Вежливость – навык, которому нас учат с детства, и многим кажется, что они освоили его в совершенстве. Но иногда привычные фразы, которые звучат безобидно, могут оставить неприятный осадок. Особенно в деловой переписке или официальной беседе, где каждое слово важно. Как избежать словесных штампов, которые звучат грубо, неуместно или бессмысленно? Какие привычные выражения стоит оставить в прошлом, чтобы сохранить отношения с собеседником?
В этой статье я расскажу о самых распространенных фразах, которые могут звучать не так вежливо, как нам кажется и в приличном обществе с ними нужно быть аккуратнее.
Лучше сразу к сути!
Представьте ситуацию. Вы позвонили кому-то по делу, предположим, по работе. Вам ответили. Дальше многим кажется уместным спросить, удобно ли человеку сейчас разговаривать и они спрашивают:
«Я не отвлекаю?» или «Удобно сейчас говорить?»
Не стоит этого делать, даже если вы бережёте время занятого собеседника. Вам уже ответили, вас слушают и не стоит занимать время дольше необходимого. Такие вопросы неуместны, лучше сразу перейти к сути. Так вы не отнимете времени больше, чем это нужно и не будете раздражать собеседника пустой болтовнёй.
Следующая ситуация: вас поблагодарили за что-либо. Что ответить?
Многие не задумываются и сразу отвечают: «Не за что». Чем сразу отбивают всю охоту продолжать разговор. Ваш собеседник убеждён, что вы проявили свои лучшие качества и оказали ему услугу. Он хочет отметить вашу помощь своей благодарностью, а вы говорите, что ничего не было.
Воспитание - это не только умение благодарить, но и навык принимать благодарности. Не нужно так отвечать. Ведь если бы он мог справиться сам, то не обращался бы за помощью к вам. Этой фразой вы обесцениваете не только своё участие, но и его лучшие чувства.
«Не за что» - крайне неудачное выражение, как и «не стоит благодарности», или «не берите в голову» и т.п. Раз уж человек вам признателен, лучше ответить, что вам было приятно оказать содействие, что он всегда может обратиться к вам и вы будете рады помочь еще раз.
Следующая фраза очень часто встречается в деловой переписке:
«Заранее благодарны за ответ»
Эту фразу обычно пишут в конце письма. Вопрос - зачем? Что вы хотели получить, написав эту фразу? Поторопить собеседника? Но это не совсем вежливо. Вы написали человеку, если это деловые отношения, то он и так не станет игнорировать необходимость письменного ответа.
В глазах того, кто читает, такая фраза всегда выглядит как манипуляция. Ведь вы заранее его поблагодарили за то, чего он ещё не сделал и таким образом ставите его в затруднительное положение. Мало того, что торопите, так ещё и вынуждаете его чувствовать себя обязанным, потому как ответ он ещё не дал, а благодарность уже получил. Независимо от ваших намерений и ожиданий, такую фразу в переписке лучше не использовать.
Лишний шум
Фраза, которую часто можно часто встретить в начале письма: «Предлагаем вашему вниманию...».
Что с ней не так? Здесь никакого подтекста нет, но и смысла тоже. Человек читает ваше письмо, а значит, его внимание вы уже получили. Всё, что она делает - отнимает времени больше, чем нужно или чем человек готов был выделить на ваше обращение. Суть официально-делового общения в чёткости и в краткости.
Деловые люди ценят своё время, а по-настоящему успешные - чужое! Так что не нужно злоупотреблять бесполезными и бессмысленными словами. Лучше поприветствовать человека и переходить сразу к делу, изложив его максимально лаконично.
А напоследок я скажу
В конце письма нередко можно увидеть «С уважением...».
Казалось бы, так вы высказываете человеку своё хорошее к нему отношение, но в деловой переписке это не совсем уместно:
«В связи с сокращением штата вы уволены! С уважением, отдел кадров»
«Ваш отдел отвратительно провел презентацию! Вы все - бездари! С уважением, Иванов И.И.»
Конечно, это немного преувеличено, но зачастую так и происходит. Не стоит говорить о хорошем отношении к человеку, если в тексте письма ни о каком уважении и речи не шло.
Ещё немного о прощании
Ещё одна фраза, которую можно увидеть в конце письма: «С самыми наилучшими пожеланиями». Стоит знать, что эта фраза не только неуместна в большинстве случаев, но и безграмотна.
Хороший – лучший – наилучший.
Прилагательное, которое используется в этой фразе итак стоит в превосходной степени и не нуждается в дополнениях. «Самый» - лишнее слово. Если вы хотите сказать о своих чувствах и это уместно, то выбирайте грамотные фразы:
«С самыми хорошими/добрыми/теплыми пожеланиями» или «С наилучшими...».