Что делать с этой грудой карточек-дел, которые вы выписали и даже разложили на несколько кучек? Успокоить свою совесть и убедиться, что вы ничего не упустили 😀
Как? Для этого нужно сделать последние два, самых практических и приземлённых шага. О первых трёх шагах – в статье «Как внедрить кайдзен-планирование в свою жизнь: три первых шага». Если вы её ещё не читали, ссылка ждёт вас внизу.
Кратко о предыдущих шагах: сначала вы выписываете все свои дела и желания на карточки, потом их фильтруете и какие-то выкидываете. А с оставшимися карточками делаем следующее.
Шаг 4. Фильтрация через совесть
На этом этапе пропускаем оставшиеся дела через новый фильтр из пяти элементов: «Личностное развитие», «Семья», «Бизнес», «Общественные дела» и «Хобби». Этот фильтр вам нужен, чтобы посмотреть структуру ваших мыслей в голове и желаний. Это первая цель данного шага.
Опять работаем на доске. Делаем 5 колонок. В произвольном порядке вписываем 5 вышеназванных заголовков. И распределяете ваши карточки из трёх колонок, которые вы сделали в соответствии со своей миссией по этим пяти. Например:
- Прочитать Ф.М. Достоевского «Идиот» – это «Личностное развитие».
- Съездить с детьми отдохнуть на дачу – это «Семья».
- Заработать миллион – «Бизнес», конечно же.
- Написать статью в блог на «Дзене» – как будто бы «Бизнес», хотя многие авторы скажут, что это «Хобби».
- Купить бисер для костюма феечки – это «Хобби».
Посмотрите теперь на ваши колонки: вы чётко видите, куда вас больше тянет и к чему у вас склонность – в этих колонках больше всего карточек.
Вторая цель – проверить, не упускаете ли вы какую-то важную часть ваших желаний и хотелок: все колонки должны быть заполнены. Если вы не обращаете внимания на какой-то важный для вас аспект и забывайте про него, вы не будете счастливы.
Например, в какой-то момент я была так увлечена и загружена новой работой, что почти не занималась семейными делами. В итоге, и у меня раздражение и недовольство накапливалось, и домашние не были рады.
Все 5 элементов взаимосвязаны: финансовую свободу даёт бизнес, успех в бизнесе даёт личностное развитие и т.д.
Если предыдущие три шага нужно сделать 1 раз в начале внедрения кайдзен-планирования, то шаг 4 обязательно нужно делать каждый год в конце года. Т.е. сейчас как раз самое время.
Этот шаг даёт нам ощущение полноты жизни – что мы ничего не упустили.
«Когда у вас это [5 заполненных колонок] есть, вы смотрите и думаете: Я – красавчик! Я всё делаю правильно. Нет ничего, что я бы забыл» – Маргулан Сейсембай.
Вы смотрите на распределение ваших дел и времени, и ваша совесть спокойна – вы делаете всё, что нужно для себя и общества.
Шаг 5. Приземление в канбан
Дальше все наши желания и цели, которые мы так красиво распределили по 5 жизненно важным сферам, нужно спланировать во времени.
Сначала составляем план на год, а потом на месяц. Маргулан свой вариант планирования позаимствовал из японской системы организации работы на предприятии, которая позволяет так наладить производство и снабжение, чтобы работать по принципу «точно в срок».
Другими словами, канбан – это особая методология по управлению задачами.
Поэтому и план работы в системе кайдзен-планирования называется «Канбан». На доске одновременно делается канбан на год и канбан на месяц.
Канбан на год
На доске делаете таблицу из 3 колонок: «Нужно сделать», «Запланировано», «Сделано».
Канбан на месяц
Месячный канбан чуть более расширенный. Вы рядом с канбаном на год (или на соседней доске) делаете табличку из 6 колонок: «Нужно сделать», «Запланировано», «В процессе: на моей стороне», «В процессе: на стороне исполнителя» (я её для себя назвала «В процессе: не у меня»), «Сегодня», «Сделано».
Алгоритм работы с канбанами
1. Канбан на год: все карточки, оставшиеся на предыдущем этапе «Фильтрация через совесть», переносите в колонку «Нужно сделать».
Ничего выкидывать уже не нужно, потому что после всех шагов и фильтров у вас остались только те дела, которые соответствуют вашей миссии.
