется выбором значений из выпадающих списков. Что делает процесс быстрым и полностью исключает пользовательские ошибки ввода. А внутренние проверки программы предостерегут от повторной выдачи одного и того же наименования.
Первый запуск и настройка программы
Скачайте архив с программой по ссылке вверху или внизу статьи. Если возникнут проблемы, посетите страницу программы на сайте Excellab.ru. Журнал учета выдачи инструментов запакован в архив, открыть который можно с помощью архиватора 7zip. При первом открытии файла необходимо включить и разрешить работу макросов Excel. Подробнее об этом можно прочитать в моей предыдущей статье: Как включить макросы в Excel.
Перейдем к настройке программы и созданию полного перечня инструментов.
На листе "Справочник" заполните колонку "Вид инструмента", если в вашей организации используются разные типы инвентаря. Далее, по желанию, вы можете настроить справочник статусов в колонке "А", либо оставить значения по умолчанию. Служебное слово "Списано" - колонка "Е" можно не менять.
После нехитрых манипуляций учет инструмента готов к регистрации первой дрели!). Далее открываем лист "Инструмент" и заводим подробный перечень наименований.
Выбираем "Тип инструмента" из выпадающего списка, который мы завели на предыдущем шаге в одноименном столбце. Обязательно! Указываем уникальный серийный номер каждой единицы инвентаря! Поле списания заполняется когда тот или иной инструмент вышел из строя и был списан. Дата покупки и дата списания не являются обязательными полями. Заполняются для определения срока службы каждого наименования, отслеживания гарантийного периода. Даты выбираются через встроенный календарь. Он появляется при двойном клике левой кнопкой мыши на нужной ячейке столбца.
Далее заполняем список работников, которым будет передаваться инструмент. Для этого перейдите на лист "Штат".
Перечень сотрудников - простая табличка с основными данными по каждому работнику. Укажите ФИО, должность, контактные данные при необходимости. Табельный номер может совпадать с порядковым, если он не предусмотрен в организации.
Учет передвижения инструмента. Журнал учета выдачи
После того как в учет инструмента заведены справочные данные можно приступать к ведению журнала выдачи.
Заполнение учета выдачи инструментов осуществляется заполнением строк сверху вниз. Просто выберите статус перемещения. Укажите фамилию ответственного сотрудника. Выберите тип инструмента из выпадающего списка. На основе вашего типа программа создаст поле выбора доступных серийных номеров. Укажите с/н инвентаря. Если инструмент с таким номером был выдан и не возвращен, учет выдачи предупредит пользователя сообщением и запретит такой выбор. Если данная единица была возвращена на склад, перейдите к соответствующей строке и укажите дату возврата. В поле комментарий можно прописать объект, на который перемещен инвентарь. Либо любую другую уточняющую информацию.
Сводные таблицы по полям ФИО и Статус
В верхней части журнала выдачи расположены две кнопки для формирования сводных таблиц excel. Инструмент по ФИО и Инструмент по статусам. Функционал таблиц схож, основное различие - критерий сортировки.
Инструмент по ФИО - группирует все данные журнала учета выдачи по фамилии ответственного лица. Причем после нажатия кнопки, перед началом построения, программа попросит указать параметры создания сводной. Здесь можно выбрать конкретного сотрудника. А также отметить опцию "Показывать сданный инструмент".
"Инструмент по статусам" - создает отдельную книгу excel, в которой каждый статус представлен на своем листе. Пример таблицы представлен на скриншоте ниже:
В завершение
Ссылки для скачивания и инструкций:
- Также есть Google Sheets реализация. Подробнее: goryaninov@bk.ru
Спасибо, что уделили своем время для ознакомления с моим продуктом! Если статья вам понравилась, ставьте лайк - это мотивирует меня продолжать писать! Скачать демонстрационную версию программы можно по ссылочкам выше. По вопросам приобретения, доработкам и запросу Google Sheets реализации: goryaninov@bk.ru, тел.: +79507094770. В программе реализован базовый функционал учета выдачи инструмента, который может быть расширен и настроен индивидуально под особенности вашего бизнеса!
Подписывайтесь на канал, чтобы быть в курсе новых программ и инструментов автоматизации бизнес процессов!
Также рекомендую заглянуть на странички предыдущих проектов:
С уважением, разработчик Горянинов Максим