Но бывают ситуации, когда вы точно знаете, что дело, записанное на карточке, – не этого года. Тогда вы на карточке пишите предполагаемый год и оставляете её пока в той колонке, где она находится.
А самые продвинутые могут сразу сделать годовые канбаны на 10 лет вперёд. Тогда все карточки точно найдут своё место 🙂 И вы видите, в каком году что нужно сделать.
В идеале – все 5 колонок «Личностное развитие», «Семья», «Бизнес», «Общественные дела» и «Хобби», которые вы заполнили на предыдущем шаге, должны остаться пустыми.
Опять же в идеале – составить канбан на год в декабре. Но у начала составлять канбан в ноябре, когда декабрь ещё не наступил 🙂 Почему это важно? Потому что дальше нужно составить канбан на месяц, и я буду говорить про декабрь, а не январь.
2. Канбан на месяц: вы смотрите на свой Канбан на год 2024 и задаёте себе ключевой вопрос:
Что из всех задач в колонке «Нужно сделать» реально сделать в декабре?
Подчеркну слово «реально». Мегаважно оценить реальные затраты времени и сил. Когда я себе в месячный канбан запихнула всё, что хотелось бы сделать побыстрее, он просто превратился в свалку идей, которой неудобно пользоваться.
Все дела, которые вы считаете реально сделать в декабре переносите в колонку «Нужно сделать» канбана на месяц.
3. Канбан на год. Что делать с остальными карточками в колонке «Нужно сделать» канбана на год?
На каждой карточке указываете месяц, в котором, вы считаете, эту задачу реально выполнить, и переносите её в колонку «Запланировано».
У вас могут остаться карточки с делами, про которые вы пока не можете сказать, когда они сделаются. Ничего страшного – оставляйте их в колонке «Нужно сделать». Вы над ними ещё подумаете позже.
4. Канбан на месяц – распределяем дела из «Нужно сделать»
В колонке «Нужно сделать» ставите даты на те карточки, сроки по которым известны, и переносите их в колонку «Запланировано».
Но предположим, вы договариваетесь с друзьями о встрече. Вы уже предварительное согласие получили, а вот ответ на предложение «Давайте сходим на бизнес-ланч 11 декабря в 12:00» пока нет. Это дело от вас сейчас не зависит. Вы помещаете такую карточку в колонку «В процессе: на стороне исполнителя». Получив ответ, перемещаете карточку в «Запланировано».
Или другая ситуация. Вам руководитель переслал письмо и попросил на него ответить. Срок не определён, но лучше в ближайшее время. Чтобы ответить на это письмо, сначала нужно прочитать большой квартальный отчёт, а вы заканчиваете проверку белой книге и сейчас прерываться не хотели бы. Такую карточку размещаете в колонку «В процессе: на моей стороне».
В эту же колонку я перемещаю вечером карточки с задачами, над которыми я работала сегодня, но ещё не закончила.
5. Канбан на месяц – каждое утро «Кайдзен-час»
Название «час» – условное. Вы можете выделить для начала себе и полчаса, или даже 15 минут. Главная идея в том, чтобы каждое утро проанализировать свои цели и задачи из колонок «В процессе: на моей стороне», «Запланировано» и «Нужно сделать» и выбрать те, которые необходимо сделать «Сегодня».
Выполненные дела переносите в колонку «Сделано».
Как работать с большими задачами
В первой статье (ссылка тоже внизу) я рассказывала про принцип «Слона едим по кускам» и как пример рассматривала желание «выучить английский язык».
Предположим, что у вас есть карточка с этой задачей. Такому делу сложно обозначить срок и запланировать конкретный день. Вы разбиваете «выучить английский язык»на более мелкие задачки. Например, «выучить английский алфавит», «выучить цифры по-английски», «научиться читать на английском» и «научиться говорить на английском».
Одну карточку с большим желанием «выучить английский язык» вы выкидываете, а вместо неё работаете с четырьмя новыми. Реально первые три задачи выполнить за год? Реально. Помещаете «выучить английский алфавит», «выучить цифры по-английски» и «научиться читать на английском» в Канбан на год в колонку «Нужно сделать», а карточку «научиться говорить на английском» – в канбан на следующий год.
С теми карточками, что попали в канбан текущего года работаете по алгоритму, который описан выше.
Если задача всё ещё кажется большой и неизмеримой во времени, значит делите её на более мелкие шаги, которые можно запланировать: «выучить первые 10 букв английского алфавита», «выучить цифры от 0 до 10 по-английски» и т.п.
4 принципа кайдзен-планирования, о которых важно помнить
Я буду использовать нумерацию из статьи «Принципы кайдзен-планирования от Маргулана Сейсембая». Просто хотелось бы подсветить некоторые моменты, которые не вошли в первую статью. А теперь, когда мы познакомились с чётким алгоритмом как работать с карточками желаний, эти принципы станут понятнее. Итак,
9. Одно дело в единицу времени
Вы можете управлять только тем, что у вас находится в колонке «Сегодня». Будущее ещё не наступило, вчера уже прошло. У вас есть только сегодня. Вы работаете только с теми задачами, которые вы поставили себе на сегодня – больше ни о чём не беспокоитесь.
В то же время из всего огромного количества карточек с делами, которые вы себе написали, вам нужно думать только о тех, что находятся у вас в колонке «Сегодня».
«У вас там 50-70 хотелок и желаний, которые вы описали, а делать-то надо только эти [два], которые в колонке «Сегодня», – Маргулан Сейсембаев.
Для пояснения этого принципа Маргулан вспоминает крылатую фразу Теодора Рузвельта, но немного трансформирует её под свой тезис.
В оригинале она звучит так:
«Делай, что можешь, с тем, что имеешь, там, где ты есть», – Теодор Рузвельт.
У М. Сейсембаева она звучит так:
«Делайте, что вы можете, с тем, что у вас есть, сейчас», – Маргулан Сейсембаев.
Что же, объединим эти два утверждения и получим основополагающий принцип буддийской философии – «живи здесь и сейчас».
И более специфичные принципы, которые относятся к непосредственной работе с карточками.
10. Каждая карточка на своём месте
Это значит, что у вас не должно остаться карточки «вне колонки». Каждая карточка с желанием нашла своё место либо в канбане на год, даже если пока она просто в колонке «Нужно сделать», либо в канбане на месяц. И на каждой карточке есть конкретный или примерный срок, когда вы собираетесь это делать.
11. Максимально ограничивайте нагрузку в разделе «В процессе», увеличивая количество завершённых задач
Каждое утро во время Кайдзен-часа в первую очередь обращайте внимание на задачи, которые остались незаконченными накануне – они собраны в колонке «В процессе: на моей стороне». Планируйте их на «Сегодня» и постарайтесь довести дело до конца. Тогда карточку с чувством огромного удовлетворения собой можно перемещать в колонку «Сделано».
А когда вы видите, как много всего вы сделали, у вас повышается настроение и вы чувствуете, что вы – большая умничка и молодец!
12. Выравнивание нагрузки (задач)
Чтобы чувствовать себя счастливым, важно не забывать про все аспекты вашей жизни. Поэтому если вы видите, что у вас количество задач в колонке «Бизнес/Работа» зашкаливает, а в колонке «Хобби» – нет ни одной, это повод задуматься и добавить в свою жизнь новых задач красок.
На этом я заканчиваю цикл из трёх статей, посвящённый кайдзен-планированию (ссылки на первые две – сразу после подписи).
А если вам нужна помощь и система в планировании успешного года, то я разработала
специальный мини-курс «Планируй с удовольствием»
10 дней – 10 шагов – 10 небольших заданий, чтобы в конце года сказать: «Да, этот год был классный!»
Курс проходит на базе сообщества во «ВКонтакте». Все задания приходят в личные сообщения. Курс полностью автоматизирован, так что начать можно в любой момент, но лучше не откладывать до понедельника, а запустить его прямо сейчас. Подходит всем, кто любит планировать свою жизнь осознанно. Заинтересовались? Напишите мне в ВК (https://vk.ru/nadinurusova ) в личные сообщения «2026» и я расскажу подробности.
******************************************************************************************
А ещё можно поддержать автора, т.е. меня, разовым донатом и здесь.
******************************************************************************************
И не забывайте про лайки - они помогают понять, что вам больше заходит и приносит пользу 👍🏻
Ваша,
Мама стримеров
Надин Урусова 😘